Cum să creezi un formular de cerere de proiect (și de ce are nevoie compania ta de unul)

Dacă ați mai finalizat un proiect de o sută de ori înainte sau vă confruntați cu o nouă provocare, existența unui formular formal de cerere de proiect previne ca întreaga operațiune să se transforme într-un joc de telefon stricat și resurse irosite.

Nu contează cât de bună este disciplina echipei dumneavoastră, dacă tot ce au la dispoziție atunci când solicitați un proiect este un mesaj vag și memoria lor despre cerințe, mai devreme sau mai târziu veți avea o problemă. Fie va fi demarat un proiect care nu va merita timpul tău, fie instrucțiunile tale se vor pierde în derularea până la cei care trec la acțiune.

„În timp ce se afla în manevre, un brigadier care comanda o anumită brigadă staționată în Aldershot i-a transmis cuvântul colonelului cel mai apropiat de el:

„Inamicul avansează dinspre flancul stâng. Trimiteți întăriri.”

Până când a ajuns la capătul flancului drept s-a primit mesajul:

„Inamicul avansează cu șaibele. Trimiteți trei și patru pence!””. – Garson O’Tool, relatând un caz real de telefon stricat din 1914

Inclusiv dacă obiectivul general nu devine confuz înainte de a ajunge în linia întâi, echipa care primește cererea de proiect are șanse mici sau deloc să vadă imaginea de ansamblu, îndepărtându-se de beneficiile pe care le-ar putea aduce proiectul.

Așa că, dacă preferați să lucrați la cele mai importante proiecte ale dumneavoastră fără a pierde timp și resurse, continuați să citiți. Este timpul să creați un sistem de afaceri pentru a vă organiza proiectele în cereri oficiale, standardizate, care să arate exact care este proiectul, cine va lucra la el, când trebuie să fie gata și ce resurse îi sunt alocate. Este timpul să creați un formular oficial de cerere de proiect.

Ce este un formular de cerere de proiect?

Formularele de cerere de proiect stabilesc detaliile de bază ale unui proiect, permițând tuturor celor implicați să vadă despre ce este vorba, de ce merită finalizat, cât timp ar trebui să dureze, ce resurse îi sunt dedicate și așa mai departe. Dacă trebuie să cereți (sau vi s-a cerut) ceva mai mult decât să împrumutați un pix, veți avea de câștigat dacă faceți un formular oficial de solicitare pentru a vă asigura că nimic nu se pierde sau se uită.

Este, de asemenea, o modalitate excelentă de a opri mesajele confuze care se strecoară prin compania dvs.

Gândiți-vă la formularele de solicitare ca la niște propuneri de proiect, dar în loc să prezentați un proiect managerului, directorului general sau părților interesate, ei sunt cei care solicită ca proiectul să fie realizat. Propunerile întreabă „putem face acest lucru?”, în timp ce formularele de cerere vă spun „trebuie să facem acest lucru”.

Acest lucru le permite managerilor să definească exact ce ar trebui să fie un proiect, cum să îl realizeze și să arate valoarea preconizată tuturor celor care lucrează la el, motivându-i să facă treaba. Toată lumea știe ce este implicat și, astfel, proiectul poate fi finanțat și finalizat în mod fiabil (și cu încredere).

Cu alte cuvinte, fiecare formular de cerere de proiect ar trebui să conțină suficiente informații pentru a transmite întregul proiect echipelor care vor lucra la el și, de asemenea, pentru a începe fără confuzii. Este inevitabil că va trebui să împărtășiți informații și actualizări pe măsură ce lucrurile avansează, dar la început acesta ar trebui să ofere tot ceea ce toată lumea are nevoie pentru a face progrese.

Obțineți formularul de cerere gratuit

Înainte de a intra în detalii grele, dacă sunteți în căutarea unui formular gratuit pe care îl puteți adapta și folosi pentru a vă standardiza cererile, nu căutați mai departe. Modelul de formular de cerere de proiect de mai jos vă va permite să trimiteți cereri de proiect, să atribuiți membrii echipei corespunzătoare, să urmăriți progresul și multe altele, profitând de cel mai bun software de documentare a proceselor de pe piață.

