Ce este un tracker de absențe?
Un tracker de absențe este un instrument care vă ajută să țineți evidența absențelor angajaților dumneavoastră.
Aceste instrumente pot veni într-o varietate de forme și dimensiuni, inclusiv ca un șablon Excel sau ca un sistem online (cloud).
Un tracker de urmărire a absențelor bazat pe Excel
Un tracker de urmărire a absențelor bazat pe Excel este ușor de început, atâta timp cât aveți Excel instalat. Puteți pur și simplu să descărcați șablonul și să începeți să vă adăugați utilizatorii și absențele.
Inconvenientele unui șablon Excel ies la iveală mai ales atunci când aveți mai mult de câțiva angajați de gestionat.
Toate cererile și interogările de absențe trebuie să treacă prin intermediul managerului, nu este posibil ca angajații să își planifice absențele fără a interoga datele cu managerul lor.
Solicitările pot veni printr-un apel telefonic, mesaj sau e-mail, ceea ce poate îngreuna urmărirea cererilor de absență.
Fiind conținute într-un singur fișier, este, de asemenea, mai ușor de rătăcit sau de șters.
În cazul în care vă confruntați cu o problemă IT, cum ar fi corupția fișierelor sau chiar pierderea unui laptop, riscați să pierdeți toate informațiile despre absențe. Este important să vă asigurați că foaia de calcul este salvată în mod regulat.
Șabloanele Excel nu dispun, de asemenea, de funcționalitatea de a valida intrările pentru a preveni erorile.
Sisteme online de urmărire a absențelor
Un sistem găzduit (bazat pe cloud) se va scala mult mai bine pentru companiile cu mai mult de câțiva angajați. Aceste sisteme permit angajaților dvs. să își rezerve propriile concedii cu un sistem de aprobări pentru ca managerul lor să aprobe cu ușurință absența.
Angajații au, de asemenea, posibilitatea de a-și vizualiza propriile absențe în sistem. Acest lucru reduce numărul de întrebări pe care managerii le vor primi cu privire la absențele angajaților.
Erorile sunt prevenite cu verificări pentru a se asigura că angajații nu pot rezerva mai multe absențe decât alocația lor, împreună cu alte validări, acest lucru ajută la a face urmărirea absențelor un proces fără griji.
Aceste sisteme permit, de asemenea, conducerii să vizualizeze cu ușurință statisticile și cifrele privind datele de absență. Rapoartele ușor de accesat ajută, de asemenea, la planificarea și estimarea activității viitoare.
De Kieran Baker, fondator Absentia