Ryhmäpäätöksentekotekniikat

Ryhmäpäätöksentekotekniikat ovat strategioita, joilla jäsennetään ryhmän jäsenten vuorovaikutusta kollektiivisen päätöksen laadun parantamiseksi. Se on joukko sääntöjä tai menettelytapoja, jotka määrittelevät prosessin, jota jäsenten tulisi noudattaa osallistuessaan ryhmää koskevaan päätökseen.

Tehokkaalle ryhmäpäätökselle on ominaista jäsenten voimavarojen täysimääräinen käyttö, tehokas ajankäyttö ja laadukas lopputulos. Useat ryhmäprosessin puutteet tai esteet voivat haitata yhtä tai useampaa tehokkuuden näkökohtaa. Ryhmän jäsenet voivat esimerkiksi pidättäytyä kriittisestä panoksesta, koska he eivät halua keskeyttää toista henkilöä (ts. tuotannon estäminen), tuntevat pelkoa siitä, että muut ryhmän jäsenet arvioivat heitä, joku toinen henkilö, kuten dominoiva joukkuetoveri, on keskeyttänyt heidät, tai he ovat taipuvaisia sosiaaliseen löhöilyyn (social loafing), jossa yksilöllinen työpanos vähenee, kun ryhmän koko kasvaa. Lisäksi jäsenet saattavat jättää huomiotta joukkuetovereiden panoksen, koska he eivät halua ottaa huomioon vaihtoehtoisia näkökulmia tai koska heidän huomionsa on hajamielinen, kun he tarkkailevat tarkasti keskustelun kulkua etsiessään tilaisuuksia esittää omia ajatuksiaan. Yhdessä nämä ja muut esteet voivat aiheuttaa sen, että ryhmät arvioivat ratkaisuja ennen kuin kaikki jäsenet ovat antaneet panoksensa tai käyttäneet loppuun ideoidensa ja ehdotustensa varannon.

Ryhmäpäätöksentekotekniikka on suunniteltu lisäämään tehokkuutta vähentämällä edellä kuvattujen kaltaisia esteitä ja hidasteita. Neljä yleisimmin mainittua ryhmäpäätöksentekotekniikkaa ovat aivoriihi, nimellisryhmätekniikka, Delphi-tekniikka ja porrastekniikka. Nämä tekniikat vaihtelevat sen mukaan, miten ne jäsentävät ryhmässä tapahtuvaa ongelmanratkaisua. Ne eroavat toisistaan myös sen mukaan, mitä prosessin puutteita niillä pyritään minimoimaan.

Aivoriihi

Ryhmät tekevät usein tehottomia päätöksiä, koska ne eivät joko pysty ottamaan riittävää otosta vaihtoehtoisista ratkaisuista tai arvioimaan ja valitsemaan harkittujen vaihtoehtojen joukosta huonosti. Aivoriihi on ryhmäpäätöksentekotekniikka, jonka tarkoituksena on ratkaista ensimmäinen näistä kahdesta ongelmasta lisäämällä ideoiden ja ratkaisujen valikoimaa, jota ryhmä voi tutkia. Aivoriihiryhmät kokoontuvat erityisesti tuottamaan vaihtoehtoja. Niitä ohjataan tuottamaan mahdollisimman paljon ideoita. Aivoriihi ei tuota itse ongelman ratkaisua tai päätöstä. Sen sijaan se tuottaa luettelon vaihtoehdoista, joita myöhemmin tarkastellaan, keskustellaan ja arvioidaan, kun on aika tehdä lopullinen päätös.

Perussääntöihin kuuluvat seuraavat:

• Keskeytä arvostelu: Ideoiden arviointia ja arvostelua aivoriihen aikana tulisi välttää.
• Salli vapaamielisyys: Ryhmän jäsenten tulisi tarjota kaikki ideansa, olivatpa ne kuinka epäkäytännöllisiä tahansa. Villejä ideoita, jopa sellaisia, joita pidetään liian riskialttiina tai epäkäytännöllisinä toteutettaviksi, odotetaan.
• Korostetaan määrää, ei laatua: Määrää tulisi korostaa, ei laatua. Kaikki ideat tulisi ilmaista. Yhtäkään ei pitäisi karsia pois. Tämän tarkoituksena on rohkaista ihmisiä siirtymään suosikkiideoidensa ulkopuolelle, jolloin syntyy kattavampi valikoima vaihtoehtoja.
• Kannustetaan yhdistettyyn luovuuteen ja synergiaan: Jäsenten tulisi mahdollisuuksien mukaan hyödyntää toisten ideoita. Ihmisten tulisi tuntea olonsa vapaaksi tehdä yhdistelmiä toisten ehdotuksista.
• Unohda senioriteetti: Aivoriihen aikana ryhmän jäsenten tulisi käyttäytyä ikään kuin kaikki olisivat samanarvoisia. Poliittiset motiivit olisi jätettävä syrjään. Aivoriihelle tulisi olla ominaista rento, yhteistyökykyinen, estoton, sympaattinen ja tasa-arvoinen ilmapiiri.
• Varmista, että kaikki äänet tulevat kuulluiksi: On tärkeää varmistaa, että kaikki jäsenet osallistuvat aivoriiheen riippumatta siitä, miten haluttomia he ovat antamaan panoksensa.
• Kirjaa kaikki ideat: Jokainen aivoriihen aikana tuotettu idea tulisi kirjata myöhempää keskustelua varten.

