Sidosryhmärekisteri projektinhallinnassa
Miten tärkeää on, että projektinhallinnassa on kunnollinen sidosryhmärekisteri? Sidosryhmien hallinta on yksi tärkeimmistä prosesseista minkä tahansa projektin elinkaaren aikana. Se on eräänlainen strategisen johtamisen prosessi, jota fiksut projektipäälliköt noudattavat saadakseen hankkeilleen tukea muilta, sekä sisäisiltä että ulkoisilta tahoilta. Sidosryhmät voivat olla yksilö, organisaatio, yhteisö, ihmisryhmä, sijoittaja, joka voi vaikuttaa projektin tuloksiin tai johon projektin tulokset voivat vaikuttaa, tai organisaatio. Niillä voi olla myönteisiä tai kielteisiä vaikutuksia, ja ne voivat olla joko organisaation sisäisiä tai ulkoisia. Sidosryhmärekisteri luodaan, jotta voidaan dokumentoida, keneen hanke vaikuttaa ja ketkä vaikuttavat ja vaikuttavat hankkeeseen. Se sisältää tietoja, joiden avulla voidaan käsitellä projektin sidosryhmiä, joilla on eritasoisia intressejä ja vaikutuksia projektin tavoitteisiin. Tässä artikkelissa käsittelemme sidosryhmien hallinnan merkitystä ja annamme esimerkin sidosryhmärekisterin mallista, jonka avulla voit hallita projektin sidosryhmiä tehokkaasti.
Sidosryhmien hallinnan merkitys projektin onnistumisessa
Sidosryhmät voivat olla positiivisia, negatiivisia, projektin tai organisaation sisäisiä tai ulkoisia. Osastopäälliköt, projektikoordinaattorit, projektiryhmän jäsenet, toimeenpanevat johtajat, hallitus ja projektin sponsorit ovat esimerkki sisäisistä sidosryhmistä, joiden toimintaan projekti vaikuttaa tai joihin projekti vaikuttaa.
Ulkoiset sidosryhmät ovat niitä, jotka ovat projektin organisaation ulkopuolella. Myyjät, tavarantoimittajat, sääntelyelimet, viranomaiset, yhteisöt ja järjestöt ovat esimerkkejä ulkoisista sidosryhmistä.
Sidosryhmien tyytyväisyys on keskeinen menestyskriteeri kaikenlaisissa hankkeissa. Riippumatta siitä, hallinnoitko vaativaa tietotekniikkahanketta vai pientä toimistorakennushanketta, sinun on täytettävä sidosryhmien vaatimukset. Menestyville projektipäälliköille on hyvä käytäntö ottaa kaikki myönteiset sidosryhmät täysimääräisesti mukaan käyttämällä tehokkaita viestintävälineitä ja -tekniikoita, jotka perustuvat strategiaan, jotta saadaan heidän tukensa.
Sidosryhmien hallinta on toistuva prosessi, joka suoritetaan koko projektin elinkaaren ajan. Vaikka sidosryhmästrategian kehittämiseen on saatavilla monia välineitä ja tekniikoita, sidosryhmien hallinta on projektin ainutlaatuinen prosessi. Siksi se olisi räätälöitävä ottaen huomioon projektin ominaispiirteet.
Projektin keskeisten sidosryhmien tunnistamisprosessi tulee heti projektin peruskirjan allekirjoittamisen jälkeen. Sen jälkeen sidosryhmätiedot on dokumentoitava rekisteriin. Toisin sanoen luot sidosryhmärekisterin, kun projektin peruskirja on allekirjoitettu.
Milloin aloitamme sidosryhmäanalyysin?
Yksi ensimmäisistä asioista, jotka projektipäällikön tulisi tehdä, on aloittaa sidosryhmien tunnistaminen heti projektin alussa. Kaikki sidosryhmien hallintaan liittyvä alkaa näiden yksinkertaisten mutta tehokkaiden kysymysten esittämisellä;
- Keneen projektin tulokset voivat vaikuttaa?
- Kuka voi vaikuttaa projektin tavoitteisiin?
Siten asetat lähtökohdan sidosryhmien hallinnan prosessille.
Sidosryhmien hallinta
Ennen kuin puhumme sidosryhmärekisterin mallista, on olennaista tarkastella sidosryhmien tunnistamista ja arviointia.
Tunnistaminen
Joitakin sidosryhmiä – projektipäällikköä, projektiryhmää, asiakasta, johtokuntaa, sijoittajia ym. – on melko helppo tunnistaa. Toisaalta joitakin sidosryhmiä, joilla on potentiaalisia vaikutuksia, ei voida havaita helposti. Aiempien projektien sidosryhmärekisterien analysointi lisää mahdollisuuksiasi ymmärtää, miten ne ovat vuorovaikutuksessa projektin kanssa.
