Todas as decisões relativas à elegibilidade, colocação e fornecimento de qualquer acomodação necessária e/ou auxílios ou serviços relacionados serão feitas pela Equipe 504, e devem ser baseadas em informações de uma variedade de fontes, com informações de todas as fontes sendo cuidadosamente consideradas e documentadas.
Os membros da Equipe 504 podem incluir o Coordenador do edifício 504 ou o designado aprovado, uma enfermeira da escola quando apropriado, e qualquer outro pessoal escolar apropriado que tenha conhecimento sobre o aluno e/ou as informações de avaliação. O aluno e seus pais/responsáveis são normalmente convidados a participar da reunião da Equipe 504 e têm a oportunidade de examinar todos os registros educacionais relevantes. A escola e os pais/responsáveis podem convidar outros indivíduos com conhecimentos sobre a criança e/ou sobre o processo para a reunião 504.
Um aviso escrito será dado aos pais/responsáveis antes da reunião, notificando-os da hora, local e propósito da reunião.
O coordenador do edifício 504 ou o designado aprovado irá presidir a reunião. A ata da reunião poderá ser tomada e, se assim for, uma cópia da ata será disponibilizada aos pais/responsáveis e colocada na pasta de registros educacionais do aluno dentro de um tempo razoável após a reunião.
As decisões da equipe devem ser tomadas por consenso. Não é apropriado tomar decisões de elegibilidade ou de programação baseadas em uma “votação” majoritária. Na ausência de consenso, o Coordenador 504 ou o designado aprovado na reunião tomará a decisão final em relação à elegibilidade da criança e, se necessário, as acomodações e os auxílios e/ou serviços relacionados que a criança precisa para acessar a programação da escola.
O distrito escolar fornecerá aos pais/responsáveis a notificação da decisão do distrito. Os pais/responsáveis têm o direito de procurar a resolução de quaisquer desacordos através do procedimento de queixa local ou iniciando uma audiência imparcial.