Aivoriihen tarkoituksena on saada aikaan erilaista ajattelua, tuottaa monia erilaisia ideoita lyhyessä ajassa ja kannustaa kaikkia ryhmän jäseniä osallistumaan täysimittaisesti. Sen tarkoituksena on minimoida ideoiden tukahduttaminen dominoivien jäsenten toimesta, ihmissuhderistiriidat, stereotypiat toisten asiantuntemuksesta tai älykkyydestä, tavanomaiset vaikenemismallit ja arviointipelko.

Aivoriihi voidaan toteuttaa jollakin monista tavoista. Eräässä aivoriihen versiossa ryhmän jäsenet kokoontuvat ja sanallistavat satunnaisesti ideoitaan, jotka nauhuri tai fasilitaattori tallentaa ja kirjoittaa ne fläppitaululle. Tutkimukset ovat osoittaneet, että tämä strategia ei ole yhtä tehokas kuin se, että ihmisten annetaan ideoida itse, ryhmästä riippumatta. Sosiaalinen ahdistus ja arviointipelko estävät joitakin jäseniä puhumasta ideoitaan ryhmässä. Lisäksi ryhmät kokevat tuotantoblokkausta, joka on normi, jossa vain yksi jäsen puhuu kerrallaan. Tuotannon estämisen aikana ideat, jotka olisivat voineet nousta esiin, unohdetaan tai sensuroidaan, kun jäsen odottaa tilaisuutta puhua.

Sähköinen aivoriihi on vaihtoehto, joka on tehokkaampi kuin edellä kuvattu kasvokkain tapahtuva menettely. Sähköisessä aivoriihessä ryhmän jäsenet syöttävät ideat tietokoneelle joko nimettöminä tai nimettöminä, ja jokainen jäsen voi nähdä muiden jakamat ideat. Aiemmin kuvattu tuotantoa estävä ongelma on lähes poissuljettu, koska useat henkilöt voivat syöttää ideoita samanaikaisesti. Tutkimukset ovat osoittaneet, että tämä aivoriihen muoto on tehokkaampi kuin sen kasvokkain tapahtuva vaihtoehto, ja sähköiset aivoriihiryhmät toimivat yhtä hyvin tai paremmin kuin yksin ideoita tuottavat ihmiset.

Nimiryhmätekniikka

Nimiryhmätekniikka helpottaa sekä ideoiden tuottamista että arviointia. Toisin kuin aivoriihessä, tämä strategia johtaa lopulliseen ryhmäpäätökseen. Nimellisryhmätekniikkaan kuuluvat tyypillisesti seuraavat vaiheet:

• Kirjoita ideat yksityisesti: Kun käsillä oleva ongelma on ymmärretty, jäsenet tuottavat ideansa hiljaa kirjallisesti. Keskustelu jäsenten kesken ei ole tässä vaiheessa sallittua.
• Ilmoittakaa ideat vuorotellen: Jäsenet kertovat ideansa ryhmälle vuorotellen, yksi kerrallaan, ja ohjaaja kirjaa ne fläppitaululle tai taululle. Tässäkään vaiheessa ei käydä ryhmäkeskustelua. Tämä vuorotteluluettelointi jatkuu, kunnes kullakin jäsenellä ei ole enää ideoita kerrottavana.
• Keskustelkaa ideoista: Seuraavaksi ryhmän jäsenet keskustelevat kirjatuista ideoista. Tämän keskustelun päätarkoituksena on selventää, kritisoida tai puolustaa esitettyjä ideoita.
• Äänestys ideoista: Jokainen jäsen asettaa ideat yksityisesti ja nimettömästi tärkeysjärjestykseen. Tässä nimellisessä äänestysvaiheessa voidaan käyttää paremmuusjärjestysjärjestelmää, painotettua äänestysmenettelyä tai jotakin vastaavaa mekanismia preferenssien ilmoittamiseksi.
• Lasketaan ryhmän päätös: Ryhmän päätös lasketaan matemaattisesti aiemmin kuvatun äänestyksen perusteella. Lopullinen päätös on yksittäisten äänten yhdistetty tulos.
• Toista tarvittaessa: Jotkin nimellisen ryhmätekniikan muunnelmat mahdollistavat sen, että aiemmin kuvattu generointi-keskustelu-äänestys-sykli voidaan toistaa, kunnes sopiva päätös on saavutettu.

