Externalizarea conturilor de plată: Pro și contra

Managementul relațiilor cu vânzătorii și furnizorii este destul de provocator.

Când apar complicații în procesele de conturi de plătit, acestea pot împiedica creșterea afacerii dvs.

În cel mai rău scenariu, un proces de conturi de plătit neperformant poate fi chiar o responsabilitate pentru compania dvs.

Din aceste motive, multe companii încearcă să își eficientizeze operațiunile financiare și contabile prin adoptarea și integrarea unor instrumente automatizate pentru conturile de plătit și prin restructurarea proceselor lor interne pentru un mediu de afaceri din secolul XXI.

Potrivit unui studiu, 78% dintre afacerile din clasa cea mai bună au adoptat tehnologia de procesare a facturilor electronice, în comparație cu doar 38% dintre concurenții lor aflați în dificultate. Studiul a relevat, de asemenea, că departamentele de evidență a creanțelor care s-au bazat pe automatizarea procurării la plată (P2P) au obținut cea mai mare valoare strategică.

Dar adoptarea de noi tehnologii reprezintă o provocare cu totul nouă în sine, în special pentru întreprinderile mici și mijlocii.

Provocări actuale în domeniul conturilor de plată

Multe departamente de conturi de plătit sunt încă dependente de sisteme vechi, costisitoare și leneșe, cum ar fi recunoașterea optică a caracterelor (OCR). Unele sunt încă puternic dependente de facturile și cecurile pe hârtie. Reconversia forței de muncă și revizuirea proceselor interne este o perspectivă costisitoare și împovărătoare, așa că este amânată.

Cu toate acestea, acele întreprinderi care pot încorpora automatizarea, facturarea electronică și alte instrumente de eficiență vor obține un avantaj față de concurenții lor. Ele vor anula chiar multe dintre problemele care au afectat departamentele AP timp de decenii.

Pentru a dobândi resursele necesare pentru a-și raționaliza procesele interne, întreprinderile mici și mijlocii apelează adesea la companii de externalizare a conturilor de plătit pentru a umple golul. Există argumente pro și contra acestei abordări.

Ce este externalizarea conturilor de plată?

Externalizarea conturilor de plată este practica de a angaja o terță parte care să se ocupe de procesele AP ale organizației dumneavoastră. Furnizorii de AP vin complet echipați cu instrumente, abilități și tehnologie nu numai pentru a gestiona funcțiile dvs. existente de conturi de plătit, ci și pentru a integra noi capabilități pentru a vă oferi un mediu mai raționalizat.

Cei mai buni furnizori nu preiau pur și simplu sarcinile dvs. de AP. Ei le îmbunătățesc și le sporesc.

Externalizarea conturilor de plătit nu este pentru toată lumea. Unele companii gestionează date financiare sensibile, ceea ce le face dificil sau imposibil să le predea unor terți. Alte companii preferă să adopte noi tehnologii și procese la nivel intern, mai degrabă decât să predea controlul operațiunilor lor unei alte organizații.

Indiferent, serviciile de externalizare a conturilor de plătit pot fi un avantaj pentru acele companii care nu au timpul, mijloacele sau capacitățile necesare pentru a-și transforma procesele interne ale conturilor de plătit.

Provocările externalizării proceselor de conturi de plătit

Externalizarea nu înseamnă doar mutarea sarcinilor manuale, cum ar fi introducerea datelor, către un furnizor externalizat. Conform majorității studiilor de caz, companiile folosesc de obicei externalizarea proceselor pentru a adăuga valoare afacerii lor și pentru a îmbunătăți în mod spectaculos conturile de plăți.

Iată doar câteva dintre avantajele externalizării.

Economii de costuri

Majoritatea economiilor de costuri cu conturile de plăți care provin din externalizare sunt rezultatul evitării cheltuielilor generale.
Angajarea de personal nou și instruirea angajaților existenți pentru a urma noi metode și a utiliza noi tehnologii este costisitoare, atât în termeni de costuri monetare, cât și de timp. În plus, îmbinarea noilor tehnologii, deși necesară, vine cu un preț ridicat.

Costurile de procesare pot, de asemenea, să se adune. Potrivit unui studiu realizat de American Productivity and Quality Center, ultimele 25% dintre organizațiile intervievate plăteau 10 dolari sau mai mult pentru fiecare factură pe care o procesau. Între timp, cele mai bune 25% puteau face aceleași sarcini pentru 2,07 dolari sau mai puțin.

Deși unele dintre diferențele legate de aceste costuri se bazează pe industriile organizațiilor, organizațiile care au adoptat automatizarea conturilor de plătit au avut tendința de a vedea costuri reduse.

Mai multe resurse

Furnizorii de conturi de plătit externalizate au toate resursele de care au nevoie pentru a vă optimiza procesul, inclusiv instrumente de automatizare și raportare. În loc să treacă prin procesul de a achiziționa ele însele aceste instrumente, multe companii aleg să externalizeze pentru a avea acces la beneficiile acestora la o fracțiune din costuri.

Integrarea sistemului de contabilitate

Nu contează care este sistemul dvs. actual de contabilitate, cele mai bune firme de externalizare a conturilor de plătit au instrumentele necesare pentru a se integra cu acesta. Dacă v-ați săturat de sistemul dvs. actual, un furnizor vă poate ajuta chiar să vă integrați într-unul nou.
Integrarea ușoară vă ajută să începeți rapid, astfel încât să puteți vedea valoarea imediat.

