Outsourcing Contas a Pagar: Os Prós e Contras

Gerir o seu relacionamento com fornecedores e fornecedores já é um desafio suficiente.

Quando ocorrem complicações nos seus processos de contas a pagar, elas podem prejudicar o crescimento do seu negócio.

Nos piores cenários, um processo de contas a pagar com mau desempenho pode até ser um passivo para a sua empresa.

Por estas razões, muitas empresas estão tentando simplificar suas operações financeiras e contábeis adotando e integrando ferramentas automatizadas de contas a pagar e reestruturando seus processos internos para um ambiente de negócios do século 21.

De acordo com um estudo, 78% das melhores empresas da categoria adotaram a tecnologia de processamento de faturas eletrônicas em comparação com apenas 38% de seus concorrentes em dificuldades. O estudo também revelou que os melhores departamentos de contas a pagar (P2P), que se baseavam na automação de compras a pagar, derivaram o valor mais estratégico.

Mas a adoção de nova tecnologia apresenta um desafio inteiramente novo em si mesma, especialmente para as pequenas e médias empresas.

Desafios atuais nas contas a pagar

Muitos departamentos de contas a pagar ainda dependem de sistemas legados caros e lentos, como o reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Alguns ainda são fortemente dependentes de faturas e cheques em papel. Retreinar suas forças de trabalho e revisar seus processos internos é uma perspectiva cara e onerosa, por isso é adiada.

No entanto, aqueles negócios que podem incorporar automação, faturamento eletrônico e outras ferramentas de eficiência ganharão uma vantagem sobre seus concorrentes. Eles até mesmo negarão muitos dos problemas que têm atormentado os departamentos de AP por décadas.

Para adquirir os recursos necessários para agilizar seus processos internos, as pequenas e médias empresas freqüentemente recorrem a empresas de terceirização de contas a pagar para preencher a lacuna. Há prós e contras a esta abordagem.

O que é a terceirização de contas a pagar?

A terceirização de contas a pagar é a prática de contratar um terceiro para lidar com os processos de contas a pagar da sua organização. Os provedores de contas a pagar vêm totalmente equipados com as ferramentas, habilidades e tecnologia não só para gerenciar suas funções de contas a pagar existentes, mas também para integrar novas capacidades para lhe dar um ambiente mais simplificado.

Os melhores provedores não assumem apenas as suas tarefas de contas a pagar. Eles melhoram e aumentam-nas.

Outsourcing de contas a pagar não é para todos. Algumas empresas lidam com dados financeiros sensíveis, o que dificulta ou impossibilita que eles os entreguem a terceiros. Outras empresas preferem adotar novas tecnologias e processos internos em vez de controlar manualmente as suas operações para outra organização.

Apesar disso, os serviços de terceirização de contas a pagar podem ser uma vantagem para aquelas empresas que não têm tempo, meios ou capacidades para transformar seus processos internos de contas a pagar.

Os prós da terceirização de processos de contas a pagar

A terceirização não é apenas a mudança de tarefas manuais como a entrada de dados para um fornecedor terceirizado. De acordo com a maioria dos estudos de caso, as empresas tipicamente usam a terceirização de processos para agregar valor aos seus negócios e melhorar dramaticamente o AP.

Aqui estão apenas alguns dos benefícios da terceirização.

Poupança de custos

A maior parte das economias de custos de contas a pagar provenientes da terceirização são o resultado de evitar despesas gerais.
Contratação de novos funcionários e treinamento dos funcionários existentes para seguir novos métodos e usar novas tecnologias é caro, tanto em termos de custos monetários quanto de tempo. Além disso, a nova tecnologia onboarding, embora necessária, vem com um preço elevado.

Os custos de processamento também podem somar-se. De acordo com um estudo do Centro Americano de Produtividade e Qualidade, os 25% mais baixos das organizações pesquisadas estavam pagando US$10 ou mais por cada fatura processada. Enquanto isso, os 25% superiores poderiam fazer as mesmas tarefas por $2,07 ou menos.

Embora algumas das diferenças relacionadas a esses custos sejam baseadas nos setores das organizações, as organizações que adotaram a automação de contas a pagar tendem a ver os custos reduzidos.

Mais Recursos

Fornecedores de contas a pagar com fontes externas têm todos os recursos necessários para otimizar seu processo, incluindo ferramentas de automação e relatórios. Ao invés de passar pelo processo de aquisição dessas ferramentas em si, muitas empresas optam por terceirizar para ter acesso aos seus benefícios por uma fração do custo.