De ce sunt importante?

Formularele de cerere de proiect ajută atât persoanele care solicită proiectul, cât și pe cei care vor lucra la el, aducând claritate ambelor părți.

Echipa care lucrează la proiect va putea începe imediat ce acesta este aprobat, în loc să piardă timp cu întâlniri suplimentare, discuții în Slack și confuzie generală. Este una dintre cele mai bune modalități prin care puteți descrie în mod clar și concis un proiect și cum să îl începeți.

Această claritate, împreună cu informațiile generale din formularul de solicitare (cum ar fi data de finalizare preconizată, domeniul de aplicare și bugetul), ajută, de asemenea, la planificarea în avans a progresului proiectului și la stabilirea unor termene limită mai mici, ceea ce înseamnă că este mult mai probabil ca acesta să rămână pe drumul cel bun.

În ceea ce-i privește pe cei care trimit formularul de cerere de proiect, documentul formal ajută să se asigure că orice proiect solicitat are un domeniu de aplicare realist și că merită într-adevăr să fie vizat. Formatul standardizat se asigură că fiecare unghi este luat în considerare, iar costurile sunt cântărite negru pe alb în raport cu câștigurile preconizate, ceea ce face ca valoarea proiectului și a rezultatelor sale să fie cât se poate de clară.

Lăsând echipa care va fi responsabilă de proiect să vadă acest document, le va oferi, de asemenea, șansa de a exprima orice îngrijorare cu privire la proiect înainte ca orice timp sau resurse să fie cheltuite pentru el. Dacă ceva nu se potrivește sau pare a fi o pierdere de timp, atunci problema poate fi discutată de toți cei implicați și se poate lua o decizie în cunoștință de cauză dacă să se continue proiectul, să se modifice formularul de cerere sau să se renunțe la el și să se concentreze pe altceva în schimb.

Cum se creează un formular de cerere de proiect

Crearea unui formular de cerere de proiect util nu este dificilă. Scrierea unui formular care va fi folosit în mod constant și care va furniza toate informațiile de care echipa dvs. are nevoie, împreună cu motivația de a respecta programul și de a produce rezultate de înaltă calitate, este o cu totul altă problemă.

Din fericire, există câteva principii simple pe care le puteți urma pentru a vă asigura că atât creați un formular de cerere eficient, cât și că nu faceți lucrurile inutil de plictisitoare și plictisitoare. În principal, trebuie să:

• Să vă decideți asupra unui format coerent
• Să alegeți un proiect pe care să îl solicitați
• Cuprindeți detaliile de bază în cererea dumneavoastră
• Să păstrați lucrurile simple
• Să faceți ca termenele limită și resursele dedicate să fie rezonabile
• Să aveți un sistem de trimitere sau de reamintire stabilit

Să ne scufundăm în fiecare dintre acestea puțin mai detaliat.

Decideți asupra unui format consecvent

La fel ca atunci când învățați cum să scrieți o procedură, mai întâi trebuie să decideți asupra unui format prestabilit pe care îl va urma formularul de cerere de proiect. Acest lucru înseamnă că proiectele pot fi comparate și contrapuse dacă nu sunteți vreodată sigur pe care să le solicitați unei echipe; formatul unic facilitează vizualizarea investiției și a valorii preconizate a tuturor acestora.

Având un format digital (sau cel puțin o copie digitală) pentru formular este, de asemenea, o necesitate, deoarece acest lucru va oferi o resursă de acces care poate fi atât ușor de consultat ulterior în dezvoltarea proiectului, cât și mult mai ușor de partajat între membrii echipei. Ca să nu mai vorbim de faptul că, în cazul în care cererea trebuie revizuită, o singură copie digitală partajată (precum șablonul de la începutul acestei postări) este mult mai ușor de actualizat decât să trebuiască să tipăriți și să înlocuiți toate instanțele fizice.