Nimellinen ryhmätekniikka kehitettiin useiden päätöksenteon tiellä olevien esteiden voittamiseksi. Tämän strategian erittäin strukturoidun ja tehtäväkeskeisen luonteen ajatellaan edistävän ajan tehokasta käyttöä vähentämällä taipumusta tuottamattomiin harhautumisiin ja vihamielisiin väittelyihin. Nimellisryhmätekniikka todennäköisesti vähentää arviointiin liittyviä pelkoja, koska jäsenet kirjoittavat ideansa yksityisesti ja koska aivoriihivaihe erotetaan myöhemmästä ideoiden arviointivaiheesta. Se, että ryhmän jäsenten edellytetään ideoivan ideansa itsenäisesti ja kirjallisesti, helpottaa myös ideoiden tuottamista vähentämällä tuotannon estymistä. Kirjallisten ideoiden ilmoittaminen vuorotellen kannustaa tasapainoiseen osallistumiseen ja estää dominoivia tai korkeassa asemassa olevia jäseniä estämästä muiden panosta. Jäsenet saattavat myös kokea, että heidän vastuuntuntonsa lisääntyy ja taipumus sosiaaliseen löhöilyyn vähenee, koska jäseniä vaaditaan esittämään kirjalliset ideansa julkisesti. Lopuksi ideoiden listaus kierrosjärjestyksessä estää ryhmiä arvioimasta ratkaisuja ennenaikaisesti, ennen kuin kaikki jäsenet ovat antaneet panoksensa tai käyttäneet kaikki ehdotuksensa loppuun.

Positiivisista ominaisuuksistaan huolimatta jotkut ovat väittäneet, että nimellisen ryhmätekniikan strukturoitu luonne voi rajoittaa luovuutta. Tutkimukset ovat osoittaneet, että tämän menetelmän mukaisesti järjestetyt ryhmät ovat vähemmän tyytyväisiä päätöksiin kuin ryhmät, jotka käyttävät perinteistä, strukturoimatonta konsensuskokousmenetelmää. Ne ilmaisevat myös vähemmän tyytyväisyyttä päätöksiin kuin ne, jotka luottavat Delphi-tekniikkaan.

Delfoi-tekniikka

Delfoi-tekniikka on menetelmä, jolla kerätään, järjestetään, tarkastellaan ja tarkistetaan sellaisten henkilöiden mielipiteitä, jotka eivät koskaan tapaa toisiaan. Tämä menettely, jota ohjaa osallistumaton koordinaattori, tuottaa ryhmäpäätöksen ilman jäsenten fyysistä kokoontumista. Ideoita pyydetään ja annetaan kyselylomakkeilla. Delphi-tekniikkaan kuuluvat tyypillisesti seuraavat vaiheet:

• Pyydetään palautetta: Koordinaattori lähettää alustavat kysymykset jäsenille posti-, faksi- tai sähköpostikyselyllä.
• Itsenäinen ideoiden tuottaminen: Jäsenet ideoivat ja sisällyttävät sitten mielipiteensä ja ideansa kyselyyn, joka palautetaan koordinaattorille täytettynä.
• Yhteenveto syötteestä: Koordinaattori tekee yhteenvedon jäseniltä saadusta palautteesta siten, että jäsenten anonymiteetti säilyy.
• Yhteenvedon jakaminen: Koordinaattori lähettää yhteenvedon kaikkien mielipiteistä kaikille ryhmän jäsenille.
• Aikaisemman palautteen tarkistaminen, tarkentaminen ja priorisointi: Mielipiteiden yhteenvedon lukemisen jälkeen jäsenille annetaan mahdollisuus tarkistaa aiempaa panostaan, tarkentaa ideoita, kommentoida ideoiden vahvuuksia ja heikkouksia, asettaa käsiteltävät mielipiteet tärkeysjärjestykseen ja tunnistaa uusia ideoita. Kun he ovat valmiita, he lähettävät panoksensa koordinaattorille.
• Toista tarvittaessa: Edellä kuvatut vaiheet kolmannesta viidenteen toistetaan, kunnes jäsenillä ei ole enää lisättävää.
• Lopullisen päätöksen tekeminen: Jos viimeisen kyselykierroksen jälkeen syntyy selkeä yksimielisyys, harjoitus on päättynyt. Vaihtoehtoisesti jäseniä voidaan pyytää asettamaan lopulliset päätösvaihtoehdot paremmuusjärjestykseen tai arvioimaan niitä. Tällöin ryhmän päätös on se vaihtoehto, jolla on suotuisin arvosana tai paremmuusjärjestys.

