Unul dintre pilonii oricărui proiect este structura de defalcare a lucrărilor (WBS) și dicționarul WBS aferent. Fie că sunteți un antreprenor care prezintă linia de bază a proiectului sau clientul care revizuiește linia de bază, WBS și Dicționarul WBS reprezintă piatra ta de Rosetta pentru a înțelege modul în care piesele disparate ale unui proiect se vor lega în cele din urmă și, în cele din urmă, vor livra tot ceea ce v-ați propus să realizați cu proiectul dumneavoastră.
WBS este defalcarea ierarhică a proiectului pe livrabile. Este structura reală pe care suntem obișnuiți să o vedem și să o folosim pentru a organiza proiectul. Ne permite să împărțim domeniul de aplicare în bucăți mai ușor de gestionat și oferă o structură de raportare pe care o folosim pentru planificare, capturarea performanțelor și a rezultatelor efective. Structura ierarhică ne permite să analizăm proiectul la cel mai mic nivel, să îl analizăm ca întreg sau la un nivel intermediar. WBS este excelentă pentru aceste lucruri. Ceea ce nu este întotdeauna evident atunci când se analizează WBS este modul în care lucrările se raportează la declarația de lucrări (SOW), care adesea nu este structurată în același mod ca WBS.
Figura 1 – Structura de defalcare a lucrării
Dicționarul WBS, pe lângă extinderea descrierii simple pe o singură linie a elementelor WBS, leagă WBS de Declarația de lucrări (SOW). Dicționarul WBS este, de obicei, o foaie de calcul care enumeră WBS, numele elementului WBS, o descriere a lucrărilor din elementul respectiv, cel puțin. În plus, un dicționar bun va avea un câmp care desemnează paragraful SOW care este acoperit de acel element WBS. Această cartografiere leagă cele două structuri una de cealaltă și deschide o mulțime de posibilități de înțelegere a modului în care este planificat proiectul, a performanțelor sale și a costurilor sale. Un dicționar WBS ar putea arăta ca în exemplul de mai jos:
Ultima coloană din exemplu arată modul în care elementele de cel mai jos nivel ale WBS sunt legate de SOW. În exemplu, vedeți că fiecare element este legat de două paragrafe diferite din SOW. Primul este comun tuturor elementelor; să spunem că este vorba de paragraful Managementul proiectului din Caietul de sarcini. Această legătură arată că proiectul va planifica, va realiza și va capta date reale pentru managementul proiectului la fiecare element individual. Fiecare element este, de asemenea, legat de un paragraf unic care poate conține cerințe specifice asociate cu domeniul de activitate al comunicării. Fiecare element WBS ar trebui să fie asociat cu cel puțin un paragraf din SOW, dar, de obicei, acestea vor fi asociate cu mai multe paragrafe. Dacă aveți un element WBS care nu este asociat cu un paragraf SOW, trebuie să vă întrebați „de ce facem acest lucru?”, deoarece se pare că nu face parte din contract. Dimpotrivă, fiecare paragraf SOW ar trebui să fie legat de cel puțin un element WBS și, de obicei, acesta atinge mai multe elemente WBS.
Atunci, ce vă oferă faptul că aveți aceste două structuri legate între ele? Vă permite să vă priviți proiectul în diferite dimensiuni care deschid o mulțime de oportunități de raportare și analiză. De exemplu, doar uitându-vă la o matrice a locurilor în care cele două documente sunt conectate vă poate spune rapid dacă aveți totul acoperit în SOW sau dacă efectuați lucrări într-un element WBS care nu se află în contract.
Dar acesta este doar începutul. Gândiți-vă ce informații sunt surprinse într-un paragraf SOW. Toate aceste informații pot fi acum legate de un WBS, ceea ce înseamnă că pot fi legate de un program, de performanța dintr-un sistem de valori câștigate, de organizația care execută lucrarea sau de datele reale din sistemul dvs. de contabilitate.
Prin examinarea relațiilor care există între elementele WBS din program puteți vedea cum sunt legate diferite paragrafe SOW și dacă acest lucru are sens sau nu. În exemplul dicționarului WBS de mai sus, v-ați putea aștepta să vedeți legături între Testarea componentelor (1.3.1) și Testarea sistemului (1.3.2). Dacă aceste legături nu există, ar fi un semnal de alarmă pentru proiectul dvs. care ar trebui investigat.
Exemplul de relații este doar o zgârietură la suprafață. Performanța și efectivele pot fi alocate înapoi la paragrafele SOW. Legătura ar putea să nu fie exactă, s-ar putea să trebuiască să alocați efective asociate cu un WBS la mai multe paragrafe SOW, dar această vizibilitate este totuși valoroasă. Puteți, de asemenea, să pătrundeți în paragrafele SOW și să vedeți cum se leagă elementele din cadrul acestor paragrafe. De exemplu, paragrafele SOW vor identifica, de obicei, produsele livrabile afectate de un paragraf SOW. O simplă cartografiere a unui livrabil la un paragraf SOW, legată înapoi prin dicționarul WBS, deschide ușa pentru a examina toate atributele discutate mai sus pentru fiecare livrabil. Apoi adăugați câmpuri suplimentare la Dicționarul WBS (număr de articol de contract, manageri de cont de control, indicatori de cont de control etc.) și posibilitățile cresc.
Utilizat corect, Dicționarul WBS devine mult mai mult decât un document care descrie lucrările. El devine un caleidoscop al proiectului care vă permite să priviți datele proiectului dumneavoastră într-un număr infinit de moduri.