Dacă doriți să vă începeți călătoria către o automatizare a conturilor de plată sau dacă căutați o nouă tehnologie pentru a vă îmbunătăți eforturile de automatizare existente, aceasta poate fi o piață confuză, cu o mare varietate de soluții, software de automatizare și instrumente. Acest ghid a fost creat pentru a vă ajuta să începeți să cercetați, să evaluați și să selectați cea mai bună soluție software de automatizare a conturilor de plătit pentru nevoile organizației dumneavoastră. Este important de reținut, acest ghid se bazează pe importanța de a ține cont de caracteristicile software-ului de conturi de plătit care ar servi cel mai bine companiei dvs.
Etapa #1: Definiți domeniul de aplicare
Pot fi mult prea simplu să vă gândiți la domeniul de aplicare al proiectului dvs. ca la rezultatul pe care sperați să îl obțineți. S-ar putea să vă gândiți: „Caut o soluție care să ne ajute să accelerăm și să automatizăm procesul de conturi de plătit și să îmi ușureze puțin viața la AP”. Deși acesta este un obiectiv rezonabil și realizabil cu mai multe soluții moderne de automatizare a facturilor AP, trebuie să petreceți ceva mai mult timp și să vă gândiți la acest prim pas, deoarece vă va ajuta să definiți succesul viitorului dumneavoastră proiect.
Pentru a pregăti terenul, iată o scurtă prezentare generală a etapelor cheie ale procesării facturilor, astfel încât să puteți determina ce domenii doriți să îmbunătățiți:
- Recepția facturilor și capturarea datelor
- Fluxul de lucru și aprobarea facturilor
- Plata furnizorilor
Procesarea facturilor nu este același lucru cu facturarea electronică, nici cu portalurile furnizorilor sau cu sistemele complexe de achiziții. Aceste tipuri de soluții vă pot ajuta să lucrați mai eficient în unele privințe, dar nu susțin nucleul procesului de plată. Dacă conturile de plată reprezintă prioritatea dvs. principală, ar trebui să vă concentrați eforturile asupra unei soluții care poate gestiona aceste trei etape:
- Recepția facturilor: hârtie, pdf, xml… toate datele într-un singur format
Cum primiți astăzi facturile furnizorilor? Hârtie în poștă, pdf prin e-mail și/sau facturi electronice? O soluție bună de scanare și capturare a datelor își va face treaba consolidând toate facturile, indiferent de format, în date standardizate pentru a fi introduse în fluxul de lucru digital al AP. Acest serviciu poate fi externalizat, achiziționat ca parte a soluției de automatizare a facturilor AP sau ca sistem de sine stătător. În acest din urmă caz, este esențial să existe o conexiune solidă între soluția de captură și toate celelalte sisteme existente.
- Fluxul de lucru al facturilor: accelerați procesarea prin eliminarea sarcinilor manuale
Procesarea efectivă a unei facturi include sarcini diferite, în funcție de tipul de factură. Facturile de cheltuieli, sau non-PO, trebuie să fie codificate, distribuite și aprobate. Facturile care se referă la o comandă de achiziție (PO) trebuie să fie conectate la o comandă de achiziție (PO), datele trebuie să corespundă la nivel de linie și orice abateri identificate trebuie distribuite pentru revizuire și aprobare. Cu o soluție modernă de automatizare a facturilor AP, fiecare dintre aceste sarcini poate fi automatizată într-o mare măsură. Dacă vă gândiți să vă bazați exclusiv pe capacitățile existente ale fluxului de lucru nativ al sistemului dvs. ERP/financiar, asigurați-vă că examinați dacă acesta este potrivit pentru a oferi o soluție eficientă pentru procesarea facturilor fără atingere. Luați în considerare cheltuielile generale IT și suportul continuu pentru configurarea și întreținerea fluxurilor de lucru native în cazul dvs. de afaceri, analiza ROI și indicatorii de succes.
- Plata furnizorilor: plăți sigure și rapide pentru relații mai bune cu furnizorii
După ce factura a fost procesată și aprobată în fluxul de lucru AP, aceasta va fi înregistrată în sistemul ERP pentru înregistrarea și plata finală. Cea mai bună soluție software de automatizare a conturilor de plătit vă va ajuta să accelerați procesarea facturilor pentru a permite o plată mai rapidă către furnizor. Dacă alegeți calea unei soluții externe pentru conturile de plăți, procesarea va avea loc în afara sistemului ERP, astfel încât este esențial ca soluția pe care o selectați să aibă o integrare perfectă și solidă cu ERP pentru a vă asigura că informațiile circulă fără probleme și în siguranță între cele două sisteme.