Rezultate mai rapide

Dacă nu aveți acces la tehnologiile care vă oferă automatizarea conturilor de plăți, fluxuri de lucru și alte instrumente de economisire a timpului, furnizorul dvs. externalizat poate interveni pentru a le oferi la o fracțiune din costuri. Dacă încă vă bazați pe procese greoaie și pe tehnologii vechi, externalizarea v-ar putea ajuta să vedeți rezultatele mai repede și mai clar.

Securitate mai puternică

Pe măsură ce lumea afacerilor se extinde și lanțurile de aprovizionare se întind din ce în ce mai mult pe tot globul, plățile către furnizori și alți contractori de servicii devin și mai complicate. Chiar și întreprinderile mici trebuie să se bazeze pe furnizori din numeroase locații pentru a-și livra produsele și serviciile către clienți.

Dar fără eficiența și instrumentele de raportare adecvate, riscul de fraudă în domeniul plăților și de neconformitate a furnizorilor crește pe măsură ce afacerile se dezvoltă.
De fapt, conform Studiului privind fraudele și controlul plăților din 2018 realizat de Association for Financial Professionals (AFP), 78% dintre toate organizațiile intervievate au fost afectate de fraude în domeniul plăților în 2017. Dintre cele care au fost lovite de fraudă, 92% au declarat că atacurile au costat în mod colectiv cel puțin 0,5% din veniturile anuale ale organizației lor.

Întreprinderile de dimensiuni medii nu își permit adesea luxul de a angaja o echipă robustă de experți în securitate și nici nu dispun de resursele necesare pentru a efectua audituri extinse și a elimina riscurile. Pentru a obține instrumentele și competențele de securitate de care au nevoie, multe întreprinderi mici și mijlocii se bazează pe serviciile de externalizare ale unor experți AP mai mari și mai sofisticați.

În multe cazuri, externalizarea este cea mai ușoară modalitate de a elimina facturile, cecurile și chitanțele pe hârtie. Procesarea hârtiei a fost mult timp una dintre cele mai importante surse de probleme pentru profesioniștii în domeniul conturilor de plătit, în special în ceea ce privește frauda.

Mai puține erori

Nimic nu este mai rău decât să efectuezi un audit al conturilor de plătit și să descoperi erori. Erorile nu duc doar la costuri. În funcție de regulile care guvernează industria dumneavoastră, erorile ar putea duce chiar la probleme de conformitate.

Chiar și o eroare mică, cum ar fi o plată inexactă către un furnizor, poate cauza probleme serioase în timpul unui audit.

AP Companiile de externalizare nu doar urmează cele mai bune practici atunci când își fac treaba. Ele încorporează tehnologii care identifică erorile înainte ca acestea să devină pasive.

Consecințele externalizării proceselor de externalizare a conturilor de plată

În ciuda nenumăratelor beneficii ale externalizării proceselor AP, s-ar putea să nu fie cea mai bună alegere pentru dumneavoastră. S-ar putea să aveți ezitări cu privire la colaborarea cu o terță parte sau s-ar putea să nu fie o alegere rezonabilă în industria dumneavoastră.

Iată câteva dintre motivele pentru care ați putea dori să evitați externalizarea.

Încercarea de a renunța la control

Business-urile care sunt obișnuite să facă conturile de plătit intern sunt, de asemenea, obișnuite cu un anumit nivel de control. Dacă supervizați departamentul de plătitori de datorii, de exemplu, s-ar putea să vă bucurați de faptul că puteți intra într-o încăpere și vorbi cu personalul dumneavoastră ori de câte ori doriți.

Când externalizați, nu aveți la fel de multă vizibilitate asupra procesului și nici nu aveți la fel de mult control asupra modului în care funcționează procesul.

Preocupări legate de confidențialitate

În mod inevitabil, externalizarea vă obligă să predați date unei terțe părți. Aceste date sunt apoi stocate pe serverele lor interne sau într-un centru de date prin intermediul cloud-ului. În funcție de sectorul dvs. de activitate, este posibil să trebuiască să respectați standarde riguroase de confidențialitate pentru a evita amenzi și alte sancțiuni.

Înainte de a externaliza PA, analizați politica de confidențialitate și măsurile de securitate a datelor ale furnizorului dvs. pentru a vă asigura că acestea respectă standardele dvs. Dacă manipulați date financiare sensibile, informații privind drepturile rezervate sau alte date de proprietate, asigurați-vă că furnizorul externalizat se poate ridica la înălțimea nevoilor dvs. de confidențialitate.

Provocări legate de duplicare

Companii își externalizează operațiunile de conturi de plătit în parte pentru a avea acces la instrumente și procese mai bune. Desigur, această schimbare rapidă a proceselor poate cauza probleme la nivel intern, mai ales dacă angajații dvs. sunt obișnuiți cu vechile proceduri.

În aceste cazuri, există uneori posibilitatea ca anumite intrări să fie dublate. Înainte de externalizare, este înțelept să vă educați angajații cu privire la noul proces, astfel încât aceștia să poată lucra în tandem cu furnizorul externalizat.

.