Pyytämällä jäseniä työskentelemään itsenäisesti Delphi-tekniikka voi edistää vastuullisuutta, vähentää sosiaalista löhöilyä, tasoittaa osallistumista, eliminoida dominoivien jäsenten vääristävän vaikutuksen, ehkäistä tuottamattomista erimielisyyksistä ja konflikteista johtuvan heikentyneen kommunikaation, välttää logistisia ongelmia (esim, aikataulutus), joita syntyy, kun yritetään koota hajallaan olevaa ryhmää, poistetaan tuotannon estäminen ja varmistetaan, että ennenaikaista päätöstä ei tehdä ennen kuin kaikki ideat on ilmaistu. Lisäksi ryhmän jäsenten panoksen nimettömyys voi vähentää arviointiin liittyviä pelkoja ja minimoida paineet mukautua.

Tutkimukset ovat osoittaneet, että Delphi-tekniikan mukaisesti jäsennetyt ryhmät ovat tyytyväisempiä kuin nimelliset ja perinteiset konsensusryhmät. Delphi-prosessi voi kuitenkin kestää kauan. Joidenkin arvioiden mukaan tämä prosessi kestää postitse toteutettuna keskimäärin noin 44 päivää. Toinen tämän tekniikan rajoitus on se, että se poistaa kokonaan suoran vuorovaikutuksen ryhmän jäsenten välillä, mikä voi johtaa hedelmällisiin synergioihin oikeissa olosuhteissa.

Portaikkotekniikka

Portaikkotekniikka on ryhmäpäätöksentekostrategia, joka porrastaa jäsenten tuloa ryhmään. Nimellisryhmä- ja Delphi-lähestymistapojen tapaan porrastikkaatekniikka helpottaa sekä ideoiden tuottamista että arviointia. Toisin kuin edeltäjänsä, porrastikkaat-menetelmä antaa ryhmille mahdollisuuden muodostaa lopullinen päätös yhteistoiminnallisesti ja kollektiivisesti sen sijaan, että ulkopuolinen taho johtaisi ryhmän päätöksen yhdistelemällä riippumattomia panoksia.

Porrastikkaat-tekniikka aloitetaan muodostamalla kaksihenkinen ydinryhmä. Nämä kaksi jäsentä aloittavat keskustelun käsiteltävänä olevasta ongelmasta esittelemällä toisilleen omat ajatuksensa. Kun he kokevat ymmärtävänsä toistensa ajatukset, ydinryhmään otetaan mukaan kolmas jäsen. Tämä jäsen esittelee ajatuksiaan, minkä jälkeen käydään alustavaa keskustelua. Seuraavaksi ydinryhmään tuodaan neljäs jäsen, joka esittelee ideoita ja osallistuu sitten alustavaan keskusteluun. Tätä prosessia jatketaan, kunnes jokainen ryhmän jäsen on liittynyt ryhmään. Kun kaikki jäsenet ovat läsnä, ryhmä tekee yhdessä lopullisen päätöksen. Portaikkotekniikassa on neljä perussääntöä:

1. Varaa riittävästi aikaa yksilölliseen ongelmanratkaisuun: Jokaisella jäsenellä on oltava riittävästi aikaa miettiä käsiteltävänä olevaa ongelmaa ennen kuin hän liittyy ydinryhmään.
2. Vaadi, että mukaan tulevat jäsenet puhuvat ensin: Ryhmään tullessaan ryhmän jäsenen on esitettävä kaikki ideansa ennen kuin hän kuulee ydinryhmän alustavat ratkaisut.
3. Varaa riittävästi aikaa ryhmäkeskusteluihin: Keskusteluaikaa on varattava riittävästi, jotta asioista voidaan keskustella heti sen jälkeen, kun ryhmään tuleva jäsen on esittänyt ideansa.
4. Lopullisia päätöksiä on lykättävä, kunnes kaikki ovat läsnä: Ryhmän on oltava täysin muodostunut ja kaikkien jäsenten on oltava läsnä, ennen kuin lopullisesta ratkaisusta päätetään.