Integração do sistema de contabilidade

Não importa o seu sistema de contabilidade atual, as melhores empresas de terceirização de contas a pagar têm as ferramentas para se integrar com ele. Se você está farto do seu sistema atual, um provedor pode até mesmo ajudá-lo a integrar um novo.
A fácil integração ajuda você a começar rapidamente para que você possa ver o valor imediatamente.

Resultados mais rápidos

Se você não tem acesso a tecnologias que lhe dão automação de AP, fluxos de trabalho e outras ferramentas que economizam tempo, seu provedor terceirizado pode intervir para entregá-las a uma fração do custo. Se você ainda depende de processos pesados e tecnologia antiga, a terceirização pode ajudá-lo a ver os resultados mais rapidamente e com mais clareza.

Segurança mais forte

Quando o mundo dos negócios se expande e as cadeias de fornecimento se estendem cada vez mais pelo globo, os pagamentos a fornecedores e outros prestadores de serviços estão se tornando ainda mais complicados. Mesmo as pequenas empresas devem contar com fornecedores em vários locais para entregar seus produtos e serviços aos clientes.

Mas sem as eficiências e ferramentas corretas de relatórios, o risco de fraude de pagamentos e não conformidade de fornecedores aumenta à medida que as empresas crescem.
De fato, de acordo com a Pesquisa de Controle e Fraude de Pagamentos de 2018 da Association for Financial Professionals (AFP), 78% de todas as organizações pesquisadas foram atingidas por fraude de pagamentos em 2017. Entre aquelas que foram atingidas por fraude, 92% disseram que os ataques custaram coletivamente pelo menos 0,5% da receita anual da sua organização.

As empresas de médio porte não se dão ao luxo de empregar uma equipe robusta de especialistas em segurança, nem têm os recursos para realizar auditorias extensivas e eliminar riscos. Para obter as ferramentas e habilidades de segurança de que precisam, muitas pequenas e médias empresas confiam nos serviços de terceirização de especialistas em AP maiores e mais sofisticados.

Em muitos casos, a terceirização é a maneira mais fácil de eliminar faturas, cheques e recibos em papel. O processamento de papel tem sido uma das fontes mais significativas de problemas para profissionais de contas a pagar, especialmente em termos de fraude.

Menos erros

Não há nada pior do que realizar uma auditoria de contas a pagar e descobrir erros. Erros não conduzem apenas a custos. Dependendo das regras que governam seu setor, os erros podem até levar a problemas de conformidade.

Aven um pequeno erro, como um pagamento impreciso a um fornecedor, pode causar sérios problemas durante uma auditoria.

As empresas de terceirização de PA não seguem apenas as melhores práticas ao fazer seu trabalho. Elas incorporam tecnologias que identificam erros antes que eles se tornem passivos.

Os Conservos da Terceirização de Processos de Contas a Pagar

Embora os inúmeros benefícios de terceirizar seus processos de contas a pagar, esta pode não ser a melhor escolha para você. Você pode ter hesitações em trabalhar com terceiros, ou pode não ser uma escolha razoável na sua indústria.

Aqui estão algumas das razões pelas quais você pode querer evitar o outsourcing.

Mandar sobre Controle

Os negócios que estão acostumados a fazer contas a pagar internamente também estão acostumados a um certo nível de controle. Se você supervisiona o departamento AP, por exemplo, você pode aproveitar o fato de poder entrar em uma sala e falar com seu pessoal sempre que quiser.

Quando você terceiriza, você não tem tanta visibilidade sobre o processo, nem tem tanto controle sobre como o processo funciona.

Privacy Concerns

Inevitavelmente, a terceirização exige que você entregue os dados a um terceiro. Esses dados são então armazenados em seus servidores internos ou em um centro de dados através da nuvem. Dependendo do seu setor, você pode precisar atender a rigorosos padrões de privacidade para evitar multas e outras penalidades.

Antes de terceirizar a AP, reveja a política de privacidade do seu provedor e as medidas de segurança de dados para garantir que elas atendam aos seus padrões. Se você lidar com dados financeiros sensíveis, informações de direitos reservados ou outros dados de propriedade, certifique-se de que seu provedor terceirizado possa atender às suas necessidades de privacidade.

Desafios de duplicação

As empresas terceirizam suas operações de contas a pagar em parte para obter acesso a melhores ferramentas e processos. É claro que esta rápida mudança nos processos pode causar problemas internos, especialmente se seus funcionários estiverem acostumados com seus procedimentos antigos.

Nestes casos, às vezes há a possibilidade de que certas entradas sejam duplicadas. Antes de terceirizar, é sábio educar seus funcionários sobre o novo processo para que eles possam trabalhar em conjunto com seu provedor terceirizado.