O que é um rastreador de ausências?
Um rastreador de ausências é uma ferramenta que ajuda a manter o controle das ausências do seu funcionário.
Estas ferramentas podem vir em uma variedade de formatos e tamanhos, incluindo como um modelo do Excel ou como um sistema online (nuvem).
Rastreador de ausências baseado no Excel
Um rastreador de ausências baseado no Excel é fácil de começar, desde que você tenha o Excel instalado. Você pode simplesmente baixar o modelo e começar a adicionar seus usuários e ausências.
Os inconvenientes de um modelo Excel saem especialmente quando você tem mais de alguns funcionários para gerenciar.
Todos os pedidos e consultas de ausências têm que vir através do gerente, não é possível para os funcionários planejarem suas ausências sem consultar as datas com seu gerente.
Os pedidos podem vir através de uma chamada telefónica, mensagem ou email que pode dificultar o acompanhamento dos pedidos de ausência.
O facto de estar contido num único ficheiro também torna mais fácil o erro de localização ou eliminação.
Se se deparar com um problema de TI tal tipo de corrupção de ficheiros ou mesmo um portátil perdido, arrisca-se a perder todas as suas informações de ausência. É importante garantir que a sua folha de cálculo seja copiada regularmente.
Excel templates também não têm a funcionalidade para validar entradas para evitar erros.
Sistemas de seguimento de ausências em linha
Um sistema hospedado (baseado em nuvem) irá escalar muito melhor para empresas com mais do que alguns funcionários. Esses sistemas permitem que seus funcionários reservem suas próprias férias com um sistema de aprovação para que seu gerente aprove facilmente a ausência.
Os funcionários também têm a capacidade de ver as suas próprias ausências no sistema. Isto reduz o número de perguntas que os gestores irão receber sobre as ausências do empregado.
Errodos são impedidos com verificações para garantir que os empregados não podem reservar mais ausências do que o seu subsídio, juntamente com outras validações, isto ajuda a tornar o rastreamento de ausências um processo livre de cuidados.
Estes sistemas também permitem à gerência visualizar facilmente estatísticas e números sobre os dados de ausências. Os relatórios de fácil acesso também ajudam no planejamento e estimativa de trabalhos futuros.
Por Kieran Baker, Fundador da Absentia