17 sfaturi pentru a îmbunătăți instantaneu colaborarea între echipe

„OAMENII SUNT cel mai important produs al tău. Folosiți-i pentru a vă îmbunătăți continuu organizația”, spune Chuck Intrieri, consultant în management la Supply Chain. Este exact ceea ce face colaborarea între echipe. Aceasta conduce la îmbunătățirea continuă în cadrul organizației, reduce costurile și permite agilitatea și rezolvarea creativă a problemelor. Cel mai important – îi menține pe toți aliniați la obiectivele generale ale companiei.

Dar colaborarea între echipe nu se întâmplă din întâmplare – este nevoie de timp și efort. Din păcate, este mai ușor să găsești exemple de echipe interfuncționale care nu funcționează. Cercetările au arătat că din 95 de echipe din 25 de corporații de top, 75% dintre echipele interfuncționale sunt disfuncționale.

„Echipele interfuncționale eșuează adesea pentru că organizației îi lipsește o abordare sistemică. Echipele sunt afectate de o guvernanță neclară, de o lipsă de responsabilitate, de obiective lipsite de specificitate și de eșecul organizațiilor de a prioritiza succesul proiectelor interfuncționale.”
– Benham Tabrizi, Stanford University

În trecut, singurul moment în care departamentul IT și cei din operațiunile de afaceri ar fi putut interacționa era la petrecerea anuală de la birou. Dar în zilele noastre este o altă poveste, deoarece tot mai multe companii încurajează – sau chiar cer – colaborarea interfuncțională.

„Înainte, aceste funcții erau conduse ca niște silozuri. Dar afacerile au devenit mai complexe, iar organizațiile continuă să investească în tehnologie pentru a lua decizii strategice. Cu câțiva ani în urmă nu era necesar să lucrăm împreună – acum este esențial.”
– Tim Hird, director executiv pentru Robert Half Management Resources

Colaborarea de succes necesită încredere. Este destul de greu să stabilești acea legătură de încredere atunci când cineva lucrează în aceeași cameră cu tine. Această provocare devine din ce în ce mai dificilă atunci când aveți echipe care colaborează din departamente diferite.

La Scoro, avem echipe care lucrează din întreaga lume. De cele mai multe ori, acesta este un lucru minunat. Atunci când echipele colaborează, putem aplica o perspectivă globală muncii noastre. Cu toate acestea, distanța creează unele obstacole. Aceste obstacole vă ajută echipele să se dezvolte, dar numai dacă le abordați în mod corespunzător.

Pentru a începe să vedeți beneficiile colaborării între echipe, folosiți aceste 17 sfaturi pentru a începe și a continua.

Standardizați-vă procesele

Stabiliți un loc consistent și central pentru a documenta întâlnirile și fișierele importante. Asigurați-vă că aceasta este o sursă online în timp real, astfel încât să nu trebuiască să vă faceți griji cu privire la gestionarea mai multor versiuni ale informațiilor.

Standardizarea proceselor necesită timp și necesită un efort continuu pentru a fi susținute. Poate fi ușor pentru personal să se întoarcă la vechile moduri de a face lucrurile.

Comunicarea automatizată pentru actualizări regulate este o modalitate excelentă de a stabili practici standard. De exemplu, în Scoro am automatizat procesul de distribuire a notelor de ședință către echipă. După fiecare ședință, documentul care conține notele de la ședința de produs este trimis automat prin e-mail fiecărei părți relevante, cu indicații despre cum să trimită idei viitoare pentru echipă. Acest lucru economisește echipei de produs nenumărate ore în fiecare lună și se asigură că toată lumea este întotdeauna pe aceeași pagină.

Automatizarea serviciilor profesionale (PSA) nu se oprește la comunicare. Aceasta utilizează un proces automatizat pentru a îmbunătăți fluxul de lucru general al organizației. BPA constă în integrarea aplicațiilor, restructurarea resurselor de muncă și utilizarea aplicațiilor software în întreaga organizație.

