Auditurile conturilor de plată (AP) pot părea adesea descurajatoare. Companiile preferă să găsească recompense în viitor și nu să se gândească la trecut. Dar nu vă lăsați temerile să vă rețină. Auditul contabilității poate scoate la iveală fraudele, greșelile și alte probleme care ar putea să vă pună în pericol afacerea – economisindu-vă timp și bani neprețuiți pe termen lung.
Dacă este efectuat în mod corespunzător, un audit al conturilor de plătitori (AP) nu numai că confirmă dacă respectați regulile, dar vă arată și cum vă puteți conduce afacerea mai eficient. Nu uitați, plata unui auditor extern care să petreacă zile întregi cutreierând arhiva dumneavoastră de hârtie este acum de domeniul trecutului Soluțiile software inteligente salvează toate datele într-un singur loc, ceea ce vă permite să efectuați un audit contabil extins doar apăsând pe un buton.
- Auditul PA: De ce sunt importante
- AP Auditing 101: Un ghid pentru începători
- Planificarea unui audit al conturilor de plăți
- Proceduri de audit al conturilor de plătit
- Raportul de audit al conturilor de plătit
- Revizuirea de urmărire a auditului conturilor de plătit
- Cum să faci din auditul tău o joacă de copii
- Cum să detectați frauda într-un audit al conturilor de plată
Auditul PA: De ce sunt importante
Simplu spus, un audit AP este o examinare independentă și sistematică a înregistrărilor conturilor de plată ale unei organizații. Acesta verifică dacă tranzacțiile sunt înregistrate în mod corespunzător și dacă aceste înregistrări prezintă o imagine exactă a activității dumneavoastră. Un raport de audit bine pregătit vă va spune cum merge afacerea dvs. și unde vă puteți îmbunătăți.
Pentru multe companii cu sediul în SUA, auditurile conturilor de plătit nu sunt opționale. De la punerea în aplicare a Legii Sarbanes-Oxley în 2002, majoritatea companiilor publice trebuie să își prezinte registrele pentru audit extern. Auditorii verifică dacă registrele companiei respectă standardele specificate în principiile contabile general acceptate (GAAP). Deși conformitatea creează muncă suplimentară pentru întreprinderi, este mult mai puțin probabil să apară scandaluri corporative la scară largă acum decât în trecut.
Mulți profesioniști din domeniul financiar consideră auditurile PA ca fiind un rău necesar. Auditurile contabile pot descoperi erori, fraude sau alte probleme care ar putea aduce angajaților probleme. În practică, nu există niciun motiv să vă fie teamă, cu excepția cazului în care chiar aveți ceva de ascuns. Tratați auditurile ca pe o inspecție de siguranță a unui vehicul – Ați vrea să știți dacă frânele dvs. sunt pe punctul de a ceda, nu-i așa?
AP Auditing 101: Un ghid pentru începători
Nu există un mod prestabilit de a efectua un audit AP. Auditorii își aleg metodele în funcție de mărimea și forma unei anumite afaceri și de minuțiozitatea dorită a auditului. Punerea în aplicare a reglementărilor GAAP variază în funcție de stat, unele state permițând companiilor publice să publice rapoarte suplimentare care nu trebuie să respecte standardele GAAP.
În ciuda acestor diferențe, auditorii vor căuta, în general, completitudinea, validitatea și conformitatea înregistrărilor și vor vedea dacă soldul conturilor de plătit a fost prezentat în mod corespunzător în declarația de sfârșit de an. Împreună, acestea confirmă dacă înregistrările companiei prezintă, de fapt, o imagine exactă a afacerii.
Un audit al conturilor de plăți constă, de obicei, în patru etape: planificarea, munca pe teren, raportul de audit și revizuirea ulterioară.
Planificarea unui audit al conturilor de plăți
În timpul etapei de planificare, auditorii notifică afacerea că urmează să aibă loc un audit. Următoarea etapă este, de obicei, o întâlnire oficială în care se discută domeniul de aplicare și obiectivele evaluării. Pe baza acestei întâlniri, auditorul va întocmi un plan pentru examinarea propriu-zisă.
