Controale interne pentru conturile de plată

Controale interne pentru conturile de plată

Controalele pentru conturile de plată sunt concepute pentru a ajuta la reducerea riscului de pierdere în funcția de conturi de plată. Controalele privind conturile de plată sunt împărțite în trei categorii: obligația de a plăti, introducerea datelor privind conturile de plată în sistem și plata furnizorilor.

Controale privind obligația de a plăti

Aprobarea facturii

Cu acest control, persoana care are autoritatea de a aproba plata semnifică faptul că aprobă factura furnizorului. Acest control este relativ slab în cazul în care persoana care aprobă nu vede decât factura furnizorului, deoarece nu există nicio modalitate de a spune dacă bunurile sau serviciile au fost primite sau dacă prețurile practicate au fost conforme cu ceea ce prevedea inițial contractul. De asemenea, cel care aprobă poate dori să știe ce cont din registrul general (GL) trebuie să fie debitat.

Este mai bine ca personalul AP să asambleze factura furnizorului, să autorizeze comanda de achiziție și documentația de recepție într-un pachet, apoi să ștampileze factura cu un bloc de semnături. De asemenea, ar trebui să includă și numărul de cont care urmează să fie debitat, iar apoi să fie revizuită de către cel care o aprobă. Această abordare îi oferă aprobatorului un set complet de informații cu care să lucreze pentru un control mai bun.

Aprobarea comenzilor de cumpărare

Departamentul de achiziții emite o comandă de cumpărare pentru toate achizițiile pe care le face compania. Această practică aprobă, în esență, toate cheltuielile înainte de a fi efectuate, ceea ce poate împiedica unele cheltuieli să se materializeze vreodată. Având în vedere că acest control necesită o cantitate decentă de muncă din partea personalului de achiziții, acesta va cere probabil membrilor personalului să solicite articolele cu un formular formal de cerere de cumpărare.

Utilizați abordarea de potrivire în trei direcții

Cineva din personalul de plăți va potrivi factura furnizorului cu comanda de cumpărare și dovada de primire înainte de a autoriza plata. Această abordare anulează necesitatea aprobării facturii, deoarece aprobarea se bazează pe comanda de achiziție. Este mai bună decât aprobarea bazată exclusiv pe comanda de achiziție, deoarece verifică primirea bunurilor sau serviciilor. Dar acest proces poate fi dureros de lent și, în cazul în care lipsesc documente, ar putea eșua cu ușurință. cu excepția cazului în care aveți un sistem electronic care să coreleze factura furnizorului cu recepția bunurilor în raport cu comanda de achiziție.

Cercetarea plății duplicate

Cu un sistem computerizat, există o căutare automată a numărului de factură duplicat, pentru a preveni plățile duplicate. Cu toate acestea, dacă încă operați cu un sistem manual, este o sarcină mai greoaie și mai consumatoare de timp. Este nevoie ca un funcționar de la contabilitatea de plată să caute în dosarul furnizorilor și în dosarul facturilor neplătite pentru a vedea dacă vreo factură primită de la un furnizor a fost deja plătită. În multe situații, volumul facturilor primite îngreunează acest lucru, făcându-i să renunțe la identificarea facturilor duplicate, ceea ce înseamnă că plata lucrurilor de două ori devine un risc sporit.

„Utilizarea unui sistem de achiziții electronice care se integrează cu conturile de plătitori face mult mai ușoară implementarea controalelor privind obligația de plată.”

Controale de intrare a datelor

Există multe modalități de a se asigura că toate facturile furnizorilor ajung în sistem, deși fiecare control are un nivel variabil de succes.

Înregistrare înainte de aprobare

Acest control pune un mare accent pe plata furnizorilor decât pe obținerea autorizației de plată. În această metodă, toate facturile sunt introduse în sistem împreună, așa că este cel mai bine utilizat atunci când ordinele de achiziție sunt folosite pentru a autoriza achizițiile.

Record After Approval

Acest lucru forțează personalul AP să verifice aprobarea tuturor facturilor înainte de a o introduce în sistem.

