Acadian și Interact au încheiat un parteneriat pentru a cultiva o cultură de colaborare, pentru a promova experiența socială și pentru a reduce decalajul dintre angajații dispersați prin intermediul intranetului lor, „Acadian Central”.
„Interact ne-a permis să transmitem rapid informații tuturor angajaților noștri din întreaga țară. De asemenea, m-a ajutat personal să îi cunosc mult mai bine pe angajații noștri. Pot să le văd fețele, să aflu despre interesele și hobby-urile lor, să le văd realizările profesionale și, în general, să mă simt mult mai conectat la forța noastră de muncă. Compania noastră poate că are 4.000 de angajați, dar mă simt ca și cum am fi o mare familie, în mare parte datorită acestui Intranet.”
Richard Zuschlag, președinte & CEO, Acadian Companies
Cu sediul în Lafayette, Louisiana, Acadian Companies oferă o suită diversă de servicii concepute pentru a oferi sprijin și educație în domeniul sănătății, siguranței și transportului. Înființată ca un mic serviciu de ambulanță în 1971, organizația este formată din șase divizii cu peste 4.300 de angajați împrăștiați pe întreg teritoriul Statelor Unite.
Internetul moștenit de Acadian a fost dezvoltat de programatori interni. Pe măsură ce compania a crescut și solicitările asupra departamentului IT s-au intensificat, Acadian a stabilit că intranetul moștenit intern nu mai era potrivit.
Forța lor de muncă, diversă atât din punct de vedere demografic, cât și geografic, și-a exprimat clar feedback-ul. Intranetul nu dispunea de funcții de colaborare socială și de conținut personalizabil, ceea ce a dus la plângeri din partea multor angajați care simțeau că sunt lăsați în afara evenimentelor companiei sau că nu sunt la curent cu ceea ce se întâmplă în cadrul companiei. Pe lângă acest aspect central al brandului companiei, fiecare divizie are, de asemenea, scopuri și obiective diferite. Acest lucru a determinat necesitatea unei accesibilități și a unei funcționalități de căutare sporite.
Acadian a apelat la Interact pentru a ajuta la crearea unei soluții solide de intranet pentru a menține fiecare angajat conectat și informat, împreună cu adăugarea unui aspect social foarte solicitat.
Nașterea Acadian Central
Pentru a-și începe călătoria, Acadian a efectuat cercetări extinse cu angajații pentru a determina ce caracteristici erau cele mai importante și cum doreau să împărtășească informațiile. Cercetările au relevat următoarele:
- Angajații doreau un amestec de conținut de afaceri și social.
- Capacitatea de a accesa intranetul pe diferite platforme, inclusiv mobile, era importantă.
- Din cauza celor șase divizii diverse ale Acadian, abilitatea de a personaliza conținutul a fost un element cheie pentru a menține intranetul relevant pentru fiecare utilizator.
- Menținerea informațiilor proaspete și ușor de găsit a fost un alt factor cheie.
Pentru ca angajații să fie entuziasmați de noul Acadian Central, au proiectat o mascotă numită „A.C., expertul Acadian Central”. Un personaj A.C. a fost creat pentru fiecare divizie, ca o reprezentare pentru fiecare tip de angajat. El a avut grijă să se îmbrace corespunzător, cu numeroase schimbări de ținută și nume asortate.
A.C. a apărut peste tot pe intranet, postând informații utile și „how-to’s” pentru ca angajații să fie pe deplin familiarizați cu ceea ce putea face noul site. El le-a reamintit să își completeze profilurile, să urmărească alți angajați și să țină pasul cu memo-urile importante de la CEO, vicepreședinți și alți lideri ai companiei.
Un design prietenos cu mobilul
Reacțiile angajaților au enumerat accesibilitatea ca fiind o problemă majoră cu vechiul intranet. Pentru a combate aceste dificultăți, Acadian s-a folosit de designul Interact care răspunde la mobil.
Pentru nevoile mobile ale Acadian, capacitatea Interact de a găzdui link-uri și documente a fost o mină de aur. Pentru a îmbunătăți această caracteristică, Acadian a dezvoltat „butoane” ușor de văzut chiar în partea de sus a paginii lor de pornire, care fac legătura cu toate programele și instrumentele cele mai importante.