Proceduri de audit al conturilor de plătit
Faza de lucru pe teren este cea în care auditorii se scufundă. Ei vor petrece câteva zile sau săptămâni examinând înregistrările companiei înainte de a compila datele într-un raport care rezumă constatările și evaluarea acestora.
Raportul de audit al conturilor de plătit
După ce munca de teren a fost finalizată, constatările sunt trecute în raportul final de audit.
Revizuirea de urmărire a auditului conturilor de plătit
Doar pentru că raportul a fost finalizat nu înseamnă că munca s-a încheiat. Ultimul pas este ca auditorul să efectueze o revizuire de urmărire după un an pentru a verifica dacă rezultatele dorite au fost atinse.
Cum să faci din auditul tău o joacă de copii
Chiar dacă am intrat bine în era digitală, multe audituri contabile sunt încă realizate manual. Dacă nu vă puteți confrunta cu imaginea unui auditor care caută un ac de factură într-un car cu fân de hârtie, nu sunteți singurul. Din fericire, există acum o modalitate mai eficientă de a efectua audituri. Facturarea electronică și plățile electronice fac acest lucru foarte simplu.
Schimbarea la un software de automatizare AP asigură audituri mai rapide, mai ieftine și mai simple, deoarece înregistrările dvs. vor fi mai ușor de găsit. Oferindu-le auditorilor acces doar pentru citire la înregistrările dvs., munca lor poate fi făcută în doar două sau trei ore, spre deosebire de zilele sau săptămânile pe care le-ar petrece în biroul dvs. prin auditarea contabilității în mod tradițional.
Încă sunteți reticent să renunțați la înregistrările pe hârtie? Rețineți că doar hârtia oferă o iluzie de control. Înregistrările pot fi rătăcite, distruse din greșeală sau pur și simplu pierdute. Hârtia este, de fapt, antiteza eficienței: Ea face ca procesul de facturare și plată să fie mai puțin vizibil și, prin urmare, mai greu de urmărit.
Cum să detectați frauda într-un audit al conturilor de plată
Dacă încă nu sunteți convins că o soluție automatizată pentru conturile de plată este potrivită pentru dumneavoastră, luați în considerare unul dintre scopurile principale ale auditurilor: detectarea fraudei. Departamentele AP sunt deosebit de vulnerabile la fraudă, deoarece procesează un volum mare de tranzacții. Association of Certified Fraud Examiners estimează că o organizație medie pierde 5% din veniturile sale anuale din cauza fraudei.
Cea mai banală formă de fraudă este manipularea facturilor. Dacă o factură a fost tratată cu lichid corector sau dacă lipsesc informații importante, ar trebui să se declanșeze alarma. Același lucru este valabil și pentru facturile duplicat sau fotocopiate. Implementarea unei soluții automatizate de facturare electronică este cel mai simplu mod de a face ca aceste tipuri de fraudă să devină lucruri de domeniul trecutului.
Alte tipuri de fraudă pot fi mai greu de detectat. Escrocii știu că auditorii nu au timp să verifice fiecare factură în parte, ceea ce permite oportunități pentru manipularea cu succes a informațiilor. Aici este cazul în care automatizarea poate oferi din nou o securitate suplimentară. Procedurile automatizate creează o pistă de audit instantanee și facilitează căutarea indicatorilor comuni de fraudă, cum ar fi facturile cu puțin sub sumele aprobate, facturile cu sume rotunjite și furnizorii cu adrese de căsuță poștală. Niciun sistem nu este complet rezistent la fraudă, dar soluțiile digitale fac mai simplă depistarea și prevenirea fraudei.
Cu un departament AP puternic, nu mai este nevoie să vă temeți de procedurile de audit contabil. Trecerea la digital va face ca auditul să fie mai rapid, mai ușor și mai ieftin. Cel mai important, să rămâneți în fruntea jocului va fi floare la ureche și vă va oferi mai mult timp pentru a urmări o strategie progresivă – cum ar fi planificarea viitorului financiar al companiei dvs.
.