Toate deciziile privind eligibilitatea unui elev pentru 504, plasamentul și furnizarea oricăror adaptări necesare și/sau ajutoare sau servicii conexe vor fi luate de către echipa 504 și trebuie să se bazeze pe informații dintr-o varietate de surse, informațiile din toate sursele fiind atent analizate și documentate.
Membrii echipei 504 pot include coordonatorul 504 al clădirii sau persoana desemnată aprobată, o asistentă medicală școlară, dacă este cazul, și orice alt membru al personalului școlii care are cunoștințe despre elev și/sau despre informațiile din evaluare. Elevul și părintele/tutorele acestuia sunt de obicei invitați să participe la ședința echipei 504 și au posibilitatea de a examina toate dosarele educaționale relevante. Școala și părintele/tutorele pot invita la ședința 504 și alte persoane care au cunoștințe despre copil și/sau despre proces.
Părintele/tutorele va primi o înștiințare scrisă înainte de ședință, prin care va fi informat cu privire la ora, locul și scopul ședinței.
Coordonatorul 504 al clădirii sau persoana desemnată va prezida ședința. Se poate întocmi un proces-verbal al ședinței și, în acest caz, o copie a procesului-verbal va fi pusă la dispoziția părintelui/tutorelui și va fi plasată în dosarul dosarului educațional al elevului într-un interval de timp rezonabil după ședință.
Deciziile echipei ar trebui să fie luate prin consens. Nu este adecvat să se ia decizii de eligibilitate sau de programare pe baza unui „vot” majoritar. În absența consensului, coordonatorul 504 sau persoana desemnată aprobată la ședință va lua decizia finală cu privire la eligibilitatea unui copil și, dacă este necesar, la adaptările și ajutoarele și/sau serviciile conexe de care copilul are nevoie pentru a avea acces la programarea școlară.
Districtul școlar va furniza părintelui/tutorelui o notificare cu privire la decizia districtului. Părintele/tutorele are dreptul de a căuta soluționarea oricăror dezacorduri prin intermediul procedurii locale de soluționare a plângerilor sau prin inițierea unei audieri imparțiale.