Pentru anii planului de beneficii care încep în 2016, marii angajatori aplicabile (ALE) pot fi supuși unei penalități fiscale în conformitate cu secțiunea 4980H din Internal Revenue Code (IRC) dacă: 1) un angajat cu normă întreagă primește un credit fiscal pentru primele de asigurare sau o subvenție pentru împărțirea costurilor prin intermediul unui Marketplace și 2) compania nu a reușit să ofere o acoperire minimă esențială de asistență medicală (care să îndeplinească cerințele minime de valoare și accesibilitate ale ACA) pentru cel puțin 95 % dintre angajații săi cu normă întreagă și copiii lor aflați în întreținere până la vârsta de 26 de ani. Pragul de oferire a acoperirii a fost de 70 % din angajații cu normă întreagă pentru anii planului de beneficii care încep înainte de 2016.
Pentru a evita potențialele sancțiuni, este important ca ALE să înțeleagă cum să determine ce angajați sunt „cu normă întreagă” în conformitate cu ACA și ar trebui să fie eligibili pentru beneficii.
Angajat cu normă întreagă
Un angajat cu normă întreagă este o persoană care se așteaptă în mod rezonabil să lucreze cel puțin 30 de ore pe săptămână. În acest scop, „orele” includ fiecare oră pentru care un angajat este plătit sau are dreptul la plată pentru îndeplinirea sarcinilor pentru angajator sau are dreptul la plată chiar dacă nu lucrează (de exemplu, concediu de odihnă, concediu de odihnă sau concediu medical).
Angajații cu program variabil pot fi, de asemenea, considerați angajați cu normă întreagă, eligibili pentru beneficii, dacă lucrează o medie de 30 de ore sau mai mult pe săptămână în timpul unei perioade de măsurare retrospectivă. Angajații temporari (pe termen scurt) și angajații sezonieri pot fi, de asemenea, considerați angajați cu normă întreagă.
Angajați cu program variabil
ACA definește un angajat ca fiind cu program variabil dacă, pe baza faptelor și circumstanțelor de la data începerii activității angajatului, un angajator nu poate determina dacă se așteaptă în mod rezonabil ca angajatul să lucreze o medie de cel puțin 30 de ore pe săptămână în timpul perioadei inițiale de măsurare, deoarece programul angajatului este variabil sau incert.
Există o serie de factori care trebuie luați în considerare pentru a evalua dacă este rezonabil să se stabilească faptul că un nou angajat este un angajat cu ore variabile, inclusiv, dar fără a se limita la:
- Dacă angajatul înlocuiește un angajat care a fost sau nu a fost un angajat cu normă întreagă,
- Măsura în care angajații din aceleași posturi sau din posturi comparabile sunt sau nu sunt angajați cu normă întreagă și
- Dacă postul a fost anunțat, comunicat noului angajat sau documentat în alt mod (de exemplu, printr-un contract sau o descriere a postului), ca necesitând ore de serviciu care vor necesita în medie 30 sau mai multe ore de serviciu pe săptămână sau mai puțin de 30 de ore de serviciu pe săptămână.
Nici un singur factor nu este determinant și pot fi luați în considerare și alți factori.
ALE identifică ce angajați cu program orar variabil ar trebui să fie tratați ca fiind „cu normă întreagă” și eligibili pentru beneficii prin:
- Calcularea numărului mediu de ore săptămânale lucrate în timpul unei perioade de luni specificate retrospectiv (cum ar fi 6 sau 12 luni), care este menționată ca perioadă de măsurare.
- Blocare a statutului angajaților („normă întreagă” eligibilă pentru prestații sau neeligibilă pentru prestații) în timpul unei perioade ulterioare specificate de luni care urmează perioadei de măsurare, care este perioada de stabilitate. Statutul de eligibilitate la beneficii al angajatului se bazează pe calculul din perioada de măsurare și este blocat pe întreaga durată a perioadei de stabilitate, indiferent de numărul de ore pe care angajatul le lucrează efectiv în timpul perioadei de stabilitate.*
*Deși orele lucrate în timpul perioadei de stabilitate nu vor afecta statutul unui angajat în timp ce acesta este blocat în timpul perioadei de stabilitate, acele ore vor fi luate în considerare ca parte a următoarei perioade de măsurare. Modificările în media săptămânală a orelor lucrate în timpul perioadelor de măsurare viitoare pot schimba statutul de eligibilitate la beneficii al unui angajat în timpul perioadelor de stabilitate ulterioare.
Angajați sezonieri
În conformitate cu reglementările finale emise de IRS și de Departamentul de Trezorerie în februarie 2014, noii angajați sezonieri sunt tratați la fel ca noii angajați cu ore variabile în cadrul metodei perioadei de măsurare retrospectivă. Pentru a fi considerat sezonier, un angajat trebuie să fie angajat într-un post pentru care angajarea anuală obișnuită este de șase luni sau mai puțin. „Obișnuit” înseamnă că:
- Prin natura postului, un angajat lucrează de obicei pentru o perioadă de șase luni sau mai puțin și
- Perioada de angajare ar trebui să înceapă în fiecare an calendaristic aproximativ în aceeași parte a anului, cum ar fi vara sau iarna.
