Controles Internos para Contas a Pagar

Controles Internos para Contas a Pagar

Controles Internos para Contas a Pagar foram concebidos para ajudar a mitigar o risco de perda na função de contas a pagar. Os controles de contas a pagar são divididos em três categorias: a obrigação de pagar, a entrada dos dados de contas a pagar no sistema e o pagamento a fornecedores.

Obrigação de Controles de Contas a Pagar

Aprovação de Fatura

Com esse controle, a pessoa que tem autoridade para aprovar o pagamento significa que aprova a fatura do fornecedor. Este controle é relativamente fraco se o aprovador só vê a fatura do fornecedor, pois não há como dizer se os bens ou serviços foram recebidos, ou se os preços cobrados estavam de acordo com o que o contrato originalmente estabelece. O autorizador também pode querer saber que conta do Razão (GL) deve ser cobrada.

É melhor para o pessoal do AP montar a fatura do fornecedor, autorizar o pedido de compra e receber a documentação em um pacote, e depois carimbar a fatura com um bloco de assinatura. Também deve incluir o número da conta a ser cobrada, e depois pedir ao aprovador que a revise. Esta abordagem fornece ao aprovador um conjunto completo de informações para trabalhar para melhores controles.

Autorização de Pedido de Compra

O departamento de compras emite um pedido de compra para todas as compras que a empresa faz. Esta prática aprova essencialmente todos os gastos antes de serem feitos, o que pode impedir que algumas despesas se materializem. Como o controle requer uma quantidade decente de trabalho da equipe de compras, eles provavelmente pedirão aos funcionários que solicitem itens com um formulário formal de requisição de compra.

Utilizar a Abordagem de Combinação de Três Caminhos

Uma pessoa na equipe de contas a pagar fará a correspondência entre a fatura do fornecedor e o pedido de compra e o comprovante de recebimento antes de autorizar o pagamento. Esta abordagem nega a necessidade de aprovação da fatura porque a aprovação é baseada no pedido de compra. É melhor do que aprovada apenas com base no pedido de compra porque verifica a recepção de bens ou serviços. Mas este processo pode ser dolorosamente lento e, se faltar papelada, pode facilmente avariar. a menos que você tenha um sistema eletrônico que combine a fatura do fornecedor com a entrada de mercadorias contra o pedido de compra.

Pesquisa de pagamento duplicado

Com um sistema computadorizado, há uma pesquisa automática de número de fatura duplicada, para evitar pagamentos duplicados. No entanto, se você ainda estiver operando com um sistema manual, é uma tarefa mais incômoda e demorada. É necessário um revisor de contas a pagar para procurar no arquivo do fornecedor e no arquivo de faturas não pagas para ver se alguma fatura recebida de um fornecedor já foi paga. Em muitas situações, o volume de faturas recebidas dificulta isso, fazendo com que elas abandonem a identificação duplicada da fatura, o que significa que pagar por coisas duas vezes torna-se um risco maior.

“O uso de um sistema de e-procurement que se integra com as contas a pagar torna muito mais fácil a implementação de controles de obrigação de pagamento.”

Controles de Entrada de Dados

Existem muitas maneiras de garantir que todas as faturas de fornecedores cheguem ao sistema, embora cada controle tenha um nível de sucesso variável.

Record Antes da Aprovação

Este controle coloca grande ênfase no pagamento de fornecedores do que na obtenção de autorização de pagamento. Neste método, todas as notas fiscais são inseridas no sistema em conjunto, portanto é melhor usado quando os pedidos de compra são usados para autorizar compras.

Record After Approval

Isso força o pessoal da AP a verificar a aprovação de todas as notas fiscais antes de inseri-la no sistema.

Use Invoice Numbering Guidelines

Se um dos maiores problemas da sua organização é a duplicação de pagamentos, então é importante certificar-se de que você está usando um sistema para garantir que os números das notas fiscais sejam registrados corretamente. Os sistemas eletrônicos verificam os números das faturas duplicadas para evitar pagamentos duplicados, mas se houver inconsistência na forma como esses números são registrados, como usar 0000623 uma vez, e 623 outra vez, o sistema não marcará isso como uma duplicata. Este problema também surge quando há traços no número da nota fiscal porque 123-456 poderia ser registrado com o traço, ou como 123456 no sistema.

Match to Budget in Financial Statements

Se as notas fiscais do fornecedor forem incorretamente cobradas no departamento errado, é possível que o gerente do departamento que olha as demonstrações financeiras encontre a discrepância entre o valor cobrado e o orçamento, trazendo-o à atenção do departamento de contabilidade.

Controles de pagamento

A maioria dos controles aqui listados se aplica a pagamentos por cheque, uma vez que esse ainda é o método de pagamento mais comum. No caso de pagamentos eletrônicos, esses controles não são tão úteis, mas você ainda pode rastrear os pagamentos em seu sistema contábil.

Dividir as tarefas de impressão e assinatura de cheques

Com esse controle, uma pessoa prepara os cheques, e uma pessoa diferente os assina. Este segundo conjunto de olhos fornece um cheque cruzado para garantir que os fundos estão lá para pagamento, enquanto ainda mantém um fluxo de caixa adequado.

Localizar Cheques num Local Bloqueado

Todos os cheques não utilizados precisam ser armazenados em um local bloqueado. Caso contrário, eles podem ser roubados e preenchidos de forma fraudulenta e depois descontados. Qualquer carimbo de assinatura usado para assinar os cheques também deve ser armazenado em um local trancado.

Sequência de número de cheques de rastreamento

Para garantir que não faltem cheques não contabilizados, muitas empresas optam por manter um log que inclui o intervalo de número de cheques usados durante uma execução de cheque. Isto é útil para determinar se algum cheque em depósito está faltando. Mantenha o log separado dos cheques não utilizados, para evitar que alguém roube o log ao mesmo tempo em que rouba os cheques.

Requerir Assinatura Manual de Cheques

Como uma empresa, você pode exigir que todos os cheques sejam assinados. Embora pareça uma boa idéia, é um controle fraco porque poucos assinantes de cheque não mergulham no porquê do cheque estar sendo emitido, e raramente levam tempo para buscar as quantias pagas. Se a sua empresa optar por usar um carimbo ou placa de assinatura em vez disso, torna-se imperativo ter um sistema de pedidos de compra forte. Isto permite que o pessoal de compras se torne o aprovador de facturas de facto porque emite ordens de compra no início do processo de compra para pagar.

Requer Assinantes de Cheque Adicionais em Determinadas Condições

Se um montante de cheque exceder um determinado limite pré-determinado, exija uma segunda pessoa para assinar o cheque. Este controle permite que vários membros da equipe de nível sênior tenham a chance de parar um pagamento, em teoria. Na realidade, introduzir outra etapa no processo não fortalece o controle.

Forçosos controles internos ao longo do processo de pagamento são o primeiro passo para evitar erros dispendiosos que afetam seus resultados. Racionalizar o departamento de contas a pagar é uma forma de captar descontos em pagamentos antecipados, permitindo poupar dinheiro para reinvestir na empresa ou nos lucros.