Utilizați liniile directoare privind numerotarea facturilor

Dacă una dintre cele mai mari probleme din organizația dvs. este reprezentată de plățile duplicate, atunci este important să vă asigurați că utilizați un sistem pentru a vă asigura că numerele facturilor sunt înregistrate corect. Sistemele electronice verifică dacă există numere de factură duplicate pentru a preveni plățile duplicate, dar dacă există o inconsecvență în modul în care sunt înregistrate aceste numere, cum ar fi utilizarea 0000623 o dată și 623 altă dată, sistemul nu va semnala acest lucru ca fiind un duplicat. Această problemă apare, de asemenea, atunci când există liniuțe în numărul facturii, deoarece 123-456 ar putea fi înregistrat cu liniuța sau ca 123456 în sistem.

Corelări cu bugetul în situațiile financiare

Dacă facturile furnizorilor sunt imputate în mod incorect departamentului greșit, este posibil ca managerul departamentului care examinează situațiile financiare să găsească discrepanța dintre suma imputată și buget, aducând-o în atenția departamentului de contabilitate.

Controale privind plățile

Majoritatea controalelor enumerate aici se aplică plăților prin cec, deoarece aceasta este încă cea mai frecventă metodă de plată. În cazul plăților electronice, aceste controale nu sunt la fel de utile, dar puteți în continuare să urmăriți plățile în sistemul dvs. de contabilitate.

Split Check Printing and Signing Duties

Cu acest control, o persoană pregătește cecurile, iar o altă persoană le semnează. Acest al doilea set de ochi oferă o verificare încrucișată pentru a se asigura că fondurile sunt acolo pentru plată, menținând în același timp un flux de numerar adecvat.

Stocați cecurile într-o locație încuiată

Toate cecurile neutilizate trebuie să fie stocate într-o locație încuiată. În caz contrar, acestea pot fi furate și completate în mod fraudulos, apoi încasate. Orice ștampile de semnătură folosite pentru a semna cecurile trebuie, de asemenea, să fie depozitate într-o locație încuiată.

Să urmăriți secvența numerelor de cec

Pentru a vă asigura că nu există cecuri lipsă care nu sunt contabilizate, multe companii optează pentru a menține un jurnal care include intervalul de numere de cecuri folosite în timpul unei rulări de cecuri. Acest lucru este util pentru a determina dacă au dispărut cecuri aflate în depozit. Păstrați jurnalul separat de cecurile nefolosite, pentru a împiedica pe cineva să fure jurnalul în același timp în care fură cecurile.

Exigentați semnarea manuală a cecurilor

În calitate de companie, puteți solicita ca toate cecurile să fie semnate. Deși pare o idee bună, este un control slab, deoarece puțini semnatari de cecuri nu se scufundă în motivul emiterii cecului și rareori își fac timp să cerceteze sumele plătite. În cazul în care compania dumneavoastră alege să folosească în schimb o ștampilă sau o plăcuță cu semnătură, devine imperios necesar să aveți un sistem solid de comenzi de achiziție. Acest lucru permite personalului care se ocupă de achiziții să devină de facto cei care aprobă facturile, deoarece eliberează comenzi de achiziție la începutul procesului de achiziție la plată.

Exigă semnatari de cecuri suplimentare în anumite condiții

Dacă suma unui cec depășește un anumit prag prestabilit, cereți ca o a doua persoană să semneze cecul. Acest control permite ca mai mulți membri ai echipei de nivel superior să aibă posibilitatea de a opri o plată, în teorie. În realitate, introducerea unui alt pas în proces nu consolidează controlul.

Controale interne puternice pe tot parcursul procesului de plată sunt primul pas pentru a preveni erorile costisitoare care vă afectează rezultatul final. Raționalizarea departamentului de conturi de plătit este o modalitate de a capta reducerile de plată anticipată, permițând economisirea de bani pentru a reinvesti în companie sau pentru a capitona profiturile.

.