Tehnici de luare a deciziilor în grup

Tehnicile de luare a deciziilor în grup sunt strategii de structurare a interacțiunilor membrilor grupului pentru a spori calitatea unei decizii colective. Este un set de reguli sau proceduri care specifică procesul pe care membrii ar trebui să îl urmeze atunci când contribuie la o decizie care aparține grupului lor.

O decizie de grup eficientă este caracterizată de o utilizare deplină a resurselor membrilor, o utilizare eficientă a timpului și un rezultat de înaltă calitate. O serie de deficiențe sau blocaje ale procesului de grup pot împiedica unul sau mai multe aspecte ale eficacității. De exemplu, membrii grupului pot reține contribuții critice deoarece nu doresc să întrerupă o altă persoană (de exemplu, blocarea producției), se simt neliniștiți de faptul că vor fi evaluați de alți membri ai grupului, au fost întrerupți de o altă persoană, cum ar fi un coechipier dominator, sau sunt predispuși la trândăvia socială, în care efortul individual scade pe măsură ce dimensiunea grupului crește. În plus, membrii pot ignora contribuția coechipierilor deoarece nu sunt dispuși să ia în considerare puncte de vedere alternative sau deoarece sunt distrași în timp ce monitorizează îndeaproape fluxul conversațional pentru a găsi oportunități de a-și expune propriile idei. În mod colectiv, acestea și alte bariere pot determina grupurile să evalueze soluțiile înainte ca toți membrii să fi oferit contribuții sau să-și epuizeze rezerva de idei și sugestii.

O tehnică de luare a deciziilor în grup este concepută pentru a spori eficiența prin diminuarea barierelor și obstacolelor, cum ar fi cele descrise anterior. Patru dintre cele mai des citate tehnici de luare a deciziilor în grup sunt brainstormingul, tehnica grupului nominal, tehnica Delphi și tehnica steppladder. Aceste tehnici variază în ceea ce privește modul în care structurează rezolvarea problemelor în grup. Ele diferă, de asemenea, în funcție de deficiențele particulare ale procesului pe care urmăresc să le minimizeze.

Brainstorming

Grupurile iau adesea decizii ineficiente deoarece fie nu reușesc să eșantioneze un domeniu adecvat de soluții alternative, fie fac o treabă proastă în evaluarea și selecția dintre alternativele luate în considerare. Brainstorming-ul este o tehnică de luare a deciziilor în grup concepută pentru a aborda prima dintre aceste două probleme prin creșterea gamei de idei și soluții disponibile pentru a fi explorate de către grup. Grupurile de brainstorming se reunesc special pentru a genera alternative. Acestea sunt instruite să producă cât mai multe idei posibile. Brainstormingul nu oferă o soluție la problemă sau o decizie în sine. În schimb, produce o listă de alternative care vor fi ulterior luate în considerare, discutate și evaluate atunci când va fi momentul să se ajungă la o decizie finală.

Reguli de bază includ următoarele:

• Suspendați judecata: Evaluarea și critica ideilor în timpul brainstormingului ar trebui să fie evitate.
• Permiteți libertatea de exprimare: Membrii grupului ar trebui să ofere toate ideile pe care le au, indiferent cât de nepractice sunt. Ideile nebunești, chiar și cele considerate prea riscante sau nepractice pentru a fi puse în aplicare, sunt așteptate.
• Accentuați cantitatea, nu calitatea: Ar trebui să se pună accentul pe cantitate, nu pe calitate. Toate ideile ar trebui să fie exprimate. Niciuna nu ar trebui să fie eliminată. Acest lucru este menit să încurajeze oamenii să treacă dincolo de ideile lor preferate, producând astfel o gamă mai completă de alternative.
• Încurajați creativitatea și sinergia puse în comun: Membrii ar trebui să se bazeze pe ideile altora atunci când este posibil. Oamenii ar trebui să se simtă liberi să facă combinații din sugestiile altora.
• Ignorați senioritatea: În timpul brainstormingului, membrii grupului ar trebui să se comporte ca și cum toți ar avea același rang. Motivațiile politice ar trebui să fie lăsate deoparte. Brainstormingul ar trebui să fie caracterizat de o atmosferă relaxată, cooperantă, lipsită de inhibiții, simpatică și egalitară.
• Asigurați-vă că toate vocile sunt auzite: Este important să vă asigurați că toți membrii participă la sesiunea de brain-storming, indiferent cât de reticenți sunt în a contribui.
• Înregistrați toate ideile: Fiecare idee produsă în timpul sesiunii de brainstorming trebuie înregistrată pentru discuții ulterioare.

