Este adevărat că recunoașterea corectă a e-mailurilor de afaceri vă va îmbunătăți rata de succes, făcând afaceri în secolul 21. Un număr nenumărat de e-mailuri în lumea afacerilor este trimis pentru a primi informații, a face o cerere, a face o reclamație sau a executa un plan. Pentru a confirma aceste varietăți de e-mailuri în mod profesionist, trebuie să le confirmați în funcție de cererea expeditorului.
Există modalități deosebite de a confirma e-mailurile pe care le primiți în mod profesionist. Rețineți aceste zece sfaturi pentru a confirma primirea unui e-mail în calitate de proprietar de afacere sau persoană fizică.
- 1 – Apreciați expeditorul
- Exemplu I – Recunoașterea unui e-mail în mod profesionist
- 2 – Fiți direct
- 3 – Lucrați asupra punctului central
- 4 – Trimiteți un mesaj cu limită de timp
- 5 – Prezentare politicoasă
- 6 – Oferiți sugestiile necesare
- Exemplu II – Confirmarea unui e-mail în mod profesionist
- 7 – Răspundeți la întrebări
- 8 – Implică expeditorul
- Exemplu III – Confirmarea unui e-mail în mod profesionist
- 9 – Evidențiați unicitatea expeditorului
- Exemplu III – Confirmarea unui e-mail în mod profesional
- 10 – Informații detaliate
- Concluzie
1 – Apreciați expeditorul
Aprecierea este un asociat al recunoașterii. În calitate de destinatar, puteți câștiga expeditorul prin simpla trimitere a unui răspuns de tip „mulțumesc” pentru a confirma primirea e-mailului. De exemplu, clientul dumneavoastră a trimis un e-mail de reclamație. Primul pas pentru a câștiga un astfel de client nu este o reacție, ci aprecierea. Puteți trimite un e-mail ca acesta:
Exemplu I – Recunoașterea unui e-mail în mod profesionist
‘Mulțumim, am primit e-mailul dumneavoastră.’
E-mailurile care apreciază un expeditor vor crea cu siguranță impresia că destinatarul nu este un snob.
2 – Fiți direct
Să fiți direct atunci când doriți să recunoașteți un e-mail în mod profesionist. Fă-ți afirmațiile clar și fii specific. Recunoașteți primirea e-mailului ca persoană fizică sau ca reprezentant al unei companii.
3 – Lucrați asupra punctului central
Punctul central al e-mailului primit ar trebui să fie lucrat în mod adecvat pentru a arăta că într-adevăr recunoașteți primirea e-mailului. Puteți recrea punctele focale pentru a se potrivi cu informațiile suplimentare pe care doriți să le atașați ca răspuns la expeditor.
4 – Trimiteți un mesaj cu limită de timp
O afacere își poate dezvălui nivelul de eficacitate și eficiență prin răspunsul său la e-mailurile clienților.
În cazul în care un client trimite un e-mail de reclamație, puteți confirma primirea e-mailului trimițând un termen limită privind momentul în care problemele ridicate vor fi abordate. Veți găsi un exemplu mai târziu în această postare.
Dacă primiți un e-mail la care nu vă puteți ocupa cu promptitudine, confirmați primirea e-mailului și comunicați expeditorului ora la care problema va fi abordată.
5 – Prezentare politicoasă
Apovestirea „există două fețe ale unei monede” confirmă faptul că condițiile lucrurilor pot fi fie pozitive, fie negative.
Răspunsul dumneavoastră la un e-mail trebuie să se bazeze pe informațiile pe care le prezintă e-mailul. Informațiile pot fi fie pozitive, fie negative. Recunoașterea primirii unui e-mail nu ar trebui să reflecte emoții de furie și frustrare. Prezentați confirmarea de primire a e-mailului în mod politicos pentru a arăta că țineți cont de punctul de vedere al expeditorului.
6 – Oferiți sugestiile necesare
Există momente în care un destinatar confirmă primirea unui e-mail deoarece problemele nu sunt de așa natură încât să poată fi rezolvate printr-un e-mail. În astfel de cazuri, dați sugestiile necesare cu privire la modul de rezolvare a problemelor ridicate de expeditor. Este posibil ca expeditorului să i se ceară să vină la companie sau să se întâlnească cu cineva. Astfel de sugestii trebuie precizate în mod clar.
