Reținerea cunoștințelor presupune captarea cunoștințelor în cadrul organizației, astfel încât acestea să poată fi utilizate ulterior. Într-o secțiune anterioară privind memoria organizațională, Walsh și Ungson (1991) au definit cinci depozite de cunoștințe, și anume indivizii, cultura, transformările (de exemplu, procedurile & sistemele formalizate), structurile (de exemplu, rețelele formale și informale) și activitățile externe. Acesta este locul în care cunoștințele pot exista sau pot fi reținute într-o organizație. În această secțiune, suntem interesați de latura managerială, pentru a răspunde la întrebare: Cum poate managementul să promoveze păstrarea cunoștințelor (cruciale)?
De cele mai multe ori, se aude de păstrarea cunoștințelor în contextul pierderii angajaților cheie și al utilizării unor tehnici precum interviurile de plecare pentru a încerca să capteze cunoștințele acestora. În realitate, retenția cunoștințelor ar trebui să fie integrată în modul în care funcționează organizația și să înceapă cu mult înainte ca un angajat cheie să plece. Deși este considerată crucială pentru succesul organizațional pe termen lung, puține organizații au strategii formale de păstrare a cunoștințelor (Liebowitz 2011).
O strategie de retenție a cunoștințelor, ca parte a managementului cunoștințelor (KM), va identifica resursele de cunoștințe care sunt în pericol și care trebuie reținute, iar apoi va pune în aplicare inițiative specifice astfel încât să păstreze aceste resurse în cadrul firmei. La fel ca majoritatea celorlalte procese și strategii legate de KM, succesul depinde de reușita partajării cunoștințelor și de existența unei culturi organizaționale de & învățare a cunoștințelor.
Pe lângă inițiativele mai generale de partajare a cunoștințelor pe care o firmă le poate utiliza – de exemplu, susținerea rețelelor formale & informale de cunoștințe (zone sociale, social media, întâlniri, funcții ale companiei, târguri de cunoștințe, localizator de expertiză etc.), schimbarea culturii organizaționale etc.), schimbarea culturii organizaționale etc. – exemple de instrumente & tehnici care pot fi utilizate în mod specific pentru păstrarea cunoștințelor includ (adaptat după Smith 2007, Liebowitz 2009 și Liebowitz 2011):
- Implementarea structurilor de recompensare pentru a încuraja schimbul de cunoștințe cheie.
- Utilizarea echipelor de proiect și a echipelor de proiect interfuncționale.
- Revizuiri după acțiune.
- Povestiri.
- Programe de mentorat & job shadowing.
- Interviuri & interviuri de ieșire.
- Rotația posturilor.
- Manuale de proceduri/procese ale companiei.
- Trecerea de a profita de cunoștințele pensionarilor.
Strategia de retenție a cunoștințelor
Doan et al (2011) identifică trei întrebări de bază care trebuie puse atunci când se ia în considerare retenția cunoștințelor:
- Ce cunoștințe pot fi pierdute?
- Care sunt consecințele organizaționale ale pierderii acestor cunoștințe?
- Ce acțiuni pot fi întreprinse pentru a reține aceste cunoștințe?
Extinzând aceste întrebări, se pot contura câțiva pași concreți necesari în formularea unei strategii de retenție a cunoștințelor:
Pasul 1: Înțelegeți factorul de risc: Liebowitz (2011) a identificat următoarele riscuri:
- Vârsta medie a angajaților dvs. este ridicată
- Compania a acordat o atenție insuficientă:
- captării cunoștințelor
- programului de mentorat
- formării și dezvoltării angajaților
- Informația este dificil de găsit sau este adesea rătăcită.
- Există puțină comunicare informală în cadrul organizației.
- Mulți angajați cu cunoștințe părăsesc organizația.
Pasul 2: Înțelegeți care cunoștințe sunt critice și concentrați-vă pe acestea (Corney 2018) (citiți mai multe despre acest lucru în secțiunea Knowledge Organization & Assessment)
Pasul 3: Formulați o strategie folosind pilonii retenției cunoștințelor (Liebowitz 2009 & 2011): Reținerea cunoștințelor constă într-o gamă largă de instrumente, unele ușor și altele greu de implementat. Liebowitz identifică patru categorii care înglobează toate inițiativele din cadrul retenției cunoștințelor. Acestea sunt:
- Recunoașterea și structura recompenselor: Conducerea are posibilitatea de a alege să utilizeze fie motivatori intrinseci (adică care fac ca munca în sine să fie mai satisfăcătoare, cum ar fi laudele sau recunoașterea), fie motivatori extrinseci (adică care oferă beneficii care nu au legătură cu munca, cum ar fi banii) (Gamelgaard 2007). Acestea trebuie să țină cont de factorii culturali organizaționali, precum și de cei naționali (Gamelgaard 2007), dar, în general, cele mai eficiente și mai durabile par a fi motivatorii intrinseci (Gamelgaard 2007 & Liebowitz 2009). Cu toate acestea, o combinație a celor două este de obicei calea de urmat.
- Fluxul bidirecțional de cunoștințe: Stabilirea unui sistem bidirecțional de captare a cunoștințelor, în care cunoștințele nu sunt transmise doar de la angajatul senior la cel junior, ci și invers.
- Personalizarea și codificarea: Personalizarea se referă la conectarea oamenilor și include instrumente cum ar fi mentoratul, rotația joncțiunilor, târgurile de cunoștințe, comunitățile și așa mai departe, în timp ce codificarea include instrumente cum ar fi evaluările după acțiune, diverse depozite de cunoștințe, sisteme de lecții învățate etc. (Liebowitz 2009).
- Geamia de aur: Aducerea înapoi a unor pensionari importanți în diverse capacități. Aceasta include programe de reangajare, consultanță, muncă part-time, locuri de muncă temporare etc. (Corporate Executive Board 2005). Utilizarea unui sistem de pensionare etapizată (de exemplu, concediu – muncă cu fracțiune de normă – reangajare ocazională) poate contribui, de asemenea, la pierderea lentă a unui angajat cheie și la transferul treptat al tuturor cunoștințelor cheie ale acestuia către organizație (Corporate Executive Board 2005).
Factori de succes și DOs and DON’Ts of KR
Doan et al (2011), în urma unei analize cuprinzătoare a literaturii de specialitate privind păstrarea cunoștințelor, ajung la următorii factori cheie de succes:
- Sprijinul top managementului
- Strategia de păstrare a cunoștințelor
- Cultura de învățare
- Practicile de resurse umane (deoarece cunoștințele rezidă în oameni, păstrarea cunoștințelor este strâns legată de practicile de resurse umane, inclusiv de recrutare, educația, recompensele și managementul performanței)
- Instrumente de tehnologie a informației și comunicării
În mod similar, Corney (2018) subliniază câteva lucruri de bază DO și DON’Ts ale retenției cunoștințelor:
- Nu capturați „doar în caz că”. Acest lucru duce la depozite de informații nefolosite.
- Asigură-te că te concentrezi pe captarea cunoștințelor critice, adică cunoștințe fără de care organizația s-ar lupta.
- Când au loc plecări, oferă-le șansa de a „lăsa o moștenire” într-o rețea de absolvenți.
- Asigurați-vă că păstrarea și captarea cunoștințelor este „modul în care facem lucrurile aici” și că face parte din orice proces de lucru și în toate etapele ciclului de angajare.
2012 – Actualizat 2018
Like and Share!
.