Nu există o regulă strictă pentru ceea ce trebuie să fie formatul dumneavoastră, dar atâta timp cât vă permite să includeți toate detaliile relevante, poate fi ușor de partajat și actualizat și este puțin probabil să fie șters sau pierdut, ar trebui să fiți în regulă.

Alegeți un proiect

Nu puteți scrie un formular de cerere de proiect până când nu alegeți efectiv un proiect. Aici merită să aveți un fel de analiză prealabilă cu privire la valoarea potențialelor proiecte înainte de a începe, deoarece acesta va fi cel mai mare indicator al ceea ce va merita să lucrați mai întâi.

Dacă aveți îndoieli, organizați o întâlnire cu oricine va fi implicat în proiect și discutați despre timpul și resursele pe care le va necesita în comparație cu beneficiile pe care le veți primi și alte informații, cum ar fi orice elemente sensibile la timp. Dacă aveți unul care este important, urgent, va oferi un beneficiu mare afacerii dvs. și nu va dura prea mult pentru a fi realizat, acela este proiectul pe care ar trebui să îl solicitați mai întâi.

Cuprindeți detaliile de bază

Acum este timpul să înregistrați detaliile de bază ale proiectului dvs. în formularul de cerere. Deși acestea se vor schimba ușor în funcție de natura și mărimea proiectului, împreună cu echipele implicate și mărimea companiei dumneavoastră, întrebările de bază la care trebuie să răspundeți sunt următoarele:

• Ce este proiectul?
• De ce este important?
• Ce beneficii previzionate va aduce?
• Unde va fi realizat?
• Unde va fi realizat?
• Cine va lucra la el?
• Cum va fi realizat?
• Când va fi finalizat?
• Ce este necesar pentru a-l finaliza?

Ce este necesar pentru a-l finaliza?

Cheia aici este să vă asigurați că transmiteți suficient de mult pentru a permite tuturor să continue proiectul, convingându-i în același timp de beneficiile pe care le va aduce. Dacă echipa dvs. înțelege importanța sarcinilor lor (de exemplu, în raport cu restul companiei sau chiar cu propria lor echipă), este mai probabil să finalizeze proiectul la timp și la o calitate ridicată.

Cu toate acestea, asta nu înseamnă că aveți licența de a divaga pe pagini întregi…

Căutați simplitatea

Sărutul morții pentru orice proces, metodă sau cerere documentată este de a o face atât de detaliată încât persoana care o citește să o ignore complet. Oamenii nu vor să li se explice toate intrările și ieșirile din ceea ce trebuie să facă – ei vor doar să facă treaba și să dispară din drum.

Ca atare, dacă nu vă păstrați formularul de cerere simplu, incluzând doar prezentarea generală la nivel înalt a proiectului, formularul va deveni atât de lung încât toți cei care îl vor folosi vor face în mod inevitabil economii. În schimb, introduceți tot ceea ce trebuie să știe pentru a începe să progreseze, dar nu le spuneți ceea ce știu deja.

Păstrați-l simplu, păstrați-l ușor de citit și, mai presus de toate, păstrați-l util.

Faceți ca termenele și resursele să fie rezonabile

Termenele se află pe o linie incredibil de fină între a împinge o echipă la epuizare și a o lăsa mai moale până la letargie, așa că este important să le stabiliți pe cele care pun doar suficientă presiune pentru a încuraja echipa să lucreze bine. Același lucru este valabil și pentru resursele pe care le atribuiți proiectului – trebuie să fiți rezonabili în loc să fiți zgârciți sau risipitori.

Încă o dată, nu există o formulă prestabilită pentru a obține acest echilibru corect, dar cu termenele limită încercați să vizați o cifră care să ofere o mică marjă de manevră echipelor dumneavoastră, dar nu atât de mult încât să le facă să se complacă. Dacă este nevoie, încurajați-le să împartă proiectul în sarcini mai mici cu termene mai rapide, deoarece acest lucru va crește urgența muncii și va ajuta proiectul să progreseze într-un ritm constant.