Exemplu II – Confirmarea unui e-mail în mod profesionist
Credinciosul John,
Ne pare rău că ați avut probleme cu transferul de bani pe care îl trimitem în contul dumneavoastră bancar. Este posibil să trebuiască să vă vizitați banca dumneavoastră pentru a rezolva această problemă. Cereți-i ofițerului dvs. de cont să ne scrie prin e-mailul nostru de asistență pentru clienți, iar el sau ea ar trebui să menționeze id-ul dvs. de afiliat pentru a ne permite să vă verificăm identitatea.
Dacă acest lucru nu rezolvă această problemă, vă rugăm să ne anunțați pentru a putea lua măsuri suplimentare. Vă mulțumim.
Regards,
7 – Răspundeți la întrebări
Există e-mailuri care sunt pline de întrebări. Puteți confirma primirea unor astfel de e-mailuri dând răspunsuri la aceste întrebări, fără a excepta niciuna. Dacă nu puteți răspunde prompt la acele întrebări, dați un termen limită până la care răspunsurile vor fi trimise.
Câteodată, există întrebări care necesită răspunsuri urgente. Pentru întrebări de această natură, răspunsurile trebuie date fără întârziere.
8 – Implică expeditorul
Există unele e-mailuri care necesită să implicați expeditorul. Acest lucru se datorează faptului că expeditorul a contribuit la dumneavoastră într-un mod pozitiv și doriți să confirmați primirea contribuției sale pozitive. Implicarea acestuia, oferindu-i posibilitatea de a pune întrebări în e-mailurile ulterioare sau de a face unele solicitări, este o modalitate de implicare a expeditorului.
Puteți, de asemenea, să implicați expeditorul informându-l că poate trimite comentariile sale cu privire la activitățile la care a contribuit prin intermediul e-mailului pe care l-ați primit.
Exemplu III – Confirmarea unui e-mail în mod profesionist
Bună ziua James,
Mulțumesc pentru răspunsul rapid. Mă bucur că ați găsit aplicația web foarte utilă. Cu siguranță veți descoperi mai multe funcționalități în următoarele zile.
Nu ezitați să mă contactați oricând pentru o cerere de funcționalitate, sugestie sau plângere. Voi fi foarte încântat să vă ajut în orice fel.
Cele mai bune salutări,
9 – Evidențiați unicitatea expeditorului
Este posibil să primiți un e-mail care arată abilitățile expeditorului, de exemplu, un e-mail care se referă la o cerere de angajare la care este atașat CV-ul expeditorului. Confirmarea dvs. a unui astfel de e-mail ar trebui să indice realizările profesionale ale expeditorului pentru a sublinia faptul că CV-ul expeditorului a fost verificat și compania respectă realizările expeditorului.
Exemplu III – Confirmarea unui e-mail în mod profesional
Dragă Ruth,
Ne bucurăm că sunteți interesată să lucrați cu compania noastră. Suntem încântați că v-ați finalizat MBA-ul la o vârstă atât de tânără.
Curriculumul dumneavoastră a fost transmis departamentului nostru de resurse umane. Ne puteți contacta în cazul în care nu primiți un mesaj din partea lor în următoarele cinci zile lucrătoare.
Vă dorim tot ce este mai bun în candidatura dumneavoastră.
Cercetare,
10 – Informații detaliate
Informațiile detaliate trebuie să fie furnizate în informațiile de confirmare pentru a evita confuziile. Ar trebui să confirmați e-mailul expeditorului prin furnizarea unor informații detaliate, cum ar fi datele la care vor fi efectuate procedurile necesare.
De exemplu, o confirmare de primire pentru un interviu de angajare trebuie să ofere informații detaliate despre data interviului, ora și locul de desfășurare.
După ce o companie a trimis e-mailuri clienților săi solicitând nivelul de satisfacție al acestora cu privire la bunurile și serviciile lor, un client poate trimite un e-mail de confirmare pentru a aprecia serviciile companiei. Clientul ar trebui să furnizeze informații adecvate, cum ar fi produse specifice care fac ca serviciile companiei să merite e-mailul de apreciere.
Concluzie
În concluzie, rețineți că importanța confirmării profesionale a e-mailurilor de mulțumire nu poate fi subliniată prea mult. Făcând acest lucru tot timpul vă va ajuta să ieșiți în evidență față de pachetul de concurenți și să vă păstrați clienții care revin.
.