Plățile ACH, în care fondurile sunt trase din contul bancar al unui client prin intermediul rețelei ACH (Automated Clearing House), oferă câteva avantaje distincte față de procesarea cecurilor pe hârtie. Mai exact, plățile ACH vă pot economisi atât timp, cât și bani.
În timp ce ACH pare simplu, procesele de bază sunt de fapt oarecum complexe, implicând un proces în șapte etape cu șase entități diferite. Aceste entități includ inițiatorul – persoana sau entitatea care inițiază tranzacția; instituțiile financiare depozitare de origine și de primire (două entități separate); operatorii ACH și destinatarii.
Așa cum v-ați putea imagina, comunicarea și coordonarea fondurilor între atât de multe părți este o interacțiune complicată; dar, în calitate de întreprindere care acceptă plăți ACH, să vă acordați timp pentru a înțelege cum să configurați plățile ACH poate ajuta la eficientizarea procesului de integrare și la scăderea riscului de respingere ACH.
Dacă doriți să începeți să configurați plățile ACH pentru afacerea dvs., iată patru lucruri cruciale pe care trebuie să le știți.
De ce are nevoie afacerea dvs. pentru a procesa plățile ACH
Pentru a accepta plăți ACH, veți avea nevoie mai întâi de un cont comercial cu un procesator de plăți, care vă ajută să conectați diferitele piese care constituie o tranzacție ACH. Deși înființarea unui cont de comerciant nu este complicată, selectarea furnizorului de cont de comerciant potrivit pentru afacerea dvs. poate părea astfel, din cauza numărului de opțiuni disponibile. De la furnizor la furnizor, există o mulțime de variabile care vă pot afecta experiența. Pentru început, majoritatea furnizorilor de conturi comerciale își blochează clienții în contracte care pot varia între doi și șase ani și, adesea, există penalități pentru rezilierea anticipată. Cu toate acestea, unii oferă servicii lună de lună. Nu numai că acest tip de furnizor vă permite să faceți modificări fără penalizări, dar puteți descoperi, de asemenea, că un furnizor care trebuie să vă câștige loialitatea continuă poate face un efort suplimentar pentru a vă menține mulțumit.
Ca și în cazul procesării cardurilor de credit și a altor forme de plată, veți descoperi, de asemenea, că taxele și alte costuri, precum și programele de plată pot varia, motiv pentru care este posibil să doriți să faceți câteva comparații.
Voi avea nevoie, de asemenea, de o modalitate de a procesa plățile prin intermediul rețelei ACH. Acestea includ lucruri precum scanerele de cecuri, precum și terminalele virtuale, care stochează în siguranță detaliile contului și, de asemenea, vă permit să configurați plăți automate pentru abonamente și alte taxe curente.
Ce informații aveți nevoie de la clienții care doresc să plătească prin ACH
Pentru a procesa plățile, veți avea nevoie, de asemenea, de câteva informații cheie de la clienții dumneavoastră:
- Numele și prenumele titularului de cont
- Numărul contului și numărul de cont
- Tipul de cont (de cecuri sau de economii)
Trebuie să obțineți autorizația de a debita sau de a rambursa contul bancar al unui client. În plus față de informațiile de mai sus, o astfel de autorizație trebuie să detalieze, de asemenea, suma tranzacției, dacă este o taxă unică sau recurentă și, dacă este recurentă, data de început și frecvența. O astfel de autorizație este, de asemenea, importantă pentru că este o modalitate cheie de a vă proteja afacerea în cazul unui litigiu.
Motive comune pentru care tranzacțiile ACH sunt respinse
Când plățile ACH sunt respinse, acest lucru vă încetinește capacitatea de a fi plătit, întrerupându-vă fluxul de numerar și chiar riscând să suportați taxe NOC (Notification of Change). Două dintre cele mai frecvente motive pentru respingerile ACH implică numere de cont bancar incorecte sau numere de tranzit/routare incorecte. În unele cazuri, este posibil ca un client să fi schimbat aranjamentele bancare și să fi uitat să vă actualizeze; în altele, este posibil ca o bancă să-și fi schimbat sistemul de rutare. Oricare dintre aceste scenarii vă expune la riscul de a percepe comisioane.
Puteți reduce riscul de percepere a mai multor comisioane NOC căutând o soluție precum Virtual Terminal de la PayJunction, care este capabilă să corecteze automat unele informații bancare, astfel încât respingerea să nu se mai repete în cazul tranzacțiilor ulterioare. De asemenea, este posibil să doriți să instituiți o politică de taxe care să îi stimuleze pe clienți să își actualizeze prompt informațiile din cont prin penalizarea respingerilor, deoarece s-ar putea să suportați taxe de fonduri insuficiente pentru cecurile pe hârtie. Asigurați-vă doar că sunteți transparenți, astfel încât clienții să nu fie surprinși în cazul în care ar trebui să suporte un comision.
Cum să configurați tranzacțiile recurente
Unul dintre numeroasele avantaje pe care ACH le poate oferi față de cecurile pe suport de hârtie este acela că poate reduce unele dintre principalele puncte dureroase ale gestionării plăților recurente. Colectarea plăților în mod continuu poate implica o mare cantitate de muncă manuală – trebuie să țineți evidența a ceea ce este datorat și când, să vă asigurați că cecul a fost primit la timp și apoi să mergeți la bancă pentru a face o depunere – de fiecare dată. Dar puteți elimina toate aceste bătăi de cap prin configurarea unor tranzacții recurente. Acest lucru înseamnă că puteți configura o tranzacție o singură dată și să fiți sigur că va fi procesată automat mai departe, conform programului ales de dumneavoastră – doar nu uitați să vă asigurați că clientul dumneavoastră autorizează tranzacțiile ACH recurente și nu o plată unică.
Aflați mai multe despre plățile ACH recurente.
Ați configurat plăți ACH pentru afacerea dumneavoastră? A fost mai simplu, mai greu sau doar așa cum vă așteptați să fie? Împărtășiți experiența dvs. mai jos.