Există două modalități de a trimite un transfer ACH de la banca dumneavoastră după ce ați început plata în E-File și aveți un număr de identificare unic pentru plata dumneavoastră.
- Utilizând site-ul web al băncii dumneavoastră SAU
- Utilizând sistemul dumneavoastră de contabilitate
Este important să rețineți că pentru oricare dintre aceste metode trebuie să primim toate informațiile de mai jos în câmpurile corecte pentru a accepta plata dumneavoastră.
ACH Record Layout
| Record Type | Field | Data Element Name | Definition | Comment | |
|---|---|---|---|---|---|
| 5 | 3 | 1. Numele companiei | Numele companiei tale | Nu se schimbă niciodată | |
| 5 | 6 | 2. Codul clasei de intrare standard | CCD | Nu se modifică niciodată | |
| 5 | 9 | 3. Data efectivă de intrare | Data de intrare | Se schimbă la fiecare plată | |
| 6 | 2 | 4. Cod tranzacție | 22 – Credit la cerere | Nu se schimbă niciodată | |
| 6 | 3 & 4 | 5. Identificare DFI destinatar
(ABA Routing #) |
Inscris în E-File în scopuri de securitate | Niciodată nu se modifică | |
| 6 | 5 | 6. Numărul de cont DFI | Inscris în E-File în scopuri de securitate | Niciodată nu se modifică | |
| 6 | 6 | 6 | 7. Sumă | Suma plății (trebuie să fie exact suma pe care ați introdus-o în E-File) | Se poate schimba la fiecare plată |
| 6 | 7 | 8. Număr de identificare | Numărul de identificare (E-File va genera un număr nou pentru fiecare plată) | Se schimbă la fiecare plată | |
| 6 | 8 | 9. Nume companie primitoare | Numele companiei | Niciodată nu se schimbă |
Utilizarea site-ului băncii dumneavoastră
Prima modalitate de a trimite o plată ACH este utilizarea site-ului băncii dumneavoastră. Provocarea atunci când folosiți interfața băncii dvs. este să vă asigurați că introduceți datele corecte în câmpul potrivit, deoarece câmpurile nu respectă întotdeauna aceeași ordine ca mai sus.
Vă trebui să acordați o atenție deosebită locului în care să puneți „Numărul de identificare” unic pe care E-File vi-l dă pentru fiecare plată. Acesta trebuie să meargă în câmpul ID pentru destinatar/plătitor. Acest câmp poartă nume diferite în diferite sisteme. De exemplu, în sistemul JP Morgan, câmpul se numește „Beneficiary ID Number”, în timp ce în sistemul CashPro al Bank of America câmpul se numește „Vendor ID”.
Utilizarea sistemului dvs. de contabilitate
Cel de-al doilea mod de a trimite o plată ACH este de a introduce datele în sistemul dvs. de contabilitate. Acest lucru creează un fișier în formatul NACHA care este transmis băncii dumneavoastră.
Numărul de identificare trebuie să fie pus în standardul NACHA pentru „Entry Detail Record Type Code 6, Field Number 7 – Identification Number”. Este posibil să trebuiască să solicitați departamentului IT să identifice un câmp specific în sistemul dvs. de contabilitate care va stoca numărul de identificare și, de asemenea, este posibil să trebuiască să actualizeze sistemul pentru a include acest număr în câmpul potrivit. Dacă numărul de identificare se află în câmpul greșit, transferul ACH va fi respins.
Vă recomandăm să dedicați suficient timp pentru a configura acest nou proces, deoarece ar putea dura mai mult decât credeți, în funcție de sistemul dumneavoastră.
Tips for Success
- Descoperiți acum care este câmpul corect pentru numărul de identificare. Acest lucru ar putea dura ceva timp dacă trebuie să lucrați cu banca dumneavoastră sau cu departamentul IT.
- Trebuie să includeți numărul unic de identificare pentru plata dumneavoastră și să îl puneți în câmpul corect, altfel Trezoreria SUA vă va respinge plata.
- Nu puneți numărul de identificare în addendum sau în comentarii.
- Banca dumneavoastră sau compania dumneavoastră ar putea avea nevoie de mai multe informații pentru a efectua un transfer, cum ar fi numărul de identificare al angajatorului federal USAC (FEIN). Am postat aceste informații în secțiunea E-File FAQs, la rubrica „Company and Banking Information”. Contactați-ne dacă aveți nevoie de alte informații pentru a procesa o plată.
- Plata dumneavoastră ACH poate părea că a fost procesată corect la început. Poate dura câteva zile până când primiți o notificare de respingere dacă fișierul dvs. nu conținea datele necesare în formatul cerut.
- În cele din urmă, vă recomandăm să procesați plăți ACH mici (cum ar fi 1,00 $) pentru a testa acest proces înainte de următorul termen limită de facturare. Toate plățile vor fi creditate în contul dvs.
.