O Relatório de Envelhecimento de Contas a Receber (AR) (em finlandês, myyntisaamisten ikääntymisraportti) é uma parte crucial do planejamento do fluxo de caixa. As contas a receber surgem quando existe um acordo entre a empresa e o seu cliente para pagar por bens ou serviços fornecidos durante algum período de tempo acordado, por exemplo, dentro de 10, 30, 45, 90 dias. Se alguns clientes não cumprirem as disposições do contrato e os prazos de pagamento prescritos no contrato, então as dívidas vencidas ou incobráveis aparecem.
No caso de um grande número de faturas não pagas ou pagamentos atrasados, a empresa pode ter um problema de fluxo de caixa temporário ou permanente. A questão é, que as faturas pendentes não são apenas um inconveniente, mas é um problema sério para a empresa, pois pode ameaçar a própria existência do negócio. Na situação de interrupção do fluxo de caixa, a empresa não terá o dinheiro para manter o negócio operacional. A empresa não será capaz de pagar fornecedores, funcionários, concessionárias, aluguel e cobrir outras despesas operacionais.
Um relatório de envelhecimento de contas a receber é um resumo das faturas não pagas dos clientes, composto de acordo com as categorias de data. A ideia deste relatório é classificar as contas a receber de acordo com as suas datas de vencimento. Assim, torna-se possível identificar devedores com uma grande parcela de faturas vencidas e, como resultado, reduzir os próprios riscos, reduzindo ou recusando as vendas a crédito para esses clientes.
A avaliação da probabilidade de certas contas a receber não serem cobradas é geralmente baseada na experiência anterior. No entanto, a regra geral é que quanto mais antiga a fatura não paga, mais provável que o dinheiro não seja cobrado.
O Relatório de Envelhecimento de Contas a Receber AR não tem uma forma geralmente aceita; no entanto, geralmente é uma tabela na qual as contas a receber são categorizadas de acordo com suas condições de pagamento, e divididas em diferentes categorias de envelhecimento com base no tempo desde que a fatura foi emitida. Tipicamente, as contas a receber vencidas são classificadas da seguinte forma:
- sem mais de 10 dias
- 10-30 dias
- 30-60 dias
- 60-90 dias
- mais de 90 dias
Usualmente, o relatório de envelhecimento do RA inclui as seguintes informações importantes:
- Nome do cliente
- Números da factura
- Datas da factura
- Datas da factura
- Dias vencidas
- Valor da factura
- Valor da factura
- Valor total de contas a receber
- etc.
Para estimar a dimensão das contas a receber de cobrança duvidosa, basta multiplicar o saldo global de cada categoria de envelhecimento pela probabilidade correspondente de não pagamento da dívida, ou seja, por uma percentagem estimada de incobrabilidade para essa categoria. O total resultante de todos esses saldos será considerado como dívidas incobráveis.
Por que é útil compilar o Relatório de Envelhecimento do RA?
As principais vantagens da elaboração do Relatório de Envelhecimento de Contas a Receber:
- é possível avaliar a solvência de curto e longo prazo dos clientes da empresa;
- a direcção da empresa tem uma ideia da rapidez de cobrança das contas a receber;
- é possível prever dívidas duvidosas;
- a direcção da empresa pode estimar e criar uma reserva de créditos incobráveis, i.e. uma provisão para créditos de cobrança duvidosa;