Peste toate sfaturile despre managementul timpului pe care le-ați citit vreodată au subliniat importanța de a petrece mai mult timp cu sarcinile importante și mai puțin sau deloc cu tot ceea ce vă distrage atenția de la obiectivele de productivitate.
Dar ce-ar fi dacă ați putea face un pas mai departe și ați putea să vă distribuiți timpul pe baza sarcinilor de mare valoare și a activităților de mică valoare.
Regula 60-30-10 poate face exact acest lucru pentru dumneavoastră și vă poate oferi un cadru pentru alocarea timpului pentru sarcinile dumneavoastră.
Această regulă stabilește o structură care vă oferă o idee mai bună despre ce sarcini merită să faceți în ce moment al zilei.
60% reprezintă nivelul superior, 30% reprezintă nivelul mediu, iar 10% reprezintă nivelul inferior.
Regula 60-30-10 înseamnă să desemnați 60% din ziua dumneavoastră de lucru pentru activități cu valoare ridicată; 30% pentru sarcini cu valoare redusă care totuși vă avansează obiectivele; și 10% pentru alte activități care vă pot ajuta să vă pregătiți pentru ziua de mâine.
Dacă sunteți familiarizat cu investițiile, gândiți-vă la acest model de gestionare a timpului ca la alocarea portofoliului dvs. de timp între diferite sarcini.
60% din primul nivel pentru sarcini de mare valoare
Întotdeauna vor fi mai multe lucruri de făcut decât timp pentru a le face. „Dacă nu acordați atenția cuvenită la ceea ce are atenția dumneavoastră, vă va lua mai multă atenție decât merită”, spune David Allen în cartea sa, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
Este ușor să te entuziasmezi cu sarcini și să încerci să te ocupi de prea multe în fiecare zi, dar dacă o faci, îți vei cheltui energia peste tot fără să realizezi cele mai importante lucruri ale tale pentru ziua respectivă.
Pentru a-ți îmbunătăți rezultatele și a face mai mult, separă munca ta de mare valoare de toate celelalte activități. Cel puțin 60 la sută din ziua dumneavoastră ar trebui să fie alocată tuturor sarcinilor dumneavoastră de mare valoare.
„Trebuie să decideți care sunt cele mai mari priorități ale dumneavoastră și să aveți curajul – în mod plăcut, zâmbitor și fără scuze – să spuneți „nu” altor lucruri. Iar modalitatea de a face acest lucru este de a avea un „da” mai mare care arde în interior”, susține Stephen Covey, binecunoscut pentru cartea sa populară, The 7 Habits of Highly Effective People (Cele 7 obiceiuri ale oamenilor foarte eficienți).
Tașele de mare valoare contribuie la misiunea, valorile și obiectivele dumneavoastră pe termen lung. Acestea sunt lucruri cum ar fi acea carte pe care doriți să o scrieți, prezentarea pe care doriți să o faceți pentru o promovare, apelurile de vânzări și compania pe care intenționați să o înființați.
Pentru fiecare obiectiv mare, identificați sarcinile individuale și alegeți pe ce doriți să vă concentrați în ziua respectivă. Faceți asta la prima oră dimineața, când sunteți cel mai activ.
Producând rezultate de mare valoare necesită să acordăm prioritate sarcinilor care ajung să producă un rezultat valoros și prețios.
Pentru a face mai multă muncă de mare valoare, uitați-vă la tot ceea ce aveți în farfurie. Examinați-vă microactivitățile, sau sarcinile/lucrurile livrabile. Se aliniază ele cu imaginea de ansamblu a ceea ce încercați să realizați? Alegeți ceea ce considerați că este cel mai esențial, eliberați spațiu și lucrați doar la cele mai importante obiective măsurabile și realizabile – este vorba de a vă concentra asupra sarcinilor care adaugă valoare.
30% activități de nivel mediu sau cu valoare redusă
Alocarea a 30% din timpul dvs. pentru sarcini urgente, dar nu neapărat importante.
