O Guia Completo de Auditorias de Contas a Pagar (AP)

As auditorias de Contas a Pagar (AP) podem muitas vezes parecer assustadoras. As empresas preferem encontrar recompensas no futuro e não se deter no passado. Mas não deixe que os seus medos o atrasem. A auditoria de contabilidade pode expor fraudes, erros e outros problemas que podem estar colocando em risco o seu negócio – poupando-lhe tempo e dinheiro inestimáveis a longo prazo.

Se realizada corretamente, uma auditoria AP não só confirma se você está jogando de acordo com as regras, mas também mostra como você pode gerir o seu negócio de forma mais eficiente. Lembre-se, pagar a um auditor externo para passar dias em roaming no seu arquivo de papel é agora uma coisa do passado As soluções de software Smart guardam todos os seus dados num só lugar, o que lhe permite realizar uma auditoria contabilística extensiva apenas tocando num botão.

Auditorias AP: Why They Matter

Simplesmente colocado, uma auditoria AP é um exame independente e sistemático dos registros de contas a pagar de uma organização. Ela verifica se as suas transações são devidamente registradas e se esses registros apresentam uma visão precisa do seu negócio. Um relatório de auditoria bem preparado lhe dirá como seu negócio está indo e onde você pode melhorar.

Para muitas empresas sediadas nos EUA, auditorias de contas a pagar não são opcionais. Desde a implementação da Lei Sarbanes-Oxley em 2002, a maioria das empresas públicas precisa submeter seus registros para auditoria externa. Os auditores verificam se os registros da empresa seguem as normas especificadas nos Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP). Embora a conformidade crie trabalho extra para as empresas, escândalos corporativos de grande escala têm muito menos probabilidade de ocorrer agora do que no passado.

Muitos profissionais financeiros consideram as auditorias AP como um mal necessário. As auditorias contábeis podem revelar erros, fraudes ou outros problemas que podem colocar os funcionários em apuros. Na prática, não há razão para ter medo, a menos que você realmente tenha algo a esconder. Trate as auditorias como uma inspeção de segurança de veículos – Você gostaria de saber se seus freios estão prestes a dar, certo?

Auditoria de PA 101: Um Guia para Iniciantes

Não há uma forma definida de realizar uma auditoria AP. Os auditores escolhem os seus métodos com base no tamanho e forma de um determinado negócio e na exaustividade desejada da auditoria. A implementação dos regulamentos GAAP varia por estado, com alguns estados permitindo que empresas públicas publiquem relatórios adicionais que não precisam seguir os padrões GAAP.

Apesar dessas diferenças, os auditores geralmente buscam a completude, validade e conformidade dos registros, e vêem se o saldo das contas a pagar foi divulgado corretamente na declaração de final de ano. Juntos, eles confirmam se os registros da empresa realmente apresentam uma visão precisa do negócio.

Uma auditoria AP geralmente consiste em quatro etapas: planejamento, trabalho de campo, relatório de auditoria e revisão de acompanhamento.

Planeamento para uma Auditoria de Contas a Pagar

Durante a etapa de planejamento, os auditores notificam o negócio que uma auditoria está prestes a ocorrer. O próximo passo é normalmente uma reunião formal onde o escopo e os objetivos da avaliação são discutidos. Com base nessa reunião, o auditor elaborará um plano para o exame propriamente dito.

Procedimentos de Auditoria de Contas a Pagar

A fase de trabalho de campo é quando os auditores mergulham. Eles passarão vários dias ou semanas examinando os registros da empresa antes de compilarem seus dados em um relatório que resume seus resultados e a avaliação desses resultados.

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Relatórios de Auditoria de Contas a Pagar

Após o trabalho de campo ter sido concluído, os resultados são colocados no relatório final de auditoria.

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Relatórios de Auditoria de Contas a Pagar

Apenas porque o relatório foi concluído, não significa que o trabalho tenha terminado. O passo final é que o auditor realize uma revisão de acompanhamento após um ano para verificar se os resultados desejados foram alcançados.

Como tornar a sua auditoria uma brisa

Apesar de estarmos bem na era digital, muitas auditorias contábeis ainda são feitas à mão. Se você não consegue encarar a visão de um auditor procurando uma agulha de fatura em um palheiro de papel, você não está sozinho. Felizmente, agora há uma forma mais eficiente de realizar auditorias. A facturação electrónica e os pagamentos electrónicos tornam-no mais fácil.

Comutar para um software de automatização AP assegura uma auditoria mais rápida, mais barata e mais simples, porque os seus registos serão mais fáceis de encontrar. Ao dar aos auditores acesso somente leitura aos seus registos, o seu trabalho pode ser feito em apenas duas ou três horas, ao contrário dos dias ou semanas que eles passariam no seu escritório, auditando a contabilidade da forma tradicional.

Still wary to let out of your paper records? Tenha em mente que só o papel oferece uma ilusão de controle. Os registos podem ser mal colocados, acidentalmente retalhados, ou simplesmente perdidos. O papel é na verdade a antítese da eficiência: Torna a factura e o processo de pagamento menos visíveis e, portanto, mais difíceis de seguir.

Como detectar a fraude numa auditoria AP

Se ainda não está convencido de que uma solução automatizada de contas a pagar é adequada para si, considere um dos principais objectivos das auditorias: a detecção de fraudes. Os departamentos de contas a pagar são particularmente vulneráveis à fraude porque processam um grande volume de transacções. A Association of Certified Fraud Examiners estima que uma organização média perde 5% das suas receitas anuais por fraude.

A forma mais comum de fraude é a adulteração de facturas. Se uma fatura foi tratada com fluido de correção ou se faltam informações importantes, os alarmes devem disparar. O mesmo vale para as faturas duplicadas ou fotocopiadas. Implementar uma solução de facturação electrónica automatizada é a forma mais fácil de fazer estes tipos de fraude do passado.

Outros tipos de fraude podem ser mais difíceis de detectar. Os fraudadores sabem que os auditores não têm tempo para verificar todas as notas fiscais, o que permite oportunidades para uma manipulação bem sucedida da informação. É aqui que a automação pode mais uma vez fornecer segurança adicional. Os procedimentos automatizados criam uma pista de auditoria instantânea e facilitam a pesquisa de indicadores comuns de fraude, tais como notas fiscais logo abaixo dos valores de aprovação, notas fiscais de montante arredondado e fornecedores com endereços P.O. Box. Nenhum sistema é completamente à prova de fraude, mas as soluções digitais tornam mais simples detectar e prevenir fraudes.

Com um departamento de contas a pagar forte, não há mais a necessidade de temer os procedimentos de auditoria contábil. Tornar digital vai tornar a auditoria mais rápida, fácil e barata. O mais importante, ficar no topo do seu jogo será uma brisa e lhe oferecerá mais tempo para seguir uma estratégia progressiva – como o planejamento para o futuro financeiro da sua empresa.

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