Scopul brainstormingului este de a stimula gândirea divergentă, de a produce multe idei diferite într-o perioadă scurtă de timp și de a încuraja participarea deplină a tuturor membrilor grupului. Este conceput pentru a minimiza înăbușirea ideilor de către membrii dominatori, conflictele interpersonale, stereotipurile privind expertiza sau inteligența celorlalți, modelele obișnuite de tăcere și aprehensiunea evaluării.

Brainstormingul poate fi implementat într-unul din mai multe moduri. Într-o versiune de brainstorming, membrii grupului se reunesc și își verbalizează la întâmplare ideile, care sunt captate de un reportofon sau de un facilitator care le scrie pe un flipchart. Cercetările au arătat că această strategie este mai puțin eficientă decât cea care constă pur și simplu în a-i face pe oameni să genereze idei pe cont propriu, independent de grup. Anxietatea socială și aprehensiunea față de evaluare îi împiedică pe unii membri să își spună pe nerăsuflate ideile în cadrul unui grup. În plus, grupurile se confruntă cu blocarea producției, care este o normă în care doar un singur membru vorbește pe rând. În timpul blocării producției, ideile care ar fi putut să apară sunt uitate sau cenzurate în timp ce un membru așteaptă ocazia de a vorbi.

Brainstormingul electronic este o alternativă care este mai eficientă decât procedura față în față descrisă anterior. În timpul brainstormingului electronic, membrii grupului introduc ideile în calculator, fie că sunt anonime sau nu, iar fiecare membru este capabil să vadă ideile împărtășite de ceilalți. Problema blocării producției descrisă anterior este aproape eliminată, deoarece mai multe persoane pot introduce idei simultan. Cercetările au arătat că această formă de brainstorming este mai eficientă decât alternativa sa față în față, grupurile de brainstorming electronic obținând rezultate la fel de bune sau mai bune decât persoanele care generează idei pe cont propriu.

Tehnica grupului nominal

Tehnica grupului nominal facilitează atât generarea, cât și evaluarea ideilor. Spre deosebire de brainstorming, această strategie are ca rezultat o decizie finală a grupului. Tehnica grupului nominal implică, de obicei, următorii pași:

• Scrieți ideile în particular: După ce problema în cauză este înțeleasă, membrii își generează în tăcere ideile în scris. În acest moment nu este permisă nicio discuție între membri.
• Raportați ideile pe rând: Membrii își raportează pe rând ideile grupului, pe rând, în timp ce un facilitator le înregistrează pe o tablă sau pe un flipchart. Din nou, nu are loc nicio discuție de grup în timpul acestei etape. Această enumerare pe rând continuă până când fiecare membru nu mai are idei de împărtășit.
• Discutați ideile: În continuare, membrii grupului discută ideile care au fost înregistrate. Scopul principal al acestei discuții este de a clarifica, critica sau apăra ideile enunțate.
• Votarea ideilor: Fiecare membru stabilește, în mod privat și anonim, ordinea de prioritate a ideilor. Această etapă de vot nominal poate implica un sistem de ierarhizare, o procedură de vot ponderat sau un mecanism similar de raportare a preferințelor.
• Calcularea deciziei grupului: Decizia grupului este calculată matematic, pe baza votului descris anterior. Decizia finală este rezultatul cumulat al voturilor individuale.
• Repetați dacă este necesar: Unele variante ale tehnicii grupului nominal permit repetarea ciclului generare-discuție-vot descris anterior până când se ajunge la o decizie adecvată.

Tehnica grupului nominal a fost dezvoltată pentru a depăși o serie de blocaje în procesul decizional. Se consideră că natura extrem de structurată și axată pe sarcini a acestei strategii încurajează utilizarea eficientă a timpului prin reducerea tendinței la divagații neproductive și argumente ostile. Tehnica grupului nominal diminuează probabil aprehensiunile legate de evaluare prin faptul că membrii își scriu ideile în mod privat și prin separarea fazei de brainstorming de faza ulterioară de evaluare a ideilor. Solicitarea membrilor grupului de a-și expune ideile în mod independent și în scris facilitează, de asemenea, generarea de idei prin reducerea blocării producției. Raportarea pe rând a ideilor scrise încurajează participarea echilibrată și descurajează membrii dominatori sau cu statut înalt să blocheze contribuția celorlalți. De asemenea, este posibil ca membrii să aibă un simț sporit al responsabilității și o tendință mai redusă de lenevire socială, deoarece membrii sunt obligați să își expună public ideile scrise. În cele din urmă, enumerarea prin rotație a ideilor împiedică grupurile să evalueze prematur soluțiile înainte ca toți membrii să fi oferit contribuții sau să-și epuizeze oferta de sugestii.