De exemplu, Zapier leagă instrumentele dvs. online astfel încât acestea să poată partaja date. Acest lucru vă ajută să construiți procese mai rapid și să faceți mai mult – fără a fi nevoie de cod.

Citește mai departe: Cum să eliminați prejudecățile din procesul dvs. de luare a deciziilor

Înfruntați tradițiile

Este întotdeauna dificil să vă corectați munca, așa că un nou set de ochi poate fi o oportunitate uriașă pentru a găsi erori și modalități de îmbunătățire. Colaborarea între echipe creează un mediu în care „modul în care am procedat întotdeauna” poate fi pus sub semnul întrebării și privit dintr-o perspectivă nouă.

Colaborarea făcută corect înseamnă nu doar a lucra îndeaproape unii cu alții și a învăța unii de la alții – ci și a vâna idei și idealuri noi. Marile echipe știu cum să colaboreze nu numai între ele, ci și cu alte echipe.

Stați la curent cu lucrurile în timp real

Nu programați prea mult întâlnirile sau nu trimiteți constant e-mailuri. Folosiți tehnologia, cum ar fi software-ul de gestionare a afacerii, pentru a gestiona echipa, a împărtăși feedback-ul și a monitoriza rezultatele.

Scoro permite crearea unui tablou de bord al echipei în timp real pe care toată lumea îl poate accesa. Puteți adăuga grafice, diagrame, măsurători vizuale și indicatori cheie de performanță (KPI) la tabloul de bord. KPI-urile oferă o imagine de ansamblu rapidă pentru a vedea dacă echipa își atinge obiectivele, ceea ce duce la un proces decizional mai informat.

Citește mai mult: 30 cele mai bune 30 cele mai bune software de management al echipei pentru a vă maximiza productivitatea echipei

Schimbă membrii echipei

Dacă echipa dvs. de vânzări are o întâlnire, aduceți cu dvs. un dezvoltator, un redactor sau un specialist în marketing. Intersectarea unor echipe diferite din locații diferite va ajuta la facilitarea unei mai bune înțelegeri între birouri și departamente.

Ei ar putea aduce o nouă perspectivă pe care nici măcar nu o luaseți în considerare. În cel mai rău caz: se întorc la echipa lor cu o mai bună înțelegere a ceea ce face toată ziua departamentul de vânzări și vor împărtăși aceste cunoștințe cu echipa lor.

Citește mai departe: 52 de citate motivaționale despre leadership pentru fiecare săptămână din 2018

Utilizați social media în mod autentic

Multe companii par să fi pierdut ideea inițială din spatele social media. Este un instrument grozav pentru a vă construi brandul și pentru a vă promova produsul, dar nimeni nu vrea să fie pe o platformă care este plină doar de oameni de marketing care își trimit link-uri urmărite unul altuia.

Scopul social media este de a vă conecta. Încurajați-vă echipa să fie activă pe canalele dvs. – creați un grup privat pe Facebook sau un cont de Instagram al echipei. Acest lucru va ajuta la unirea companiei dvs. între birouri și ar putea fi una dintre singurele oportunități pe care le au pentru a-și explora viața în afara biroului.

S-ar putea să trebuiască să luați inițiativa pentru a demara aceste canale interne, dar acestea pot fi un mare stimulent pentru moral dacă ideea ia amploare. De asemenea, va ajuta la stimularea implicării pe canalele sociale publice ale companiei – angajații dvs. sunt unul dintre cele mai mari atuuri pe care le aveți pentru a crește această măsurătoare.

INFOGRAFIC: De ce nu funcționează munca în echipă

Măsurați impactul

Oamenii vor să știe că eforturile lor fac o diferență – arătându-le rezultatele îi va face să fie mai interesați să continue efortul. Creează un impuls și asigură sustenabilitatea echipelor.

La o scară mai mare, măsurarea impactului fiecărei echipe într-un singur sistem vă ajută să înțelegeți cu adevărat ROI-ul întregii dvs. afaceri și îmbunătățește transparența în cadrul organizației.

