Lecția 4: Introducere în obiecte
/ro/access2013/introduction-to-databases/content/
Introducere
Bazele de date din Access sunt compuse din patru obiecte: tabele, interogări, formulare și rapoarte. Împreună, aceste obiecte vă permit să introduceți, să stocați, să analizați și să compilați datele așa cum doriți.
În această lecție, veți învăța despre fiecare dintre cele patru obiecte și veți ajunge să înțelegeți cum interacționează între ele pentru a crea o bază de date relațională complet funcțională.
Tabele
Până în acest moment, ar trebui să înțelegeți deja că o bază de date este o colecție de date organizată în mai multe liste conectate. În Access, toate datele sunt stocate în tabele, ceea ce plasează tabelele în centrul oricărei baze de date.
Să știți deja că tabelele sunt organizate în coloane verticale și rânduri orizontale.
Rânduri și coloane într-un tabel Access În Access, rândurile și coloanele sunt denumite înregistrări și câmpuri. Un câmp este mai mult decât o simplă coloană; este o modalitate de organizare a informațiilor în funcție de tipul de date pe care le reprezintă. Fiecare informație din cadrul unui câmp este de același tip. De exemplu, fiecare intrare într-un câmp numit First Name ar fi un nume, iar fiecare intrare în câmpul numit Street Address ar fi o adresă.
Câmpuri și nume de câmp În mod similar, o înregistrare este mai mult decât un rând; este o unitate de informații. Fiecare celulă dintr-un anumit rând face parte din înregistrarea acelui rând.
O înregistrare Rețineți cum fiecare înregistrare se întinde pe mai multe câmpuri. Chiar dacă informațiile din fiecare înregistrare sunt organizate în câmpuri, ele aparțin celorlalte informații din acea înregistrare. Vedeți numărul din stânga fiecărui rând? Este numărul de identificare care identifică fiecare înregistrare. Numărul de identificare al unei înregistrări se referă la fiecare informație conținută pe acel rând.
Numerele de identificare ale înregistrărilor Tabelele sunt bune pentru stocarea informațiilor strâns legate între ele. Să spunem că dețineți o brutărie și aveți o bază de date care include un tabel cu numele și informațiile clienților dumneavoastră, cum ar fi numerele de telefon, adresele de domiciliu și adresele de e-mail. Deoarece toate aceste informații sunt detalii despre clienții dumneavoastră, le includeți pe toate în același tabel. Fiecare client ar fi reprezentat de o înregistrare unică, iar fiecare tip de informații despre acești clienți ar fi stocat în propriul său câmp. Dacă ați decide să adăugați mai multe informații – de exemplu, ziua de naștere a unui client – ați crea pur și simplu un nou câmp în cadrul aceluiași tabel.
Formulare, interogări și rapoarte
Deși tabelele stochează toate datele dumneavoastră, celelalte trei obiecte – formulare, interogări și rapoarte – vă oferă modalități de a lucra cu ele. Fiecare dintre aceste obiecte interacționează cu înregistrările stocate în tabelele bazei dumneavoastră de date.
Formulare
Formularele sunt utilizate pentru introducerea, modificarea și vizualizarea înregistrărilor. Probabil că ați fost nevoit să completați formulare în multe ocazii, cum ar fi atunci când vizitați un cabinet medical, când aplicați pentru un loc de muncă sau când vă înscrieți la școală. Motivul pentru care formularele sunt folosite atât de des este că reprezintă o modalitate ușoară de a ghida oamenii spre introducerea corectă a datelor. Atunci când introduceți informații într-un formular în Access, datele ajung exact acolo unde designerul bazei de date dorește să ajungă: în unul sau mai multe tabele aferente.
Un formular Formele facilitează introducerea datelor. Lucrul cu tabele extinse poate fi derutant, iar atunci când aveți tabele conectate este posibil să fie nevoie să lucrați cu mai multe tabele deodată pentru a introduce un set de date. Cu toate acestea, cu ajutorul formularelor este posibil să introduceți date în mai multe tabele în același timp, toate într-un singur loc. Proiectanții de baze de date pot chiar să stabilească restricții asupra componentelor individuale ale formularelor pentru a se asigura că toate datele necesare sunt introduse în formatul corect. Una peste alta, formularele ajută la menținerea coerenței și organizării datelor, ceea ce este esențial pentru o bază de date precisă și puternică.
Cercetare
Cercetarea este o modalitate de a căuta și de a compila date din unul sau mai multe tabele. Executarea unei interogări este ca și cum ați pune o întrebare detaliată bazei de date. Când construiți o interogare în Access, definiți condiții specifice de căutare pentru a găsi exact datele pe care le doriți.
