Os dados precisos na gestão de instalações e os relatórios de planejamento de capital são importantes. A forma como os gestores apresentam estes dados é ainda mais importante.
Quando produzir um relatório não é suficiente para simplesmente apresentar a informação, é essencial envolver o seu público e contar uma história convincente sobre o que foi alcançado e o que a sua equipa planeia alcançar no futuro.
Os relatórios precisos são também um meio de definir os próximos passos e os passos necessários para lá chegar. Isto é especialmente importante quando os próximos passos envolvem a obtenção de recursos financeiros, programáticos e de pessoal.
Como gerente de instalações, você usa uma variedade de ferramentas e sistemas todos os dias, incluindo, equipamentos físicos para realizar reparos manuais e sistemas de dados que são essenciais para a operação de suas instalações e ativos físicos. O gerenciamento de uma instalação é um processo que envolve o uso das ferramentas certas no momento certo para alcançar os melhores resultados.
No entanto, a ferramenta mais importante que é essencial para o sucesso de sua organização é o seu sistema de relatórios. A coleta, gestão e armazenamento de dados é parte integrante da indústria de gestão de instalações. Aqui discutimos porque a geração de relatórios precisos é tão importante.
1. Maximize a Produtividade e Eficiência
Maximizar o rendimento operacional de suas instalações e ativos físicos enquanto simultaneamente minimiza os custos operacionais e de capital é o principal ato de equilíbrio para a equipe da instalação. Para alcançar isso, um sistema de gerenciamento de instalações que incorpora relatórios em tempo real e oferece visualização de dados é altamente benéfico.
Para entender o quão eficientes são suas práticas de manutenção, é possível medir as ordens de trabalho concluídas de sua equipe em relação ao número total de ordens de trabalho arquivadas. Este simples conjunto de dados irá iluminar se as suas operações de manutenção são eficazes ou se a sua equipa está paralisada com muito atraso.
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Pode também revelar a rapidez com que estas reparações estão a ser efectuadas. Esta é uma maneira fácil de gerir o tempo de paragem e melhorar a produtividade. Os dados coletados usando o software de gerenciamento de instalações são fundamentais para identificar rapidamente potenciais fraquezas operacionais e corrigi-las bem antes que se tornem um problema.
2. Obtenha financiamento para seus projetos
Em geral, os gerentes de instalações dependem de administradores de edifícios e departamentos financeiros para determinar coisas como orçamentos de operações ou gastos futuros de capital. Isso significa que todo gerente de instalações deve se tornar um especialista em extrair dados úteis de operações e usá-los para demonstrar eficiência.
Estabelecer as métricas certas e explicar seus projetos de capital usando os termos certos de análise financeira é fundamental para garantir que seus projetos sejam financiados e aprovados. Sem os modelos financeiros corretos, pode ser difícil explicar com precisão às partes interessadas financeiras porque certos projetos precisam ser financiados.
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Para vender com sucesso seu projeto de melhoria de capital, é essencial apresentar um caso de negócios convincente que seja apoiado por dados inteligentes. É crucial para os gestores de instalações compreender não apenas os aspectos práticos das operações, mas também a base financeira.
Um sistema de gestão de instalações com capacidades robustas de coleta de dados o ajudará a demonstrar o retorno do investimento, retorno sobre os ativos e retorno sobre o patrimônio líquido de suas instalações – todos os quais são afetados pela forma como você administra seu edifício.
Com um sistema de gerenciamento de instalações como o FOUNDATION.Plans, é fácil converter sua visão em objetivos operacionais e vincular seu plano de projeto de capital ao desempenho individual, planejamento estratégico, ao mesmo tempo em que destaca os resultados para a melhoria contínua.
3. Com a análise de dados com futuro
As construções e a infra-estrutura começam a deteriorar assim que entram em uso. Conforme os edifícios envelhecem, eles passam por um processo de deterioração, que pode ser categorizado em cinco estágios do ciclo de vida que se correlacionam com a renovação de ativos:
- Prenatal: menos de 1 ano
- Criança: 1-16 anos
- Adolescência: 17-29 anos
- Adolescência: 30-49 anos
- Idade avançada: mais de 50 anos
É importante que os gestores das instalações saibam quando começarão problemas maiores de reparação e manutenção dentro de cada uma destas fases. É possível melhorar muito a eficácia do seu planejamento de capital através da coleta de dados sobre o ciclo de vida do equipamento, cronogramas de reparos, em relação aos padrões e referências da indústria.
Todos esses fatores podem influenciar quando você precisará ter dinheiro economizado para uma grande renovação ou substituição. Isso tornará o processo de planejamento muito mais suave e ajudará seu departamento a cumprir um cronograma.
Dados são fundamentais para ajudar os gerentes de instalações a determinar a melhor abordagem para motivar supervisores e técnicos a se manterem no caminho certo com um programa de manutenção preventiva de alto funcionamento.
Uma das melhores características do FOUNDATION é que ele é um sistema de coleta de dados baseado em nuvem, que tem a capacidade de atualizar informações de ativos físicos em tempo real ou mesmo em movimento.
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Tecnologia de coleta de dados móveis capacita os gerentes de instalações de várias maneiras, incluindo o gerenciamento do fluxo do processo de trabalho, o rastreamento de ativos físicos e a supervisão das instalações do edifício. A tecnologia móvel ajuda os gerentes de instalações a se comunicar, colaborar e gerenciar cargas de trabalho de forma mais eficiente.