În ciuda caracteristicilor sale pozitive, unii au susținut că natura structurată a tehnicii grupului nominal poate limita creativitatea. Cercetările au arătat că grupurile organizate în conformitate cu această metodă exprimă mai puțină satisfacție decizională decât cele care folosesc o abordare convențională, nestructurată, de reuniune consensuală. De asemenea, acestea exprimă mai puțină satisfacție decizională decât cele care se bazează pe tehnica Delphi.

Tehnica Delphi

Tehnica Delphi este o metodă de colectare, organizare, analiză și revizuire a opiniilor unui grup de persoane care nu se întâlnesc niciodată efectiv. Această procedură, care este dirijată de un coordonator neparticipant, generează o decizie de grup fără a reuni fizic membrii. Ideile sunt solicitate și furnizate prin intermediul unor chestionare. Tehnica Delphi implică, de obicei, următoarele etape:

• Solicitarea de contribuții: Coordonatorul trimite întrebările inițiale membrilor prin intermediul unui sondaj prin poștă, fax sau e-mail.
• Generarea independentă de idei: Membrii fac brainstorming și apoi își includ opiniile și ideile în sondaj, care este returnat coordonatorului la finalizare.
• Rezumați contribuțiile: Coordonatorul rezumă contribuțiile primite de la membri într-un mod care păstrează anonimatul membrilor.
• Distribuie rezumatul: Coordonatorul trimite rezumatul opiniilor tuturor membrilor grupului.
• Revizuirea, rafinarea și prioritizarea contribuțiilor anterioare: După ce au citit rezumatul opiniilor, membrii au posibilitatea de a-și revizui contribuțiile anterioare, de a rafina ideile, de a comenta punctele forte și punctele slabe ale ideilor, de a prioritiza opiniile luate în considerare și de a identifica idei noi. După ce au terminat, aceștia își trimit contribuțiile către coordonator.
• Repetați după cum este necesar: Etapele de la a treia la a cincea descrise anterior se repetă până când membrii nu mai au alte contribuții de adăugat.
• Formarea deciziei finale: Dacă în urma ultimei runde de sondaje se ajunge la un consens clar, exercițiul este încheiat. Alternativ, membrilor li se poate cere să clasifice sau să noteze opțiunile deciziei finale. În acest caz, decizia grupului este alternativa cu cel mai favorabil rating sau clasament.

Prin solicitarea ca membrii să lucreze în mod independent, tehnica Delphi poate promova responsabilitatea, poate diminua trândăvia socială, poate egaliza participarea, poate elimina efectul de părtinire al membrilor dominatori, poate preveni deteriorarea comunicării care decurge din dezacorduri și conflicte neproductive, poate evita problemele logistice (de ex, programarea) care apar atunci când se încearcă să se reunească un grup dispersat, să se elimine blocarea producției și să se asigure că nu se ia o decizie prematură înainte ca toate ideile să fie exprimate. În plus, anonimatul contribuțiilor membrilor grupului poate diminua aprehensiunile legate de evaluare și reduce la minimum presiunea de a se conforma.

Cercetarea a arătat că grupurile structurate conform tehnicii Delphi sunt mai mulțumite decât grupurile nominale și grupurile convenționale de consens. Cu toate acestea, procesul Delphi poate dura mult timp. Unele estimări indică faptul că acest proces, atunci când se desfășoară prin poștă, durează în medie aproximativ 44 de zile. O altă limitare a acestei tehnici este aceea că elimină complet interacțiunea directă între membrii grupului, ceea ce poate duce la sinergii fructuoase în condițiile potrivite.

Tehnica stepladder

Tehnica stepladder este o strategie de luare a deciziilor în grup care eșalonează intrarea membrilor într-un grup. Ca și în cazul abordărilor de grup nominal și Delphi, tehnica stepladder facilitează atât generarea, cât și evaluarea ideilor. Spre deosebire de predecesorii săi, abordarea stepladder permite grupurilor să formeze o decizie finală în mod colaborativ și colectiv, mai degrabă decât ca o parte exterioară să obțină decizia grupului prin combinarea contribuțiilor independente.

Tehnica stepladder începe prin formarea unui grup de bază format din două persoane. Acești doi membri încep discuția despre problema în cauză prin prezentarea reciprocă a ideilor lor individuale. Când consideră că au înțeles ideile celuilalt, un al treilea membru este adus în grupul de bază. Acest membru prezintă ideile și are loc o discuție preliminară. În continuare, un al patrulea membru este adus în grupul de bază pentru a prezenta idei și apoi pentru a participa la discuția preliminară. Acest proces continuă până când fiecare membru al echipei s-a alăturat. Odată ce toți membrii sunt prezenți, grupul lucrează împreună pentru a forma o decizie finală. Tehnica steppladder are patru reguli de bază:

1. Alocați suficient timp individual de rezolvare a problemelor: Fiecare membru trebuie să aibă timp suficient pentru a se gândi la problema în cauză înainte de a se alătura grupului de bază.
2. Cereți membrilor care intră să vorbească primii: La intrare, un membru al grupului trebuie să-și prezinte toate ideile înainte de a auzi soluțiile preliminare ale grupului de bază.
3. Alocați suficient timp de discuții în grup: Trebuie alocat un timp de discuție adecvat pentru a discuta problemele imediat după ce un membru care intră prezintă ideile.
4. Amânați deciziile finale până când toți sunt prezenți: Grupul trebuie să fie pe deplin format, cu toți membrii prezenți, înainte de a se stabili o soluție finală.