Scopul proiectului trebuie să se bazeze pe nevoile și provocările organizației dumneavoastră. Ceea ce este important de reținut aici este să stabiliți obiective clar definite și să vă încadrați în domeniul de aplicare al proiectului. Una dintre cele mai mari capcane ale unei inițiative de automatizare a software-ului AP este adăugarea la domeniul de aplicare a unor subproiecte în domenii conexe, cum ar fi discountul dinamic, portalurile furnizorilor, facturarea electronică etc. Acestea pot fi considerate inițiative suplimentare separate, dar succesul lor se bazează pe faptul că mai întâi trebuie să vă faceți ordine în casa AP.
Exemple de obiective de proiect specifice și măsurabile includ:
- Reduceți timpul de procesare a facturilor cu X%
- Atingeți Y% procesarea complet automatizată – fără atingere – a facturilor bazate pe PO
- Reduceți costurile grele generate de plățile întârziate ale furnizorilor cu Z
Etapa nr. 2: Cartografiați procesul actual al conturilor de plăți pentru a vă identifica nevoile
Procesul conturilor de plăți constă, de obicei, în două fluxuri de lucru diferite, în funcție de tipul de factură: procesarea facturilor de cheltuieli care nu au legătură cu o comandă de achiziție și procesarea facturilor de cheltuieli directe care vor fi corelate cu o comandă de achiziție și o notă de intrare a mărfurilor în ERP și/sau în sistemul de achiziții.
Cheia aici este să vă analizați procesul actual și să vă concentrați asupra punctelor dureroase, astfel încât să vă asigurați că soluția pe care o selectați abordează aceste domenii cruciale, mai degrabă decât secțiunile mai puțin problematice care ar fi „nice to have”. Începeți acest pas prin identificarea proporției de facturi PO vs. non-PO din organizația dvs. Apoi, faceți o hartă a modului în care gestionați aceste fluxuri de lucru în prezent – câte persoane sunt implicate, ce etape sunt manuale față de cele automatizate și care sunt principalele puncte de durere sau blocaje în fiecare flux de proces? Cum vă arhivați în prezent facturile după ce sunt procesate? Iată o listă a celor mai frecvente provocări în fiecare flux de lucru pentru a vă ajuta să începeți.
Provocări în fluxul de lucru al facturilor de cheltuieli directe (PO):
- Corelarea liniilor de factură cu datele corespunzătoare din comenzile de achiziție și notele de recepție a mărfurilor atunci când nu toate datele sunt digitale și/sau sincronizate într-un singur sistem.
- Gestionarea datelor deviate ale facturilor este o sarcină care consumă foarte mult timp, necesitând investigații cu furnizorii și cumpărătorii.
- Dacă există un proces automat de potrivire, există adesea încă o provocare atunci când datele nu se potrivesc perfect, ceea ce determină o revizuire manuală.
- Toate motoarele de potrivire nu sunt egale, iar acest lucru poate avea un impact semnificativ asupra nivelului de procesare a facturilor fără atingere față de niveluri de intervenție mai mari decât cele așteptate.
Provocări în fluxul de lucru al facturilor de cheltuieli indirecte (non-PO):
- Dacă nu există o cutie poștală de primire centrală pentru facturile furnizorilor, acestea vor fi trimise către diferiți destinatari în diferite formate și riscă să rămână blocate în cutii poștale de primire personale sau pe birouri în locații dispersate înainte de a fi introduse vreodată în procesul AP.
- Manipularea manuală și numeroasele persoane implicate în procesul AP cresc riscul erorilor umane în codificarea, aprobarea și plata unei facturi.
- Sistemele învechite și greoaie întârzie procesul AP și cresc riscul întârzierilor – sau mai rău – al lipsei plăților către furnizori.
- Fără o soluție implementată, este aproape imposibil să ai o perspectivă asupra statutului unei facturi, a facturilor apropiate de data scadentă, a cheltuielilor reale și a facturilor care trebuie să fie acumulate.
După ce aveți lista principalelor puncte dureroase pe care doriți să le eliminați prin implementarea sau înlocuirea unei soluții de automatizare a conturilor de plăți, veți avea o înțelegere destul de bună a caracteristicilor cheie ale software-ului de conturi de plătit pe care ar trebui să le căutați atunci când examinați diferiți furnizori și soluții.
Pasul 3: Identificați dependențele de sistem
Sistemul de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) sau sistemul financiar este cea mai importantă dependență atunci când luați în considerare o nouă soluție de automatizare a conturilor de plăți. Este esențial ca noua soluție AP să aibă o conexiune puternică, stabilă și perfectă cu ERP pentru a asigura o sincronizare fără efort a datelor de bază – de la conturile din registrul general și termenii de plată până la comenzile de achiziție și codurile fiscale.
