Considerând un job de office manager?

„Un office manager este responsabil pentru tot ceea ce poate afecta calitatea vieții în birou”, spune Jase Bergen, office manager pentru o companie de divertisment din New York. „Dacă este stricat, ar fi bine să îl repari – fără scuze. Pur și simplu o faci. Iar atunci când șase lucruri se strică deodată, trebuie să îți păstrezi calmul și să ai prezența de spirit pentru a-ți da seama ce trebuie reparat mai întâi.”

Puține roluri sunt la fel de integrale pentru un birou ca cel al managerului de birou. Responsabili de a face să circule informațiile în întreaga organizație, precum și de a coordona eforturile furnizorilor, managementului și suportului, managerii de birou se asigură că toată lumea lucrează în tandem pentru succesul general al companiei. Ați putea fi pregătit pentru această sarcină?

Descrierea unui loc de muncă de manager de birou include deseori stabilirea prețului consumabilelor de birou, gestionarea salariilor, controlul casieriei mărunte, supravegherea personalului de sprijin și intervievarea candidaților. Un manager de birou trebuie să își exercite o judecată sănătoasă în fiecare zi, iar orice abatere poate însemna concediere.

Considerați oamenii

Echipamentele nu sunt singurele lucruri care au nevoie de întreținere și asistență regulată într-o organizație. O mare parte din munca unui manager de birou constă în motivarea și coordonarea celorlalți pentru a se asigura că toată lumea lucrează împreună în mod productiv pentru un obiectiv comun.

„Trucul pentru a fi un bun manager de birou este să câștigi respectul oamenilor”, spune Bergen. Acest lucru înseamnă că personalul și managerii dvs. ar trebui să știe că pot conta pe dvs. în situații dificile pentru a face ceea ce trebuie pentru toată lumea, de fiecare dată. Uneori, acest lucru se traduce prin a susține ceea ce știi că este corect, chiar dacă un coleg de serviciu – sau șeful tău – nu este de acord cu decizia ta.

„Reputația ta este totul”, explică Bergen.

Gratificare imediată

În timp ce un manager de birou lucrează adesea sub o mare presiune, deoarece responsabilitățile sale sunt atât de mari ca anvergură, nivelul său de satisfacție este, de asemenea, ridicat. Într-un sondaj realizat în 2004 de către Asociația Internațională a Profesioniștilor Administrativi (IAAP), managerii de birou au declarat că faptul că pot vedea imediat rezultatele muncii lor reflectate în creșterea productivității și a eficienței biroului este ceea ce le place cel mai mult la munca lor.

Managerul de birou ideal

Jack Deal, un psiholog comportamental specializat în probleme de afaceri, a întocmit următoarea listă de abilități obligatorii pentru managerul de birou ideal.

• Abilități informatice de top.
• Comportament excelent la telefon.
• Abilități verbale: Dacă un ofițer manager nu poate vorbi bine, ce fel de impresie va proiecta? În multe companii, fluența în limbi străine este, de asemenea, un avantaj.
• Abilități scrise bune: Capacitatea de a utiliza o gramatică, o sintaxă și o logică adecvate atunci când scrie este crucială.
• Bune abilități de organizare: Faptul de a nu putea găsi sau accesa eficient informațiile importante poate dăuna unei afaceri.
• Calități de lider: Managerii de birou ar trebui să fie capabili să-i supravegheze pe ceilalți și să aibă dorința de a folosi, dar nu de a abuza de putere.
• O bună etică a muncii: Să apari la timp și să rămâi până la finalizarea lucrului este, de asemenea, important.
• Abilități de lucru în echipă: Capacitatea de a împărtăși informații atunci când este relevant și de a ajuta la realizarea de îmbunătățiri.

Breaking In

Dacă sunteți un asistent administrativ interesat să deveniți un manager de birou, verificați cu departamentul de resurse umane pentru orice programe de formare internă aferente disponibile. Potrivit IAAP, multe firme mari oferă cursuri de formare și dezvoltare profesională pentru a vă ajuta să vă pregătiți pentru managementul de birou.

Managerul autodidact

Administratorii pot, de asemenea, să își dezvolte singuri abilități manageriale, iar mulți dobândesc aceste abilități la locul de muncă, potrivit lui Annette Dubrouillet, președinte și proprietar al Continuum din Springfield, Virginia.

Consultant, vorbitor și coach personal care lucrează în mod regulat cu profesioniști din domeniul administrativ, Dubrouillet îi sfătuiește pe administratori să își dezvolte abilități de auto-împuternicire. „Administratorii trebuie să fie responsabili de propria dezvoltare profesională, de propria sănătate mentală în cadrul muncii lor și de propriile abilități, fie prin crearea de rețele, seminarii educaționale sau găsirea unui antrenor”, spune ea.

Aflați mai multe despre carierele administrative.

Aflați mai multe despre carierele în afaceri.