Contabilitatea contractelor de servicii: Licențe și leasing de software

Printre numeroasele standarde de contabilitate noi și actualizate emise în ultimii ani, au fost făcute schimbări semnificative în ceea ce privește modul în care companiile abordează contractele de servicii. Pe de o parte, noile îndrumări privind contabilizarea contractelor de leasing au determinat organizațiile să reexamineze contractele de servicii care pot conține contracte de leasing, adăugând complexitate la interpretarea și raportarea acestor acorduri. Pe de altă parte, noile reguli de contabilizare a anumitor contracte de software clarifică modul în care contabilii ar trebui să abordeze aceste acorduri.

Citește în continuare pentru a afla despre noile modificări și accesează instrumente gratuite care să te ajute să simplifici conformitatea.

Contabilitatea contractelor de leasing încorporate în contractele de servicii

În conformitate cu noile standarde de contabilizare a contractelor de leasing ASC 842, IFRS 16 și GASB 87, organizațiile trebuie să își examineze contractele de servicii (cum ar fi cele de logistică, securitate și stocare a datelor) și să evalueze dacă aceste acorduri conțin contracte de leasing încorporate.

Nu există scurtături pentru identificarea contractelor de leasing încorporate. Contractele de servicii vor conține rareori termenii „leasing” sau „chirie”, ceea ce face ca acest proces să fie o întreprindere complexă, în special pentru companiile cu volume mari de acorduri de evaluat. Într-un sondaj KPMG publicat în perioada în care companiile publice făceau tranziția la noul standard, respondenții au raportat că identificarea contractelor de leasing încorporate a fost unul dintre cele mai dificile aspecte ale tranziției.

Pentru o mai mare claritate cu privire la modul în care contractele de leasing pot fi încorporate în contracte, să trecem în revistă un exemplu.

Compania A are un contract de servicii de securitate cu ABC Security. ABC Security furnizează camere de luat vederi, monitoare și tastaturi pentru instalațiile companiei A. Contractul stipulează că societatea A va avea utilizarea completă a echipamentului de monitorizare al ABC Security. Contractul enumeră fiecare element, împreună cu un număr de identificare, care va fi utilizat pentru acest contract.

Compania A va avea control deplin asupra echipamentului de monitorizare și va obține în mod substanțial toate beneficiile economice ale echipamentului de securitate. Partea de echipament din acest contract îndeplinește toate standardele necesare pentru un leasing încorporat:

1. Activele suport sunt identificate în mod specific.
2. Compania A deține controlul asupra activelor suport.
3. Compania A obține în mod substanțial toate beneficiile economice ale activelor suport.

Dacă sunteți în căutarea unui punct de plecare atunci când vă evaluați contractele, acordurile de securitate, logistică și depozitare conțin de obicei contracte de leasing încorporate.

LeaseQuery oferă un test de leasing încorporat pentru a evalua fiecare dintre contractele dvs. pentru leasinguri încorporate:

Dacă găsiți un contract care conține un leasing, utilizați trackerul nostru de urmărire a activelor de leasing pentru a păstra o evidență detaliată. Avem, de asemenea, un tracker de urmărire a activelor de leasing special pentru entitățile guvernamentale.

Sunt licențele de software considerate contracte de servicii în conformitate cu ASC 842, IFRS 16 sau GASB 87?

Noile reguli pentru contabilitatea contractelor de leasing ridică semne de întrebare cu privire la tratamentul cheltuielilor legate de taxele pentru taxele pentru software ca serviciu (SaaS) și licențele de software. Multe contracte de software acordă clienților dreptul de a utiliza o imobilizare necorporală. Din cauza limbajului de „drept de utilizare”, există confuzie cu privire la faptul dacă aceste contracte pot fi considerate contracte de leasing. Conform US GAAP, ASC 842 prevede în mod clar că imobilizările necorporale nu îndeplinesc condițiile pentru un contract de leasing. GASB 87 exclude, de asemenea, imobilizările necorporale.

În conformitate cu IFRS 16, imobilizările necorporale (și, prin urmare, licențele de software) pot îndeplini calificările pentru un contract de leasing. Ca atare, tratamentul pentru costurile asociate cu aceste licențe variază față de US GAAP. Pentru companiile care raportează în conformitate cu IFRS, este vital să colaborați cu auditorii dvs. pentru a vă asigura că interpretați corect îndrumările.

Contabilitatea pentru contractele de software ca serviciu – ce s-a schimbat

Utilizarea software-ului în cloud era deja în creștere înainte de pandemie. În urma COVID-19, SaaS a devenit o resursă vitală pentru muncă, școală și chiar divertisment. Având în vedere că atât de multe organizații investesc în cloud computing, este important să ne punem la curent cu îndrumările pentru contabilizarea acestor contracte.