Când a fost configurată o sincronizare completă, datele privind facturile, achizițiile și contabilitatea pot fi schimbate fără probleme între sistemele de afaceri pentru a facilita potrivirea datelor din facturi cu comenzile de achiziție, intrările de mărfuri și contractele la nivel de detaliu la nivel de linie. Pentru departamentul AP, acest lucru înseamnă o procesare precisă și eficientă a facturilor cu cel mai înalt nivel de automatizare.
Cele mai importante puncte de acțiune din această etapă sunt identificarea sistemului (sistemelor) ERP pe care îl (le) utilizează organizația dumneavoastră, precum și a oricăror alte sisteme implicate în registrul (registrele) de conturi de plătit și în procesarea comenzilor de achiziție. Apoi, aflați la nivel intern dacă există planuri de actualizare sau de modificare a acestor sisteme, ceea ce ar putea avea un impact asupra calendarului proiectului dumneavoastră de automatizare. Ținând cont de acest lucru, asigurați-vă că verificați pe deplin furnizorii pe care îi cercetați. Pot oferi o conexiune stabilă și puternică la ERP-ul dvs. și se pot integra cu diferitele dvs. sisteme?
Pasul 4: Capturați cerințele IT
Multe companii care doresc să își automatizeze procesul de conturi de plătit întâmpină o provocare atunci când vine vorba de integrarea unui sistem cu infrastructura IT existentă, inclusiv cu ERP-ul utilizat. Dacă alegeți să instalați o soluție on-premise – găzduită pe serverele proprii și care necesită numeroase personalizări – implementarea unui nou sistem va deveni rapid un proiect IT complex, consumator de timp și costisitor.
Veste bună: există o altă cale. În prezent, există multe soluții de automatizare AP disponibile ca serviciu cloud standard. O aplicație standardizată înseamnă că aveți acces la întreaga funcționalitate care poate fi configurată în funcție de nevoile și procesele dvs. de afaceri într-un proiect de implementare rapidă și fără probleme. Administratorii de afaceri, mai degrabă decât resursele IT, sunt responsabili de actualizările permanente ale configurației, deoarece aceștia cunosc modul în care organizația dvs. tranzacționează cu furnizorii și modul în care acești furnizori vă facturează. Un alt beneficiu al unei soluții cloud este faptul că actualizările de produse sunt puse la dispoziție automat în mod regulat, astfel încât nu este nevoie să implicați echipa IT sau să aduceți consultanți externi pentru proiecte de actualizare.
Ca puncte de control acționabile pentru acest pas, asigurați-vă că implicați echipa IT pentru a vă asigura că poate susține proiectul cu resursele necesare. Aceștia vă pot ajuta, de asemenea, să luați decizia între o soluție on-premise sau o soluție mai scalabilă, în cloud. Și, în cele din urmă, asigurați-vă că cereți echipei dumneavoastră IT orice cerințe specifice legate de securitatea, găzduirea și întreținerea sistemului.
Etapa #5: Cercetați, auditați și comparați soluțiile
Acum că aveți o înțelegere destul de bună a tipului de soluție de care aveți nevoie și a provocărilor pe care doriți să le rezolvați, este timpul să începeți să căutați soluția care se potrivește cel mai bine nevoilor identificate. Există un motiv pentru care acest pas se află la sfârșitul listei: dacă începeți să căutați soluții înainte de a avea o imagine clară a nevoilor dumneavoastră, s-ar putea să fiți sedus de ceva care arată uimitor pe un site web sofisticat sau într-o broșură de marketing lucioasă, dar care, în realitate, nu face treaba de care aveți nevoie.
La fel ca atunci când plănuiți să cumpărați o mașină nouă sau să vă rezervați următoarea călătorie de vacanță, asigurați-vă că faceți cercetări amănunțite folosind diferite canale de informare:
- Începeți cu Google pentru a identifica potențialele soluții candidate, răsfoiți și marcați site-ul lor.
- Direcționați-vă spre LinkedIn pentru a participa la discuțiile din grupurile relevante, întrebați membrii grupului despre experiențele lor atunci când selectează și implementează o nouă soluție de automatizare a AP.
- Solicitați colegilor sau prietenilor dvs. din poziții și/sau companii similare feedback și recomandări cu privire la soluția pe care o folosesc.
După ce ați găsit lista restrânsă de furnizori, cereți-le studii de caz și referințe, precum și demonstrații live. Apoi, faceți referințe încrucișate la lista dvs. de top într-o singură fișă de comparație și evaluați cât de bine corespunde fiecare soluție cerințelor pe care le-ați evidențiat în etapele 1-4.