Interogările sunt mult mai puternice decât căutările simple pe care le puteți efectua în cadrul unui tabel. În timp ce o căutare ar putea să vă ajute să găsiți numele unui singur client al afacerii dumneavoastră, ați putea executa o interogare pentru a găsi numele și numărul de telefon al fiecărui client care a făcut o achiziție în ultima săptămână. O interogare bine concepută vă poate oferi informații pe care poate că nu le-ați putea găsi doar căutând printre datele din tabelele dvs.
Proiectarea unei interogări Raporturi
Raporturile vă oferă posibilitatea de a vă prezenta datele în format tipărit. Dacă ați primit vreodată o imprimare pe calculator a programului unei clase sau o factură tipărită a unei achiziții, ați văzut un raport de bază de date. Rapoartele sunt utile deoarece vă permit să prezentați componente ale bazei dumneavoastră de date într-un format ușor de citit. Puteți chiar să personalizați aspectul unui raport pentru a-l face atractiv din punct de vedere vizual. Access vă oferă posibilitatea de a crea un raport pornind de la orice tabel sau interogare.
Un raport Punând totul laolaltă
Inclusiv dacă aveți o idee bună despre modul în care poate fi utilizat fiecare obiect, inițial poate fi dificil să înțelegeți cum funcționează toate acestea împreună. Este util să vă amintiți că toate lucrează cu aceleași date. Fiecare bucată de date pe care o utilizează o interogare, un formular sau un raport este stocată într-una din tabelele bazei dumneavoastră de date.
Cele patru obiecte Access Formularele vă permit atât să adăugați date în tabele, cât și să vizualizați datele care există deja. Rapoartele prezintă date din tabele și, de asemenea, din interogări, care apoi caută și analizează date în cadrul acelorași tabele.
Aceste relații par complicate, dar, de fapt, ele funcționează împreună atât de bine și de natural încât, adesea, nici măcar nu observăm când folosim obiecte de baze de date conectate. Ați folosit vreodată un catalog electronic de cărți pentru a căuta o carte la bibliotecă? Sunt șanse mari să fi introdus căutarea în ceva care arată așa:
Un catalog electronic de cărți Când ați efectuat căutarea, ați introdus termenii de căutare într-un formular care apoi a creat și a rulat o interogare bazată pe cererea dumneavoastră. Când interogarea a finalizat căutarea în tabelele bazei de date a înregistrărilor care corespundeau căutării dumneavoastră, vi s-a afișat un raport care a extras informații din interogare și din tabelele aferente – în acest caz, o listă de cărți care corespund termenilor de căutare. Ați putea reprezenta conexiunile dintre obiecte astfel:
O căutare a unei cărți. Datele transmise în formular sunt utilizate într-o interogare a bazei de date, care își extrage datele din tabelele relevante. Rezultatele interogării sunt prezentate într-un raport.
Să spunem că, în loc să folosiți aceste instrumente, ar trebui să căutați într-un tabel uriaș care conține fiecare carte din sistemul bibliotecii. Înregistrările relevante ar fi probabil împrăștiate în mai multe tabele: un tabel pentru titlurile și descrierile cărților, un tabel care conține informații despre cărțile care sunt verificate sau scoase și un tabel cu fiecare filială a bibliotecii, pentru a numi doar câteva.
Ar trebui să căutați în cel puțin trei tabele doar pentru a găsi o carte, a afla locația acesteia și a vedea dacă este verificată! Este ușor de imaginat cât de dificil ar putea deveni să găsești cartea potrivită. Dacă nu ați fi atent, ați putea chiar să stricați ceva, ștergând sau modificând din greșeală o înregistrare. Este ușor de văzut cum obiectele bazei de date fac această căutare mult mai ușor de gestionat.
În lecția noastră de Introducere în bazele de date, am discutat conceptul de bază de date relațională, care este o bază de date care este capabilă să înțeleagă modul în care diferite seturi de date relaționează între ele. Situații precum exemplul de mai sus sunt exact motivul pentru care oamenii găsesc bazele de date relaționale atât de utile. Fără o bază de date relațională, ceea ce ar trebui să fie o sarcină simplă – să cauți o carte și să vezi dacă a fost înregistrată și unde – devine incredibil de complicat și consumator de timp. Cunoașterea modului de utilizare a celor patru obiecte Access poate face chiar și sarcinile complicate destul de ușor de utilizat.
/ro/access2013/getting-started-with-access/contenit/
.