Îndrumările actualizate, FASB Subtopic ASC 350-40, Contabilitatea clientului pentru costurile de implementare suportate în cadrul unui acord de cloud computing care este un contact de servicii (ASC 350-40), au intrat în vigoare la 1 ianuarie 2020 pentru companiile publice. Entitățile care nu sunt publice trebuie să urmeze noile îndrumări pentru toate perioadele anuale de raportare care încep după 15 decembrie 2020.

Până la emiterea ASC 350-40, existau două tratamente contabile diferite pentru contractele de software:

1. Contracte care conțin o licență de software: organizațiile puteau capitaliza costul licenței de software și costurile de implementare a acesteia.
2. Contracte de software care conțin doar servicii: îndrumările erau puțin mai neclare.

Cu contractele de cloud computing, de multe ori cumpărătorul achiziționează un serviciu, și nu o licență. Din cauza lipsei de claritate a orientărilor, a fost obișnuit să se trateze toate costurile legate de aceste contracte ca fiind cheltuieli suportate, ceea ce a determinat organizațiile să rateze oportunitatea de a capitaliza anumite taxe.

Ca urmare, cumpărarea de software la fața locului părea o decizie mai atractivă pentru rezultatele financiare ale unei companii. Dar achiziționarea unui produs SaaS poate avea beneficii de anvergură care eclipsează preocupările legate de contul de profit și pierdere. FASB, parțial ca urmare a recunoașterii modului în care lipsa de claritate a standardului afecta în mod nedrept aceste decizii de cumpărare, a emis ASC 350-40. Noile îndrumări clarifică tratamentul acordurilor de cloud computing – cele care includ și cele care nu includ licențe de software. Citiți blogul nostru care oferă o explicație mai detaliată a noilor îndrumări, precum și un exemplu pas cu pas de contabilizare a contractelor de servicii, inclusiv a înregistrărilor în jurnal.

Contabilitatea acordurilor de tehnologie a informației pe bază de abonament pentru entitățile guvernamentale

Similare organizațiilor private, entitățile guvernamentale variază foarte mult în ceea ce privește abordarea lor de contabilizare a contractelor de cloud computing. În 2020, GASB a publicat Declarația nr. 96, Subscription-Based Information Technology Arrangements, (GASB 96), care este prima îndrumare pentru raportarea guvernelor de stat și locale cu privire la contractele de software. Noile reguli sunt în vigoare pentru toate perioadele de raportare care încep după 15 iunie 2022.

Cautățile de orientare subliniază definiția unui acord de tehnologie a informației bazat pe abonament (SBITA) ca fiind „un contract care transmite controlul asupra dreptului de a utiliza software-ul IT al unui furnizor SBITA, singur sau în combinație cu active corporale de capital (activele IT de bază), așa cum se specifică în contract pentru o perioadă de timp, în cadrul unui schimb sau al unei tranzacții similare unui schimb”. Pentru a determina cu ușurință dacă contractele dvs. corespund definiției, utilizați instrumentul nostru gratuit de identificare SBITA.

Exigențele de raportare descrise în GASB 96 le reflectă pe cele din GASB 87, ghidul guvernamental pentru raportarea privind contractele de leasing. Entitățile guvernamentale sunt obligate să înregistreze un activ de abonament cu drept de utilizare și o datorie de abonament corespunzătoare. Standardul oferă, de asemenea, îndrumări pentru plățile în numerar, cum ar fi taxele de implementare, pentru a preveni viitoarele disparități în modul în care entitățile guvernamentale raportează costurile care nu țin de abonament.

IFRS și contractele de cloud computing

În comparație cu FASB și GASB, IASB a decis să nu adauge stabilirea unui nou standard pentru contractele de cloud computing în planul său de lucru. Comitetul de interpretări al consiliului a stabilit că îndrumările actuale oferite în IAS 38, IFRS 15 și IAS 1 oferă suficiente îndrumări pentru abordarea contractelor SaaS, inclusiv a costurilor de personalizare și configurare. Aceasta este o decizie provizorie de pe ordinea de zi, iar Comitetul de interpretare acceptă comentarii până la 15 februarie 2021.

Privind înainte

Modificările FASB și GASB privind contabilizarea acordurilor de cloud computing ar trebui să ofere o oarecare ușurare pentru contabili. Pe măsură ce tot mai multe programe software sunt găzduite în cloud, aceste actualizări permit organizațiilor să ia decizii informate cu privire la potențiale investiții în software fără a fi împiedicate de confuzia privind tratamentul contabil al achiziției.

În schimb, abordarea în mod continuu a contractelor de leasing încorporate va necesita mai multă muncă de teren. Va trebui să implementați procese care să vă permită să evaluați noile contracte și să identificați costurile de leasing și cele care nu țin de leasing.

Noile standarde pentru cloud computing oferă simplitate și claritate, în timp ce standardele pentru leasing complică lucrurile. Consiliile oferă puțin și iau puțin.

.