Etapa nr. 6: Construiți cazul dvs. de afaceri
Dacă ați finalizat etapele anterioare ale acestui ghid al cumpărătorului, atunci ați făcut deja majoritatea cercetărilor și a colectării de date necesare pentru a construi un caz de afaceri. Acum este momentul să vă rezumați constatările și să vă asigurați că prezentați informațiile relevante părților interesate și factorilor de decizie potriviți.
Cum să le vindeți părților interesate din domeniul IT
Părțile interesate din domeniul IT vor trebui să știe ce impact va avea noua soluție asupra organizației lor, atât în ceea ce privește implementarea, inclusiv integrarea cu infrastructura IT existentă, cât și întreținerea continuă. Așadar, pentru a obține aprobarea IT, aceștia vor trebui să știe:
- Ce resurse vor fi necesare din partea echipei IT în timpul implementării?
- Va necesita soluția un sprijin continuu din partea IT în ceea ce privește întreținerea și actualizările regulate?
- Cum va susține soluția viitoarele modificări ale afacerii sau ale infrastructurii IT?
După cum s-a discutat la etapa 4, dacă alegeți o soluție bazată pe cloud veți putea bifa multe dintre căsuțele de bifat ale echipei IT, deoarece aceasta vă va oferi o integrare ușoară, fără întreținere internă și actualizări automate ale produsului. De fapt, probabil că îl veți ajuta pe managerul IT să elibereze timp pentru proiectele de bază ale afacerii prin înlocuirea soluțiilor vechi, pe site, cu un serviciu în cloud.
Cum să le vindeți părților interesate din domeniul financiar
Pentru părțile interesate din domeniul financiar, va fi vorba în principal de a face calculele și de a vă asigura că puteți prezenta un ROI rapid și credibil. Dar managerii financiari doresc, de asemenea, să fie reasigurați că acesta va fi un proiect cu risc scăzut, astfel încât este foarte important să se creeze încredere și să se prezinte o soluție cu un istoric dovedit. În acest caz, ar trebui să vă asigurați că aveți la îndemână studii de caz sau apeluri de referință cu companii care utilizează deja soluția pentru a dovedi credibilitatea furnizorului și a cazului dvs. de afaceri.
În plus, o soluție software modernă de automatizare a conturilor de plătit va ajuta la furnizarea unei vizibilități îmbunătățite a cheltuielilor și la o raportare mai precisă a fluxului de numerar și a contabilității de angajamente. Iar caracteristicile potrivite ale software-ului de conturi de plătit, cu siguranță, este ceva care va pune un zâmbet pe fața oricărui director financiar.
Faceți calculele – ROI
Când vine vorba de calculele ROI, există câteva puncte de date pe care trebuie să le colectați:
- Costul soluției: este crucial să aveți o imagine completă și detaliată, astfel încât să puteți calcula costul total de proprietate. Întrebați-l pe furnizor:
- Voi plăti un cost de licență sau un abonament lunar? Pe ce se bazează acest cost – numărul de facturi, de utilizatori sau altceva?
- Care va fi costul actualizărilor produsului în următorii ani?
- Care este costul de implementare și cât de mult sprijin va fi necesar din partea personalului IT intern al dumneavoastră în timpul implementării?
- Ce costuri ar trebui să vă așteptați pentru suport și întreținere permanentă?
- Economii importante, cum ar fi:
- Reducerea numărului de angajați și/sau extinderea organizației existente pentru a gestiona responsabilități mai mari.
- Evitarea comisioanelor de întârziere, a plăților pierdute sau duplicate și a economiilor din reducerile pentru plăți anticipate.
- Reducerea costurilor de gestionare a facturilor pe hârtie (scanare, expediere, arhivare).
- Înlăturarea resurselor interne de la întreținerea vechilor sisteme.
- Economii soft, cum ar fi:
- Economii de timp în întreaga organizație (de exemplu, bugetarii care fac muncă de birou și personalul AP care se ocupă de escaladările furnizorilor).
- Liberarea de resurse în AP pentru sarcini cu mai multă valoare adăugată.
- Cunoaștere îmbunătățită a procesului AP, aducând un sprijin în timp util și mai precis pentru previziunile financiare, fluxul de numerar și raportarea de angajamente.
- Relații îmbunătățite cu furnizorii.
- Flexibilitate organizațională mai bună în cazul schimbărilor de afaceri, cum ar fi fuziunile, achizițiile și expansiunile internaționale.
Solicitați furnizorului dvs. să vă ajute să adunați și să comparați toate aceste cifre și să puneți totul într-o foaie de calcul pe care să o prezentați părților interesate interne.