Lucruri precum procesarea e-mailurilor, organizarea fișierelor, returnarea apelurilor telefonice, trimiterea de actualizări ale stării echipei, scrierea rapoartelor și unele întâlniri se încadrează în această categorie.
De fiecare dată când deschideți un e-mail, trebuie să luați o decizie, ceea ce vă întrerupe fluxul. Problema este că fiecare e-mail în parte îmi poate face sau distruge următoarele câteva minute, următoarea oră sau chiar întreaga zi.
T Sarcinile de nivel mediu pot părea urgente, dar dacă nu contribuie în mod direct la obiectivul dvs. final, alegeți să le faceți după ce ați finalizat sarcinile de mare valoare.
Gândiți-vă la această categorie ca la sarcini de întreținere. Dacă le neglijați complet, veți întâmpina probleme, dar nu vreți să vă concentrați asupra lor în detrimentul unei munci mai importante.
Cine vrea să își dedice cea mai mare parte a timpului de lucru pentru a răspunde la e-mail sau pentru a plăti facturi? Unele sarcini cu valoare redusă sunt ușor de automatizat. Dacă vă treziți că faceți același lucru în mod repetat în fiecare zi, găsiți o modalitate de a-l automatiza și folosiți timpul liber pentru altceva.
Chiar dacă este vorba de programare, confirmare de primire sau aranjamente standard, probabil că există aplicații pe care le-ați putea folosi.
Trebuie să evităm ca astfel de sarcini să ne acapareze viața, astfel încât să avem timp să abordăm provocările cu adevărat mari care pot face o diferență reală în munca noastră.
Dacă vă puteți permite să petreceți mai puțin timp cu aceste activități pentru a-l reinvesti în ceea ce contează cel mai mult, reduceți procentul de timp pe care îl petreceți în această categorie și faceți mai multă muncă de mare valoare.
10% de nivel inferior ar trebui să facă o diferență mâine
Cum încheiați ziua este esențial, deoarece are mult de-a face cu modul în care începeți ziua următoare. Sarcinile din această categorie sunt lucruri care nu adaugă o valoare reală muncii, viziunii sau obiectivului dvs. pe termen lung, dar care vă pot ajuta să începeți mai bine ziua de mâine.
Orice persoane alocă mai puțin de 10% din timpul lor acestui nivel. Depinde de programul personal. depinde de tine.
În afara activităților importante de la locul de muncă, unii oameni au alte sarcini pe care trebuie să le rezolve, dar nu le pot justifica la primele ore ale zilei.
Puteți folosi acest palier pentru a crea o nouă listă de lucruri de făcut sau pentru a o evalua pe cea veche – asigurați-vă că sunteți acolo unde trebuie să fiți în ceea ce privește aceste activități și că ați realizat cât de mult ați putut. Dacă nu, faceți un plan mai bun pentru mâine.
Ați putea, de asemenea, să vă revizuiți programul pentru ziua următoare. Sau folosiți o parte din timp pentru a face ordine. Înainte de a ieși pe ușă, alocați-vă câteva minute pentru a arunca orice gunoi, pentru a vă organiza hârtiile și pentru a vă curăța biroul. Acest lucru va da acel sentiment de nou început atunci când ajungeți în dimineața următoare.
Dacă nu aveți un plan pentru drumul spre casă, vă puteți programa lucruri de făcut în timp ce faceți naveta – ce să citiți, podcast-uri pe care le puteți asculta pentru a vă decomprima după un program încărcat.
Desigur, aceste categorii pot fi revizuite pentru a reflecta situația și programul dumneavoastră unic. – Le puteți schimba în 50-30-20-20 sau 70-20-10, în funcție de circumstanțele dvs. personale.
Prioritizarea și optimizarea timpului dvs. vă poate oferi mai mult timp pentru a vă concentra pe ceea ce contează cu adevărat – realizând mai multe lucruri într-un timp mai scurt. Ideea este să vă pregătiți pentru un succes optim prin clasificarea sarcinilor dvs. în funcție de cea mai bună utilizare a timpului dvs.
.