Registrul părților interesate în managementul de proiect

Registrul părților interesate în managementul de proiect

Care este importanța de a avea un registru adecvat al părților interesate în managementul de proiect? Gestionarea părților interesate este unul dintre cele mai importante procese din ciclul de viață al oricărui proiect. Este un tip de proces de management strategic pe care managerii de proiect inteligenți îl urmează pentru a obține sprijin pentru proiectele lor din partea altor persoane, atât interne, cât și externe. Părțile interesate pot fi un individ, o organizație, o comunitate, un grup de persoane, un investitor care poate afecta sau poate fi afectat de rezultatele unui proiect sau o organizație. Aceștia pot avea un impact pozitiv sau negativ și pot fi fie interni, fie externi organizației. Un registru al părților interesate este creat pentru a documenta cine este afectat de proiect și cine are o influență și un impact asupra proiectului. Acesta conține informații pentru a trata cu părțile interesate de proiect care au niveluri diferite de interese și impact asupra obiectivelor proiectului. În acest articol, vom discuta despre importanța gestionării părților interesate și vom oferi un exemplu de model de registru al părților interesate pentru a vă ajuta să gestionați în mod eficient părțile interesate ale proiectului dumneavoastră.

Importanța gestionării părților interesate în succesul unui proiect

Părțile interesate pot fi pozitive, negative, interne sau externe proiectului sau organizației. Șefii de departament, coordonatorii de proiect, membrii echipei de proiect, managerii executivi, consiliul de administrație și sponsorii proiectului sunt exemplul pentru părțile interesate interne ale căror operațiuni afectează sau sunt afectate de proiect.

Părțile interesate externe sunt cele care sunt exterioare organizației proiectului. Vânzătorii, furnizorii, organismele de reglementare, guvernul, comunitățile și organizațiile sunt exemple de părți interesate externe.

Satisfacția părților interesate este un criteriu cheie de succes pentru orice tip de proiect. Indiferent dacă gestionați un proiect IT sofisticat sau un mic proiect de construcție de birouri, trebuie să îndepliniți cerințele părților interesate. Pentru managerii de proiect de succes, este o bună practică să implice pe deplin toate părțile interesate pozitive, folosind instrumente și tehnici de comunicare eficiente, bazate pe o strategie, pentru a obține sprijinul acestora.

Managementul părților interesate este un proces repetitiv care se realizează pe tot parcursul ciclului de viață al unui proiect. Deși există multe instrumente și tehnici disponibile pentru dezvoltarea unei strategii pentru părțile interesate, managementul părților interesate este un proces unic pentru proiect. Prin urmare, ar trebui să fie adaptat având în vedere caracteristicile proiectului.

Procesul de identificare a părților interesate cheie ale proiectului vine imediat după semnarea cartei proiectului. După aceea, trebuie să documentați informațiile despre părțile interesate într-un registru. Cu alte cuvinte, veți crea registrul părților interesate după semnarea cartei proiectului.

• Lucrați cu sponsorul dumneavoastră pentru a le identifica pe cele de la nivelurile primare.
• Faceți un brainstorming cu echipa de proiect pentru a identifica persoane și grupuri
• Cercetați cunoștințele experților
• Analizați registrele proiectelor anterioare și similare.

Tabloul registrului părților interesate

Registrul părților interesate este unul dintre cele mai importante documente de proiect care ajută la clasificarea, identifica și evalua părțile interesate ale proiectului. Registrul părților interesate răspunde la multe întrebări referitoare la părțile interesate. Iată câteva dintre ele;

• Care sunt numele și datele de contact ale părților interesate?
• Care sunt așteptările și cerințele părților interesate?
• Cine sunt părțile interesate cele mai critice?
• Care sunt metodele de comunicare pentru a trata cu părțile interesate?
• Care este nivelul de impact al părților interesate?

În principiu, un registru al părților interesate este creat în fazele timpurii, imediat după semnarea cartei proiectului. Identificarea părților interesate este primul pas al creării unui registru al părților interesate. Părțile interesate pot fi identificate prin revizuirea înregistrărilor proiectelor anterioare și similare, prin brainstorming cu echipa de proiect, prin întâlniri cu sponsorul proiectului și prin explorarea furnizorilor implicați în proiect

După identificarea părților interesate, urmează procesele de analiză, clasificare și gestionare a părților interesate.