Măsurarea KPI-urilor și a indicatorilor de performanță ajută la înțelegerea posibilelor randamente:

● ROI-ul operațional ajută la evaluarea modului în care colaborarea elimină sau evită costurile asociate funcționării afacerii dvs. S-ar putea să reduceți costurile de deplasare, să diminuați nevoile de infrastructură, să reduceți lățimea de bandă sau costurile cu energia, să economisiți spațiu de birouri și așa mai departe.

● ROI-ul productivității se referă la procese mai eficiente, la accelerarea procesului decizional și la reducerea timpilor de ciclu.

● ROI-ul strategic poate fi cel mai greu de măsurat, dar poate cel mai transformator. Acest tip de ROI apare atunci când colaborarea permite afacerii dvs. să facă un salt uriaș înainte în domenii cum ar fi creșterea satisfacției și loialității clienților, accelerarea inovației, introducerea de noi modele de afaceri sau intrarea pe noi piețe.

Identificați problemele existente

La prima vedere, munca în echipă interfuncțională pare un proces ușor de implementat.

Simplu, adunați un grup de oameni din diferite părți ale organizației care au ceva de contribuit cu privire la acest subiect și se vor întâmpla lucruri bune. Deși sună strălucit în teorie, la fel ca multe teorii bune despre comportamentul de grup, atunci când este testată pe teren, apar obstacole.

Înțelegerea unora dintre provocările cu care se confruntă echipele interfuncționale este primul pas pentru a le face să funcționeze. Faceți o listă a problemelor care apar. De exemplu, este posibil ca așteptările echipei și obiectivele corporative să nu fie îndeplinite din cauza lipsei de comunicare. Sau departamente diferite se bazează pe tehnologii diferite pentru gestionarea informațiilor, ceea ce împiedică progresul echipelor interfuncționale și îngreunează inutil lucrul împreună.

Echipele interfuncționale au un potențial prea mare pentru a le lăsa să deraieze din cauza acestor probleme care pot fi evitate. Managerii care pot găsi calea de a ocoli aceste obstacole vor fi răsplătiți cu echipe care își îndeplinesc scopul și obțin un impact măsurabil.

Stabilește obiectivele

Managementul unui proiect de orice fel necesită o conducere puternică și cunoașterea exactă a direcției în care se îndreaptă echipa. Un obiectiv clar este deosebit de important atunci când vine vorba de stabilirea condițiilor pentru o colaborare de succes la locul de muncă. Începeți un proiect prin enunțarea provocărilor comune cu care se confruntă compania și colectați contribuții de la toate echipele implicate.

După ce toată lumea a căzut de acord asupra problemelor care au nevoie de o soluție, următorul pas este stabilirea scopurilor de colaborare și a obiectivelor pentru a ajunge acolo.

Obiectivele ar trebui să se lege direct de probleme și de obiectivele companiei pe scară largă. Stabiliți un număr rezonabil de obiective pentru fiecare problemă – limitarea numărului acestor obiective face ca proiectul să fie mai ușor de gestionat și mai puțin copleșitor.

Citește mai departe: KPIs That Drive Smarter Business Decisions

Consolidați tehnologia

Membrii echipei folosesc adesea o varietate de instrumente pentru a-și face treaba, ceea ce poate consuma mult timp și poate împiedica o colaborare reală. Reprezentanții de vânzări, de exemplu, pot utiliza CRM pentru a urmări activitățile, în timp ce echipa de dezvoltare utilizează o aplicație de ticketing complet diferită. Deși este logic ca fiecare departament să folosească cea mai bună automatizare pentru funcția sa de bază, acest lucru poate împiedica munca în echipă interfuncțională.

Evident, folosim Scoro pentru a ne gestiona activitatea. Toate echipele și departamentele noastre sunt în sistem, astfel încât totul poate fi gestionat și vizualizat dintr-un loc central. Toate datele sunt afișate în timp real, iar acest lucru face ca comunicarea dintre echipele noastre să fie floare la ureche.

