Harvoin käy niin, että sinulla on kaikki resurssit aikataulun mukaisesti projektin loppuunsaattamista varten. Vaikka sinulla olisikin niitä, projektin toteutuksen aikana mikä tahansa riski voi viedä tuon vapauden, ja joudut selviytymään vähemmill resursseilla.
Silloinkin, kun sinulla on kaikki tarvittavat resurssit, projektipäällikkönä vastuullasi on käyttää resursseja tehokkaasti ja säästää yrityksen kustannuksia.
Tämän tavoitteen saavuttamiseksi käytät resurssien optimointitekniikoita. Kaksi tällaista resurssien optimointitekniikkaa ovat seuraavat:
- Resurssien tasoittaminen
- Resurssien tasoittaminen
Näillä tekniikoilla saat projektin valmiiksi mahdollisimman vähin estein.
Resurssien tasoittaminen
Käytät resurssien tasoittamista silloin, kun resursseja on rajoitetusti käytössäsi ja kun aikataulua on mahdollista jatkaa.
Resurssien tasaamista käytetään, kun:
- Kriittinen resurssi ei välttämättä ole käytettävissä tiettyyn aikaan;
- Kriittinen resurssi ei ehkä ole käytettävissä tiettynä ajankohtana;
- Joudut jakamaan resurssin toisen projektin kanssa;
- Resurssin kysyntä ylittää tarjonnan.
Käytät tätä tekniikkaa myös silloin, kun sinun on pidettävä jonkin resurssin käyttö vakiotasolla.
Resurssien tasaamisessa sinua pyydetään optimoimaan sinulle annetut rajalliset resurssit. Tällöin aikataulu ei ole kiinteä.
Resurssien tasaaminen vastaa kysymykseen, milloin pystyt saamaan projektin valmiiksi annetuilla resursseilla.
Resurssien tasaamista kutsutaan joskus resurssirajoitteiseksi aikataulutukseksi (RCS). Jos resursseja ei ole käytettävissä, projektin kesto voi muuttua.
Reaalimaailman esimerkki
Esitettäköön, että olet laatimassa aikataulua projektille, jonka tarkoituksena on rakentaa kaksikerroksinen rakennus. Ensimmäisen kerroksen rakentamista varten sinulla on riittävästi rakennustelineitä, mutta toista kerrosta varten tarvitset ylimääräisiä rakennustelineitä.
Katsot siis organisaatiosi sisällä ja huomaat, että voit järjestää ylimääräisiä rakennustelineitä toisesta projektista, mutta viikkoa myöhemmin kuin mitä tarvitset.
Lykkäät siis toisen kerroksen rakennustoimia viikolla.
Tämä on esimerkki resurssien tasaamisesta, jossa pidennät aikataulua saadaksesi resurssin.
Resurssien tasaaminen
Käytät resurssien tasaamista silloin, kun joudut optimoimaan resursseja etkä voi pidentää aikataulua.
Koska aikataulua ei voi pidentää, projektin valmistumisajankohdan määräytymisajankohdan ja kriittisten polkujen pituus ei muutu. Tällöin aktiviteetteja ei voi viivästyttää enempää kuin niiden kokonais- ja vapaa kelluvuus.
Käyttämällä kelluvuutta tässä tekniikassa menetät jonkin verran joustavuutta polusta; aikataulusta tulee kuitenkin optimoitu, tehokas ja kustannustehokas.
Resurssien tasauksessa on oltava varovainen, jotta vältät aktiviteettien viivästymistä, koska se voi vaikuttaa kriittiseen polkuun.
Aika on tässä tärkein rajoitus. Sinulla on kiinteä aikataulu ja sinua pyydetään optimoimaan resursseja.
Resurssien tasoittaminen tunnetaan myös nimellä aikarajoitteinen aikataulutus (TCS). Projektin päättymispäivää ei voi muuttaa, ja sinun on optimoitava resursseja liukuvan ajan puitteissa.
Reaalimaailman esimerkki
Esitettäkö, että haluat hakea PMP-tutkintoon ja olet varannut 60 tuntia opiskeluun kolmessa kuukaudessa. Tämä tarkoittaa 20 tuntia kuukaudessa.
Mutta kun suunnittelet tenttipäivää, huomaat, että ainoa vapaa aika on neljän kuukauden kuluttua. Nyt sinun on jaettava nämä 60 tuntia neljälle kuukaudelle eli 15 tuntia kuukaudessa.
Tämä on esimerkki resurssien tasaamisesta. Koska sinulla on riittävästi aikaa, ei ole tarvetta käyttää kaikkia 60 tuntia kolmen kuukauden aikana. Voit keventää näiden kolmen kuukauden taakkaa ja käyttää myös neljännen kuukauden.
Resurssien tasauksen ja resurssien tasauksen ero
Seuraavassa on muutamia eroja resurssien tasauksen ja resurssien tasauksen välillä:
- Resurssien tasauksessa projektin päättymispäivä voi muuttua, kun taas tasauksessa se ei muutu.
- Resurssien tasauksessa kriittinen polku muuttuu (yleensä kasvaa), kun taas resurssien tasauksessa se ei muutu, ja aktiviteetteja voidaan lykätä niiden vaihteluvälin sisällä.
- Yleensä resurssien tasaaminen suoritetaan yleensä resurssien tasauksen jälkeen.
- Resurssien tasauksessa resurssit ovat pääasiallinen rajoitus, kun taas resurssien tasauksessa projektin päättymisajankohta on rajoitus.
- Resurssien tasausta käytetään silloin, kun resursseja on liian vähän tai liikaa. Resurssien tasausta käytetään, kun resurssit on jaettu epätasaisesti.
- Resurssien tasausta voidaan soveltaa kriittisen polun toimintoihin, kun taas resurssien tasauksessa kriittisen polun toimintoihin ei kosketa.
Resurssien tasauksen ja resurssien tasauksen yhtäläisyydet
Seuraavassa on muutamia yhtäläisyyksiä näiden kahden tekniikan välillä:
- Kummatkin auttavat optimoimaan resurssien käyttöä
- Kummatkin auttavat aikataulutusverkon analysoinnissa
Resurssien tasauksen tasaaminen ja resurssien tasauksen tasaaminen ovat eri tekniikoita, ja niitä käytetään eri tilanteissa. Aina ei ole tarpeen käyttää molempia tekniikoita; tässä blogikirjoituksessa mainitsin, että resurssien tasaus tapahtuu yleensä resurssien tasauksen jälkeen.
Tämä ei pidä paikkaansa kaikissa tapauksissa; voit käyttää jompaakumpaa tai molempia. Jos kuitenkin käytät molempia, yleensä resurssien tasaamista seuraa resurssien tasaaminen.
Yhteenveto
Resurssien tasaaminen ja resurssien tasaaminen ovat kaksi resurssien optimointitekniikkaa, jotka missä tahansa projektissa käytettynä lisäävät mahdollisuutta saada projekti valmiiksi hyväksyttyjen kustannus- ja aikatauluperusteiden puitteissa. Resurssien tasausta käytetään resurssien kysynnän ja tarjonnan tasapainottamiseen, ja resurssien tasaaminen auttaa varmistamaan resurssien tasaisen käytön. Näitä tekniikoita käytetään myös lakisääteisten tai lainsäädännöllisten vaatimusten vuoksi. Oli miten oli, nämä tekniikat auttavat optimoimaan resursseja projektissa.