Un ALE (care utilizează metoda de măsurare retrospectivă) nu va fi, în general, pasibil de penalități de răspundere partajată a angajatorului ACA dacă nu oferă asigurare de sănătate angajaților sezonieri în timpul unei perioade inițiale de măsurare, chiar dacă acești angajați ajung să lucreze ore cu normă întreagă în timpul acelei perioade de măsurare (cu excepția cazului în care se utilizează o perioadă de măsurare retrospectivă cu ciclu scurt și astfel de angajați rămân angajați în perioada de stabilitate ulterioară). ALE-urile vor aplica perioada de măsurare inițială angajaților sezonieri, chiar dacă se așteaptă ca aceștia să lucreze mai mult de 30 de ore pe săptămână atunci când sunt angajați.
În anumite cazuri neobișnuite, un angajat poate fi considerat în continuare un angajat sezonier chiar dacă angajarea sezonieră se prelungește într-un anumit an dincolo de ceea ce este obișnuit. De exemplu, dacă instructorii de golf dintr-o stațiune au o perioadă obișnuită de angajare anuală de șase luni, dar li se cere într-un anumit an să lucreze o lună în plus din cauza unui sezon neobișnuit de lung, aceștia ar fi totuși considerați angajați sezonieri.
Termenii „angajat sezonier” și „lucrător sezonier” sunt utilizați în dispozițiile privind responsabilitatea partajată a angajatorului în două contexte diferite. Termenul „angajat sezonier” este relevant pentru a determina statutul unui angajat ca angajat cu normă întreagă în cadrul metodei de măsurare retrospectivă. Termenul „lucrător sezonier” este relevant pentru calculul ALE (vă rugăm să consultați fișa informativă ACA: Calculul ALE).
Angajați temporari/pe termen scurt
Angajații temporari (denumiți angajați pe termen scurt în conformitate cu ACA) sunt acei angajați care sunt angajați într-un post cu o durată mai mică de 12 luni. IRS a confirmat că nu există o scutire în cadrul penalităților din secțiunea 4980H a IRC pentru angajații temporari, pe termen scurt (cu excepția cazului în care angajatul îndeplinește toate cerințele pentru angajații sezonieri, așa cum sunt prezentate mai sus).
Dacă angajații temporari/pe termen scurt nu îndeplinesc cerințele pentru angajații sezonieri și se așteaptă să lucreze mai mult de 30 de ore pe săptămână, atunci, conform normelor ACA aplicabile, aceștia ar trebui să fie clasificați ca angajați cu normă întreagă, eligibili pentru beneficii.
Companii pot exclude orele lucrate în circumstanțe limitate:
Companiile nu sunt obligate să numere sau să urmărească orele lucrate în următoarele circumstanțe limitate:
Angajați voluntari
Reglementările finale exclud orele lucrate ca „voluntar de bună credință”. Voluntarii de bună credință includ orice voluntar care este:
A. Un angajat al unei entități guvernamentale sau al unei organizații scutite de taxe;
B. A cărui singură compensație din partea acelei entități sau organizații este:
a. sub forma unei rambursări (sau a unei indemnizații) pentru cheltuielile rezonabile suportate în îndeplinirea serviciilor de voluntariat, sau
b. beneficii rezonabile (inclusiv premii pentru vechime în muncă) și onorarii nominale plătite în mod obișnuit de entități similare în legătură cu serviciul de voluntariat.
Angajați studenți
Companiile nu sunt obligate să contabilizeze orele de serviciu efectuate de studenți în posturi subvenționate prin programul federal de studiu al muncii sau prin programe de stat similare. Cu toate acestea, toate orele de serviciu pentru care un student angajat al unei organizații educaționale (sau al unui angajator extern) este plătit sau are dreptul la plată în altă calitate decât prin programul federal sau de stat de studiu al muncii trebuie să fie numărate ca ore de serviciu în scopul determinării eligibilității pentru beneficii.
Profesori și cadre didactice auxiliare
Profesorii și cadrele didactice auxiliare prezintă provocări, deoarece remunerația nu este, de obicei, direct legată de numărul de ore pe care le lucrează. De exemplu, compensația este adesea legată de orele de curs și nu ia în considerare timpul bazat pe activități care nu se desfășoară în sala de clasă, cum ar fi pregătirea lecțiilor, corectarea lucrărilor și a examenelor sau consilierea studenților.
SIR oferă o metodă sigură de urmărire a orelor pentru personalul didactic și cadrele didactice auxiliare până la emiterea unor orientări suplimentare. Această metodă creditează 2,25 ore de serviciu pentru fiecare oră de predare sau ore de clasă. Cu alte cuvinte, pentru fiecare oră petrecută predând în sala de clasă, compania ar credita încă 1,25 ore pentru activități precum planificarea și notarea lecțiilor. În plus, compania creditează o oră de serviciu pentru fiecare oră suplimentară pe care membrul facultății o dedică altor îndatoriri în afara orelor de curs (cum ar fi orele de birou sau întâlnirile obligatorii ale facultății). Deși este posibil ca aceasta să nu fie singura metodă rezonabilă de urmărire a orelor pentru cadrele didactice auxiliare, companiile sunt sfătuite să ia în considerare utilizarea acestei zone de siguranță până la emiterea unor orientări suplimentare.
.