Prin consolidarea instrumentelor și prin faptul că toată lumea le folosește pe aceleași, nu numai că veți îmbunătăți comunicarea, dar veți simplifica și logistica și alocarea resurselor.

Stabiliți o cultură a colaborării

Cultura colaborării constă în stabilirea unui mediu în care colaborarea este apreciată și recompensată. Unii manageri văd colaborarea ca pe un „nice to have” care interferează cu procesele de bază și cu productivitatea. Dar managerii inteligenți știu că aceasta este o atitudine lipsită de viziune.

Prin munca în echipă și colaborare, angajații pot profita de baza colectivă de cunoștințe a organizației, profitând de un bazin de expertiză mult mai mare decât ar fi altfel la dispoziția lor. Acest lucru permite organizației să evite suprapunerea muncii și reinventarea, accelerând în același timp rezolvarea problemelor și inovarea.

Citește mai departe: What Makes a Great Company Culture?

Nu supraprogramați întâlnirile

Când lucrați cu echipe mari și dispersate, poate dura mult timp până când programele tuturor se aliniază pentru o întâlnire. De asemenea, întâlnirile răpesc din timpul pe care echipa dvs. îl are la dispoziție pentru a lucra la activitatea obișnuită, ceea ce este frustrant pentru ei. Din aceste motive, este important să limitați numărul de întâlniri în orice efort de colaborare interfuncțională, folosind timpul cu înțelepciune.

Când trebuie să vă întâlniți, ar trebui să existe o agendă strictă și o metodă bine definită pentru a documenta sarcinile de urmărire.

Dave Gilboa, co-fondatorul organizației $1.2 miliarde de dolari, compania Warby Parker, a împărtășit o tehnică pentru a profita la maximum de întâlniri și a filtra ineficiența:

„La sfârșitul fiecărei săptămâni, încerc să mă uit în calendarul meu și să trec în revistă toate întâlnirile pe care le-am avut în acea săptămână și să le evaluez cu zero, unu sau doi. Zero înseamnă că a fost o utilizare foarte proastă a timpului și, dacă ar fi trebuit să o fac din nou, nu aș fi participat deloc la acea întâlnire. Doi înseamnă o utilizare excelentă a timpului – aș vrea să petrec mai mult timp la acest tip de întâlniri. Iar unu este undeva la mijloc. Și apoi voi lua legătura cu asistenta mea și mă voi asigura că înțelege care dintre aceste întâlniri îmi doresc mai multe și care ar putea fi filtrate, astfel încât să sperăm că, în timp, programul meu va deveni din ce în ce mai productiv.”

Citește mai departe: 3 tactici susținute de cercetări pentru a avea întâlniri mai eficiente

Înființați lideri

Care echipă are nevoie de un lider care să asigure responsabilitatea și să ofere feedback pentru fiecare dintre membrii echipei. Liderul poate acționa, de asemenea, ca o legătură între echipe și conducere.

Într-o colaborare eficientă în echipă, fiecare persoană implicată știe exact ce se așteaptă de la ea. Liderul oferă calendarul și îndrumarea pentru a-i pune pe oameni pe drumul cel bun. În același timp, managerii de proiect buni își dau seama că condițiile se pot schimba și că apar conflicte. Faptul de a avea flexibilitatea de a modifica planurile atunci când apare o idee mai bună duce la procese mai eficiente pe termen lung.

Echilibrează colaborarea și concentrarea

Pentru a-i face pe oameni să colaboreze, multe companii adoptă planul deschis al birourilor. Există multe avantaje ale acestui stil de birou, în primul rând deschiderea și transparența încurajată între colegi și departamente. Este mai ușor să lucrați împreună atunci când aveți spații deschise în care colaborarea poate avea loc spontan.

Un studiu realizat de MIT a susținut că cercetătorii au reușit să prezică 35 la sută din performanța unei echipe prin simpla măsurare a numărului și calității interacțiunilor față în față. Cu toate acestea, un studiu realizat de Gensler a constatat că 69% dintre lucrători erau nemulțumiți de nivelul de zgomot de la locul lor de muncă.