Această bară de instrumente a făcut ca utilizarea intranetului să fie mai intuitivă. A existat un feedback copleșitor de pozitiv din partea angajaților care nu mai trebuie să vâneze pentru a găsi legăturile de care au nevoie. Având în vedere solicitările frecvente de adăugare și mutare a acestor butoane, Acadian le-a încorporat, de asemenea, în subpaginile lor (pagina de beneficii HR & și pagina de linkuri).
Pentru a se asigura că angajații văd informațiile de care au nevoie, există secțiuni similare pentru „știri” pe noua pagină principală.
Secțiunea de noutăți & Memos este vitală pentru a transmite informații cruciale, inclusiv actualizări IT și probleme de securitate, modificări ale protocolului medical și ale echipamentelor folosite de medici, precum și cursuri obligatorii de învățare continuă pentru personal. Aceasta transmite informații despre evenimentele și sărbătorile companiei, astfel încât angajații distribuiți să nu se simtă excluși.
„Având toate aceste documente într-un singur loc, îmi este mai ușor să le indic noilor angajați pagina respectivă în timpul orientării”, spune Heidi Luquette, coordonator de orientare. „Le oferă un ghișeu unic la care să meargă, astfel încât navigarea pe Intranet – împreună cu noul lor loc de muncă – este mai puțin înfricoșătoare.”
Pentru a adăuga simultan un element social și în același timp pentru a sublinia noul design, ușor de utilizat pe mobil, Acadian a organizat un concurs „Unde este A.C.?” pentru a sublinia faptul că A.C. este acum mereu alături de personalul său. De asemenea, au distribuit decupaje din coroplast de 11″ ale personajului A.C. și au lansat un concurs pentru a vedea unde îl pot duce angajații pe A.C. Angajații au fost încurajați să îl ducă la serviciu, acasă și în vacanță. Li s-a cerut să facă o fotografie cu A.C. și să o posteze în galeria călătoriilor sale de pe intranet.
Introducerea lui A.C. în diferite părți ale site-ului a ajutat la conferirea unei personalități intranetului lor. Le-a arătat angajaților că, spre deosebire de intranetul moștenit, Acadian Central nu era doar o casă sufocantă pentru date, ci un centru distractiv și social pentru conectarea cu colegii.
Pentru a încuraja angajații să își completeze profilurile până la capăt (poză, biografie, locație, interese și expertiză), a fost organizat un concurs. Timp de patru săptămâni, 25 de câștigători au fost aleși în fiecare săptămână dintre toți angajații cu un grad de completare a profilului de 100%, utilizând raportul „Completitudinea profilului” din Interact Analytics. Câștigătorii, aleși la întâmplare, au primit o cană izolată din aluminiu „Acadian Central”. În timpul acestui concurs, gradul de completare a profilului a crescut cu aproape 650% în doar patru săptămâni.
Noul „Acadian Central”
Acadian a fost lansat inițial pe 19 aprilie 2017, introducând caracteristici sociale și o accesibilitate îmbunătățită, alături de o gamă diversă de conținut pentru utilizatorii săi.
Cu toate acestea, în ciuda îmbunătățirilor observate după retragerea vechiului intranet intern, echipa a primit feedback conform căruia noul site devenea mai mult o problemă decât un instrument util.
Echipa Intranet și-a propus să obțină feedback prin intermediul unei cercetări la nivelul întregii companii. Ei au descoperit că personalul simțea că intranetul era prea aglomerat, drăguț, social și prea complicat, prezentând dificultăți atunci când încerca să găsească lucrurile de care avea nevoie. În ciuda eforturilor de a servi diferitele divizii și nevoile lor, în realitate, intranet-ul a fost construit pentru un singur public.
Echipa Intranet a început să aducă o serie de îmbunătățiri la Acadian Central:
- Stabilirea titlurilor, rezumatelor și etichetelor bogate în cuvinte cheie pentru tot conținutul, pentru a îmbunătăți capacitatea de căutare
- Introducerea Best Bets pentru a prioritiza paginile populare pentru anumiți termeni de căutare
- O reproiectare a temei, introducând brandingul extern stabilit
- Îndepărtarea funcțiilor sociale în exces, cum ar fi anunțurile de nuntă și de bebeluș, de pe pagina principală
- Introducerea unei metode mai bune de încărcare a profilurilor angajaților
- Îndepărtarea a sute de pagini duplicate și inutile
- Asemnarea unei imagini implicite pentru a înlocui vechiul grafic „imagine spartă”
Rezultatul a fost un aspect mai curat și mai simplu, care a început să genereze un feedback mai pozitiv din partea angajaților.