Vaatimalla, että jokaisen jäsenen on esiteltävä ideansa itsenäisesti ja tuntematta toisten ideoita, porrastikkaatekniikka voi edistää vastuullisuutta, vähentää sosiaalista lorvailua, vähentää yhdenmukaisuutta ja tasoittaa osallistumista. Lisäksi porrastikkaat-tekniikka voi minimoida dominoivien joukkuetovereiden vääristävän vaikutuksen antamalla jokaiselle jäsenelle keskeytymättömän esittelytilaisuuden ryhmään tullessaan. Lopuksi ohjaamalla ryhmiä odottamaan, että kaikki ovat läsnä ennen lopullisen päätöksen tekemistä, porrastikkaat-menetelmä voi estää ryhmiä päätymästä ratkaisuun ennenaikaisesti, ennen kuin kaikki jäsenet ovat käyttäneet ideavarastonsa loppuun.

Porrastikkaat-ryhmien jäsenet ovat raportoineet tuntevansa vähemmän paineita mukautua, verrattuna jäseniin, jotka ovat osallistuneet ryhmiin, jotka ovat käyttäneet tavanomaista, strukturoimatonta konsensuskokousmenetelmää. Ryhmänsä päätösten jälkeen porrastikkaiden jäsenet ovat myös taipuvaisempia pitämään ryhmäänsä ystävällisenä ja uskomaan, että he sopivat kollektiivisesti lopputuloksesta, työskentelivät poikkeuksellisen hyvin yhdessä, työskentelivät ahkerasti tehtävän parissa, etenivät organisoidusti ja keksivät keskimääräistä paremman ratkaisun. Tekniikkaa koskevat testit ovat osoittaneet, että porrastasoryhmät tuottavat yleensä laadukkaampia päätöksiä kuin tavanomaiset ryhmät. Tämä pätee aikarajoitetuissa, kasvokkain tapahtuvissa porrastasoryhmissä, joissa jokaista vaihetta valvoo ulkopuolinen koordinaattori, joka valvoo aikarajojen noudattamista kussakin vaiheessa. Tämä pätee myös itseohjautuviin, kasvokkain tapahtuviin porrastasoryhmiin, jotka valvovat itse itseään ja määrittelevät, kuinka paljon aikaa kullekin vaiheelle tarvitaan. Tutkimuksissa on kyseenalaistettu se, parantaako aikarajoitettu porrastustekniikka hajallaan toimivien, tietokonevälitteisten ryhmien päätöksiä, jotka käyttävät tekstipohjaisia ohjelmistoja verkkoyhteistyöhön. Sen sijaan on osoitettu, että itseohjautuva stepladder-tekniikka parantaa puhelimitse yhteistyötä tekevien hajautettujen äänikonferenssiryhmien laatua.

1. Dennis, A. R., & Valacich, J. S. (1993). Tietokoneen aivomyrskyt: Useampi pää on parempi kuin yksi. Journal of Applied Psychology, 78, 531-537.
2. Fox, W. M. (1989). Parannettu nimellinen ryhmätekniikka (NGT). Journal of Management Development, 8, 20-27.
3. Gallupe, R. B., Bastianutti, L. M., & Cooper, W. H. (1991). Aivomyrskyjen vapauttaminen. Journal of Applied Psychology, 76, 137-142.
4. Hornsby, J. S., Smith, B. N., & Gupta, J. N. D. (1994). Päätöksentekomenetelmien vaikutus työn arvioinnin tuloksiin. Group & Organization Management, 19, 112-128.
5. Rogelberg, S. G., Barnes-Farrell, J. L., & Lowe, C. A. (1992). Portaikkotekniikka: An alternative group structure facilitating effective group decision making. Journal of Applied Psychology, 77, 730-737.
6. Rogelberg, S. G., & O’Connor, M. S. (1998). Portaikkotekniikan laajentaminen: Itseohjautuvien porrastasoryhmien tarkastelu. Group Dynamics: Theory, Research, and Practice, 2, 82-91.
7. Rogelberg, S. G., O’Connor, M. S., & Sederburg, M. (2002). Portaikkotekniikan käyttäminen audiokonferenssiryhmien suorituksen helpottamiseksi. Journal of Applied Psychology, 87, 994-1000.
8. Thompson, L. F., & Coovert, M. D. (2002). Stepping up to the challenge: A critical examination of face-to-face and computer-mediated team decision making. Group Dynamics: Theory, Research, and Practice, 6, 52-64.
9. Valacich, J. A., Dennis, A. R., & Nunamaker, J. E., Jr. (1992). Ryhmän ja anonymiteetin vaikutukset tietokonevälitteiseen ideoiden tuottamiseen. Small Group Research, 23, 49-73.