Prin solicitarea ca fiecare membru să prezinte ideile în mod independent și fără a cunoaște ideile celorlalți, tehnica stepladder poate promova responsabilitatea, diminua trândăvia socială, reduce conformismul și egalizează participarea. Mai mult, tehnica stepladder poate minimiza efectul de părtinire al coechipierilor dominatori, oferind fiecărui membru o oportunitate de prezentare neîntreruptă la intrarea în grup. În cele din urmă, prin faptul că instruiește grupurile să aștepte până când toți sunt prezenți înainte de a lua o decizie finală, abordarea stepladder poate împiedica grupurile să ajungă prematur la soluții, înainte ca toți membrii să își epuizeze rezerva de idei.

În comparație cu membrii grupurilor care folosesc o abordare convențională, nestructurată, de întâlnire consensuală, membrii grupurilor stepladder au raportat că se simt mai puțin presați să se conformeze. În urma deciziilor luate în grup, membrii stepladder sunt, de asemenea, mai înclinați să considere grupul lor prietenos și să creadă că au convenit în mod colectiv asupra unui produs final, că au lucrat neobișnuit de bine împreună, că au lucrat din greu la sarcină, că au procedat într-un mod organizat și că au conceput o soluție mai bună decât media. Testele tehnicii au arătat că grupurile de tip steppladder au într-adevăr tendința de a produce decizii de mai bună calitate decât grupurile convenționale. Acest lucru este valabil pentru grupurile cu timp limitat, în care fiecare etapă este monitorizată de un coordonator extern care impune limite de timp în fiecare fază. De asemenea, acest lucru este valabil și în cazul grupurilor de tip „stepladder” cu ritm propriu, față în față, care se autoreglează și stabilesc cât timp este necesar la fiecare etapă. Cercetările au pus la îndoială faptul că tehnica steppladder cu timp limitat îmbunătățește deciziile echipelor dispersate, mediate de calculator, care utilizează software bazat pe text pentru a colabora online. Cu toate acestea, s-a demonstrat că tehnica steppladder cu ritm propriu îmbunătățește calitatea grupurilor dispersate de audioconferință care colaborează prin telefon.

1. Dennis, A. R., & Valacich, J. S. (1993). Brainstorming pe calculator: Mai multe capete sunt mai bune decât unul singur. Journal of Applied Psychology, 78, 531-537.
2. Fox, W. M. (1989). Tehnica grupului nominal îmbunătățită (NGT). Journal of Management Development, 8, 20-27.
3. Gallupe, R. B., Bastianutti, L. M., & Cooper, W. H. (1991). Deblocarea brainstormingului. Journal of Applied Psychology, 76, 137-142.
4. Hornsby, J. S., Smith, B. N., & Gupta, J. N. D. (1994). Impactul metodologiei de luare a deciziilor asupra rezultatelor evaluării muncii. Group & Organization Management, 19, 112-128.
5. Rogelberg, S. G., Barnes-Farrell, J. L., & Lowe, C. A. (1992). Tehnica steppladder: O structură de grup alternativă care facilitează luarea eficientă a deciziilor în grup. Journal of Applied Psychology, 77, 730-737.
6. Rogelberg, S. G., & O’Connor, M. S. (1998). Extinderea tehnicii steppladder: An examination of self-paced stepladder groups. Dinamica grupurilor: Theory, Research, and Practice, 2, 82-91.
7. Rogelberg, S. G., O’Connor, M. S., & Sederburg, M. (2002). Utilizarea tehnicii steppladder pentru a facilita performanța grupurilor de audioconferință. Journal of Applied Psychology, 87, 994-1000.
8. Thompson, L. F., & Coovert, M. D. (2002). Pregătindu-se pentru provocare: O examinare critică a procesului de luare a deciziilor în echipă față în față și mediat de calculator. Dinamica grupurilor: Theory, Research, and Practice, 6, 52-64.
9. Valacich, J. A., Dennis, A. R., & Nunamaker, J. E., Jr. (1992). Efectele grupului și ale anonimatului asupra generării de idei mediate de calculator. Small Group Research, 23, 49-73.

.