O strategie premiată pentru lucrătorii offline
Deși noul design a obținut rezultate favorabile, lipsa de optimizare pentru fiecare angajat a fost cea mai mare provocare. Pentru a răspunde acestei nevoi, echipa Acadian s-a concentrat pe realizarea unor pagini de pornire personalizate pentru fiecare divizie, atenuând conținutul și link-urile inutile, împingând în același timp conținut personalizat și știri relevante pentru utilizatori.
Forța de muncă diversă și răspândită a organizației cuprinde medici și personal medical, personal corporatist de birou, personal de securitate și personal de siguranță. Acest ultim grup include un număr de angajați din domeniul siguranței aflați la distanță, off-shore, care sunt adesea izolați și dispersați geografic.
Crearea unei pagini de pornire personalizate pentru acest grup a necesitat o înțelegere profundă a nevoilor și provocărilor lor unice. Pentru a le satisface, pagina de pornire a fost puternic personalizată pentru această divizie, adăugând grafică familiară și informații pe care angajații erau obișnuiți să le primească prin alte canale. Fluxurile de știri de pe pagina de start au fost, de asemenea, puternic direcționate pentru a se asigura că conținutul era relevant pentru divizie.
În cele din urmă, echipa a adăugat Employee Spotlights. Acest lucru nu numai că a prezentat munca excelentă a angajaților individuali, dar i-a și ajutat pe fiecare dintre ei să se cunoască între ei: eliminând sentimentele de izolare și deconectare.
Acadiana a apreciat valoarea și nevoia de experiențe personalizate ale intranetului, este ceea ce le-a adus un loc în cadrul Premiilor Interact, categoria Cea mai bună strategie offline.
„Acadian sunt un exemplu excelent de comunicare eficientă către un public greu de atins. Lucrătorii lor de la distanță se luptă adesea atât pentru timp, cât și pentru recepție, astfel încât furnizarea unei pagini de pornire și a unei experiențe dezgolite, bazate pe ceea ce acești angajați spun că au nevoie, asigură faptul că intranetul lor este mai ușor de înțeles și de adoptat.”
– Simon Dance, judecător al Premiului de Excelență Interact
Rezultate captivante
Acadian Central a fost vital pentru operațiunile de la Acadian Companies. Aceștia au acum o modalitate de a transmite informații la mii de angajați în câteva minute.
De la lansarea completă, pe 19 aprilie 2017, nu a existat nicio zi (inclusiv weekend-uri și sărbători) cu mai puțin de 800 de vizitatori unici. În orice zi, Acadian poate presupune că cel puțin 2.000 de vizitatori unici văd conținutul de pe intranetul lor.
Modificările aduse paginii de pornire a diviziei de siguranță a Acadian, care deservește inspectorii, formatorii, salvatorii, ofițerii de securitate și paramedicii de la distanță, au avut un impact semnificativ și măsurabil. Mai mulți angajați din domeniul siguranței nu numai că vizualizează conținutul, dar petrec efectiv timp citind articolele și documentele adăugate.
Primarul inițiativei de personalizare pentru această secțiune deosebit de îndepărtată a forței de muncă, organizația a avut, de asemenea, dificultăți chiar și în a convinge personalul să se conecteze la intranet. Utilizând raportul Interact’s Login History Report, echipa a urmărit de atunci o creștere a numărului de conectări, mai mult de jumătate dintre toți angajații diviziei de siguranță – mulți dintre ei lucrând fără o conexiune fiabilă la internet – conectându-se acum cel puțin o dată pe lună.
Utilizatorii se arată deosebit de interesați să citească mai multe despre colegii lor, widgetul Employee Spotlights și SMS Standout continuând să atragă majoritatea interacțiunilor din partea personalului, inclusiv comentarii și aprecieri. Acadian Central joacă un rol crucial în conectarea acestor lucrători offline între ei și cu organizația în general.
„De când am făcut aceste schimbări la mijlocul anului 2018, am înregistrat o creștere de 550% a vizualizărilor paginii de pornire a diviziei, iar utilizatorii petrec acum cu un minut și jumătate mai mult pe pagină în fiecare sesiune decât o făceau înainte de schimbări.”
– Beth Chiasson,Intranet & Digital Marketing Strategist
.