Um dos pilares de qualquer projeto é o Work Breakdown Structure (WBS) e o Dicionário PEP que o acompanha. Seja você um empreiteiro apresentando a linha de base do projeto ou o cliente revisando a linha de base, o PEP e o Dicionário PEP é a sua pedra fundamental para entender como as peças díspares de um projeto acabarão se unindo e finalmente entregarão o que você se propôs a realizar com o seu projeto.
O PEP é a divisão hierárquica do projeto por resultados. É a estrutura real que estamos acostumados a ver e usar para organizar o projeto. Ele nos permite decompor o escopo em partes mais gerenciáveis e fornece uma estrutura de relatórios que usamos para o planejamento, captura de desempenho e atualidades. A estrutura hierárquica permite-nos perfurar e olhar para o projecto no seu nível mais baixo, enrolado para cima para olhar para ele como um todo, ou algures no meio. O PEP é ótimo nessas coisas. O que nem sempre é óbvio quando se olha para o PEP é como o trabalho se relaciona com a Declaração de Trabalho (SOW), que muitas vezes não é estruturada da mesma forma que o PEP.
Figure 1 – Estrutura da Quebra do Trabalho
O Dicionário PEP, além de expandir na simples descrição de uma linha dos elementos PEP, conecta o PEP à Demonstração do Trabalho (SOW). O dicionário PEP é normalmente uma planilha que lista o PEP, o nome do elemento PEP, uma descrição do trabalho nesse elemento, no mínimo. Além disso, o bom dicionário terá um campo que designa qual parágrafo SOW é coberto por esse elemento PEP. Este mapeamento relaciona as duas estruturas uma à outra e abre muitas capacidades para entender como o projeto é planejado, como está sendo executado e o que está custando. Um dicionário PEP pode se parecer com o exemplo abaixo:
A última coluna do exemplo mostra como os elementos do nível mais baixo do PEP estão relacionados com o SOW. No exemplo, cada elemento está relacionado a dois parágrafos diferentes na SOW. O primeiro é comum em todos os elementos; digamos que é o parágrafo do Gerenciamento de Projetos na SOW. Esta ligação mostra que o projeto estará planejando, executando e capturando os reais para o gerenciamento do projeto em cada elemento individual. Cada elemento também está ligado a um parágrafo único que pode conter requisitos específicos associados com o escopo de comunicação do trabalho. Cada elemento PEP deve ser associado a pelo menos um parágrafo SOW, mas normalmente eles estarão relacionados a vários parágrafos. Se você tem um elemento PEP que não está associado a um parágrafo SOW você tem que perguntar “por que estamos fazendo isso?” porque aparentemente não faz parte do contrato. Inversamente, cada parágrafo SOW deve estar relacionado a pelo menos um elemento PEP e normalmente toca em múltiplos elementos PEP.
Então o que é que ter estas duas estruturas ligadas lhe dá? Permite que você olhe para o seu projeto em diferentes dimensões que abrem muitas oportunidades de relatórios e análises. Por exemplo, apenas olhando para uma matriz de onde os dois documentos estão conectados pode rapidamente dizer se você tem tudo coberto no SOW ou está fazendo trabalho em um elemento PEP que não está em contrato.
Mas isso é apenas o começo. Pense sobre quais informações são capturadas em um parágrafo SOW. Todas essas informações podem agora estar relacionadas a um PEP, o que significa que podem estar relacionadas a um cronograma, ao desempenho de um sistema de valores ganhos, à organização que executa o trabalho ou aos reais do seu sistema de contabilidade.
Ao observar as relações que existem entre os elementos PEP no cronograma você pode ver como diferentes parágrafos SOW estão ligados e se isso faz sentido ou não. No exemplo do dicionário PEP acima, você pode esperar ver links entre o Component Testing (1.3.1) e o System Testing (1.3.2). Se esses links não existirem seria uma bandeira vermelha para o seu projeto que deveria ser investigada.
O exemplo de relacionamento está apenas arranhando a superfície. O desempenho e os atuals podem ser alocados de volta aos parágrafos SOW. O link pode não ser exato, você pode ter que alocar os reais associados a um PEP para múltiplos parágrafos SOW, mas essa visibilidade ainda é valiosa. Você também pode perfurar os parágrafos SOW e ver como os elementos dentro desses parágrafos se relacionam. Por exemplo, os parágrafos SOW normalmente identificarão os resultados impactados por um parágrafo SOW. Um simples mapeamento de um deliverable a um parágrafo SOW, ligado de volta através do Dicionário PEP, abre a porta para olhar para todos os atributos discutidos acima por deliverable. Em seguida, layer em campos adicionais ao Dicionário PEP (Contract Line Item Number, Control Account Managers, Control Account flags, etc.) e as possibilidades crescem.
Usado corretamente, o Dicionário PEP torna-se muito mais do que um documento que descreve o trabalho. Ele se torna um caleidoscópio de projeto que permite olhar para os dados do seu projeto de uma infinidade de maneiras.