Concluzia: trebuie să le oferiți angajaților dvs. echilibru – spațiu pentru a se concentra și respira, oferind în același timp spații deschise pentru colaborare. Asigurați-vă că designul biroului dvs. aduce armonie între lucrul individual și punerea laolaltă a celor mai bune creiere.

Citește mai departe: Tendințe în managementul afacerilor la care ar trebui să renunțați în 2017

Selectați membrii potriviți ai echipei

Companiilor le este din ce în ce mai greu să se diferențieze de concurență. Cele care au reușit să iasă în față au învățat că plasarea oamenilor potriviți la locurile de muncă potrivite, făcând lucrurile potrivite, creează o oportunitate care altfel nu ar exista.

Chestia cu echipele este – ele pot face sau distruge proiectul dumneavoastră. Există un motiv pentru care VC inteligenți continuă să spună lumii că investesc mai întâi în echipe, apoi în idei.

Colaborarea funcționează cel mai bine atunci când membrii echipei au seturi de abilități complementare necesare pentru a finaliza proiectul. La fel de importante ca și abilitățile – sunt personalitățile. Echipele funcționează atunci când lucrează împreună oamenii potriviți.

La fel de important pentru a menține combinația potrivită într-o echipă este să îndepărtezi persoanele care nu ar trebui să fie în echipă – fie pentru că munca lor nu este aliniată cu eforturile echipei, fie pentru că împiedică în vreun fel munca echipei.

Favorizați creativitatea

Cei mai buni oameni ai dvs. sunt cei care rezolvă problemele în mod creativ – așa că ajutați-i să se elibereze și ascultați-i. Faceți din creativitate un punct central al culturii companiei dvs. prin încurajarea angajaților să cultive idei, în special într-un mediu de colaborare. Organizați sesiuni regulate de brainstorming și implicați pe toată lumea.

Vezi companii precum Google care instituie politica celor 20 de procente, prin care dezvoltatorii Google sunt încurajați să petreacă 20 de procente din orele lor de lucru în proiecte secundare. A fost o încercare de a le oferi angajaților timp și spațiu pentru a gândi inovativ. Într-adevăr, politica funcționează bine, unele dintre cele mai bune produse ale Google (de exemplu, Google News) provenind din acest program.

Amintiți-vă să lăsați întotdeauna ușa deschisă pentru ideile mărețe, indiferent din ce secțiune a companiei vine ideea.

Răsplătiți colaborarea

Oamenii răspund la întărirea pozitivă – așa că recompensați comportamentele pe care doriți să le vedeți mai des. Există ceva de învățat din fiecare proiect – chiar și unul eșuat. Învățați din greșeli și câștiguri și folosiți aceste lecții pentru a construi echipe mai puternice și o rată mai mare de succes a proiectelor.

Toate celelalte strategii pot fi subminate dacă angajații din întreaga organizație nu sunt recunoscuți pentru efortul lor de echipă. Nu este neobișnuit să găsim stimulente care se bazează doar pe obiectivele unui singur departament.

Pentru a îmbunătăți colaborarea interfuncțională, este important să se stabilească obiective care să îmbunătățească întregul sistem, nu doar o parte a acestuia.

Testați diferite tehnici

Încercați lucruri noi. Fiecare echipă și organizație este diferită – ceea ce funcționează pentru alții s-ar putea să nu funcționeze pentru dumneavoastră. Nu vă fie teamă să încercați o nouă strategie. Majoritatea schimbărilor vor avea cel puțin un efect pozitiv pe termen scurt asupra echipelor dumneavoastră, mai ales dacă ideea a venit din interior.

Colaborarea între echipe necesită timp și efort, dar este plină de recompense. Echipele care fac o prioritate din concentrarea asupra colaborării, ajută la deschiderea drumului pentru o integrare mai ușoară a noilor sisteme și procese.

.