Ghidul PMBOK recomandă instrumentele de mai jos pentru clasificarea părților interesate;

1. 1. Grila putere/interes
2. Grila putere/influență
3. Grila influență/impact
4. Modelul de saliență

Părțile interesate sunt clasificate în funcție de puterea, influența, impactul și interesul lor asupra unui proiect. De asemenea, aceștia pot fi clasificați în funcție de urgența și legitimitatea lor.

Exemplu de registru al părților interesate

În mod obișnuit, un registru al părților interesate include informațiile de mai jos;

– Numele,
– Departamentul
– Titlul
– Rolul în proiect
– Așteptările
– Influența (scăzută/înaltă)
– Impactul (scăzut/înalt)
– Categoria

Un registru al părților interesate include coloane care abordează întrebări specifice. Acesta poate fi personalizat având în vedere cerințele proiectului. Figura de mai jos prezintă un exemplu de registru al părților interesate.

Rețineți că registrul părților interesate este un document viu care trebuie actualizat pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Acesta oferă informații despre toate părțile interesate cheie ale proiectului și despre atributele acestora.

Registrele părților interesate sunt documente importante de management de proiect care ar trebui să fie actualizate pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Este un document viu care ajută echipa de proiect să indexeze toate părțile interesate de proiect. Pe măsură ce proiectul avansează, părțile interesate și influențele lor asupra proiectului se schimbă. Apar noi părți interesate, iar unele părți interesate își pierd atenția asupra proiectului. De asemenea, puterea și impactul acestora asupra proiectului se schimbă. În plus, registrul părților interesate trebuie să fie un document confidențial, deoarece include foarte multe informații despre diferite persoane și organizații.

Pentru un management de proiect de succes, importanța unui registru al părților interesate nu poate fi niciodată negată.

Beneficii ale registrului părților interesate

În calitate de manager de proiect, ar trebui să fiți conștient de acest fapt: Părțile interesate pot face totul fie dificil, fie ușor. Și totul tinde să se schimbe într-un proiect, deoarece proiectele sunt de natură dinamică. Un individ sau un grup poate fi interesat de proiectul dumneavoastră la început, dar își poate pierde interesul în timp. Sau poate că un grup nu dorește să realizați un proiect pe care l-ați întreprins.

Cum putem gestiona toți acești factori? Răspunsul este simplu: folosiți părțile interesate pentru a veni cu. În timp ce gestionați un proiect, clasificarea, identificarea și evaluarea studiilor privind cerințele părților interesate vă poate salva. Crearea unui registru este ușoară, este vorba doar de a scrie ceva pe un ecran de calculator. A avea un registru complet ne ajută să gestionăm cu succes timpul nostru limitat în timp ce ne ocupăm de o serie de probleme în cadrul proiectelor.

Rezumat

Managementul părților interesate joacă un rol cheie în succesul unui proiect. Gestionarea necorespunzătoare a părților interesate de proiect care au putere și interese mari poate contribui la eșecul proiectului. Prin urmare, echipele de proiect trebuie să efectueze la timp și cu atenție analiza, clasificarea și prioritizarea părților interesate, luând în considerare abilitățile părților interesate de a afecta proiectul.

Este o bună practică să se creeze registrul cât mai devreme posibil. Există diverse exemple și modele disponibile pe internet. Le puteți descărca, le puteți personaliza în funcție de cerințele proiectului dumneavoastră, puteți adăuga coloane, dacă este necesar, și le puteți utiliza pentru proiectul dumneavoastră pentru a indexa informațiile despre părțile interesate. Șablonul propus în acest articol, care arată cum ar putea arăta registrul părților interesate, vă este, de asemenea, util.

În acest articol, discutăm despre importanța gestionării părților interesate și oferim un exemplu de șablon de registru al părților interesate. Rețineți că acesta este un subiect important care ar trebui să fie cunoscut din punctul de vedere al examenului de certificare PMP. Puteți adăuga sau împărtăși orice doriți folosind căsuța de comentarii de mai jos.

Vezi, de asemenea

Modelul de evaluare a competențelor

Referințe externe

pmi.org

Tags: Ghidul PMBOK pmbok registrul stakeholderilor managementul proiectului registrul stakeholderilor registrul stakeholderilor registrul stakeholderilor registrul stakeholderilor în managementul proiectelor registrul stakeholderilor ce este un registru al stakeholderilor