În ceea ce privește resursele, totul este fie ceva de care aveți nevoie, fie o investiție versus recompensă. Dacă este necesar, nu mergeți pe un substitut. De exemplu, dacă ai nevoie să angajezi un freelancer care să se ocupe de o muncă pentru care nu ai talent, asigură-te că angajezi un freelancer bun, în loc să te zgârcești la preț de dragul de a o face (primești ceea ce plătești).

Dacă există resurse opționale care ar putea îmbunătăți viteza proiectului sau calitatea finală, pune-le în balanță cu investiția pe care o vor necesita. De exemplu, dacă un anumit instrument ar face ca o sarcină să fie mai rapidă și mai ușoară, cântăriți acest beneficiu în raport cu costul instrumentului, împreună cu orice beneficiu continuu obținut din faptul că aveți acces la el. Dacă merită compromisul, obțineți acces și includeți detaliile de conectare în formularul de solicitare a proiectului.

Pregătiți un sistem de trimitere sau de reamintire

La fel ca orice proces documentat, nu are rost să creați un formular de solicitare dacă toată lumea nu va face decât să-l ignore. Așadar, trebuie să vă asigurați că este vizibil și că proiectul (sau mai degrabă termenele limită) nu vor fi uitate. Modul în care veți face acest lucru va depinde în mare măsură de aplicația dvs. de gestionare a proiectelor, dar cel puțin dvs. și oricine altcineva implicat ar trebui să configurați alerte pentru a vă reaminti înainte de termenul final.

Să spunem că, la fel ca noi aici la Process Street, folosiți un fel de sistem de calendar pentru a vă gestiona sarcinile (pentru noi este Trello). În acest caz, ați dori să folosiți informațiile din formularul de solicitare a proiectului pentru a împărți proiectul în termene limită în calendarul dvs., culminând cu data finală din formular.

Inclusiv dacă folosiți Google Calendar mai degrabă decât o aplicație sofisticată plătită, ar trebui să puteți configura evenimente și memento-uri pentru diferitele termene limită. Dispunerea naturală a calendarului vă va permite să verificați cu ușurință ce sarcini trebuie făcute și până când trebuie făcute.

Generați automat formularul perfect de cerere de proiect

La fel ca orice document cu un format standard, puteți crea automat formularele de cerere de proiect folosind Zapier. Deoarece singurul lucru care se schimbă între fiecare formular este informația (și nu formatul general), puteți introduce informațiile despre proiect într-un șablon, chestionar sau orice altceva care poate stoca detaliile relevante, iar apoi Zapier să trimită totul în șablonul dvs. de formular standard.

Gândiți-vă că este ca și cum ați avea un generator de facturi – Zapier poate detecta informații cum ar fi despre ce proiect este vorba și când este scadent din orice folosiți pentru a le stoca, iar apoi poate crea singur un document formatat. Puteți chiar să îi cereți să vă trimită prin e-mail un link către produsul final pentru a nu fi nevoit să plecați și să îl găsiți singur.

Cel mai simplu mod de a configura acest proces de automatizare este să notați informațiile despre proiectul dvs. folosind modelul de formular de solicitare a proiectului furnizat mai devreme în articol. Puteți folosi apoi un cont gratuit pe Zapier pentru a detecta informațiile introduse în Process Street și a le expedia către o aplicație de creare de formulare pe care o alegeți.

Pentru a afla mai multe, consultați ebook-ul nostru gratuit despre automatizarea proceselor de afaceri.

Câteodată cele mai mici schimbări pot face o diferență masivă în compania dumneavoastră. A avea un formular formal de solicitare a proiectelor s-ar putea să nu fie cel mai plin de farmec aspect al afacerii dvs., dar este una dintre modalitățile vitale prin care afacerea dvs. poate rămâne consecventă și poate evita irosirea resurselor pe măsură ce continuați să vă dezvoltați.

.