Alhaalla olevat vinkit voivat olla avuksi;
- Työskentele yhdessä sponsorisi kanssa, jotta voit tunnistaa ensisijaisilla tasoilla olevat.
- Aivoriihi projektiryhmäsi kanssa yksilöiden ja ryhmien tunnistamiseksi
- Pyydä asiantuntijoiden tietämystä
- Analysoi aiempien ja samankaltaisten projektien rekistereitä.
Arviointi
Erityyppisillä sidosryhmillä voi olla erilainen vaikutus projektisi tavoitteisiin. Niiden vaikutusten taso ei ole sama. Jos haluat käyttää aikaasi ja resurssejasi tehokkaasti sidosryhmiä hallitessasi, sinun on luokiteltava ne niiden vallan ja etujen mukaan. Sidosryhmiä voidaan arvioida seuraavien tekijöiden mukaan:
- Tarpeet
- Viestintätarpeet
- Odotukset
- Vaikutus
- Interressit
- Valta
.
Sidosryhmärekisterin malli
Sidosryhmärekisteri on yksi tärkeimmistä projektidokumenteista, joka auttaa luokittelemaan, tunnistamaan ja arvioimaan projektin sidosryhmiä. Sidosryhmärekisteri vastaa moniin sidosryhmiä koskeviin kysymyksiin. Seuraavassa on joitakin niistä;
- Mitkä ovat sidosryhmien nimet ja yhteystiedot?
- Mitkä ovat sidosryhmien odotukset ja vaatimukset?
- Keitä ovat kriittisimmät sidosryhmät?
- Mitkä ovat viestintämenetelmät sidosryhmien kanssa?
- Mikä on sidosryhmien vaikutustaso?
Periaatteessa sidosryhmärekisteri luodaan alkuvaiheessa heti hankkeen peruskirjan allekirjoittamisen jälkeen. Sidosryhmien tunnistaminen on ensimmäinen vaihe sidosryhmärekisterin luomisessa. Sidosryhmät voidaan tunnistaa tarkastelemalla aiempien ja samankaltaisten projektien tallenteita, tekemällä aivoriihiä projektiryhmän kanssa, tapaamalla projektin sponsoria ja tutkimalla projektiin osallistuvia myyjiä
Sidosryhmien tunnistamisen jälkeen tulevat sidosryhmien analysointi-, luokittelu- ja hallintaprosessit.
PMBOK-oppaassa suositellaan alla olevia työkaluja sidosryhmien luokittelua varten;
1. Power/interest grid
2. Power/influence grid
3. Influence/impact grid
4. Salience model
Sidosryhmät luokitellaan sen mukaan, mikä on niiden valta, vaikutusvalta, vaikutus ja kiinnostus projektiin. Lisäksi ne voidaan luokitella niiden kiireellisyyden ja legitimiteetin mukaan.
Sidosryhmärekisterin esimerkki
Tyypillisesti sidosryhmärekisteri sisältää seuraavat tiedot;
– Nimi,
– Osasto
– Titteli
– Rooli projektissa
– Odotukset
– Vaikutusvalta (vähäinen/korkea)
– Vaikutusvalta (vähäinen/korkea)
– Kategoria
Sidosryhmärekisterissä on sarakkeita, jotka käsittelevät tiettyjä kysymyksiä. Se voidaan räätälöidä projektin vaatimukset huomioon ottaen. Alla olevassa kuvassa hahmotellaan esimerkki sidosryhmärekisteristä.
Huomaa, että sidosryhmärekisteri on elävä asiakirja, jota on päivitettävä hankkeen elinkaaren aikana. Se sisältää tietoja kaikista projektin keskeisistä sidosryhmistä ja niiden ominaisuuksista.
Sidosryhmärekisteri on tärkeä projektinhallinta-asiakirja, joka olisi pidettävä ajan tasalla koko projektin elinkaaren ajan. Se on elävä asiakirja, joka auttaa projektiryhmää indeksoimaan kaikki projektin sidosryhmät. Projektin edetessä sidosryhmät ja niiden vaikutus projektiin muuttuvat. Uusia sidosryhmiä syntyy ja jotkut sidosryhmät menettävät huomionsa hankkeesta. Myös niiden valta ja vaikutus projektiin muuttuvat. Lisäksi sidosryhmärekisterin on oltava luottamuksellinen asiakirja, koska se sisältää niin paljon tietoa eri ihmisistä ja organisaatioista.
Sidosryhmärekisterin merkitystä onnistuneen projektinhallinnan kannalta ei voi koskaan kiistää.
Sidosryhmärekisterin hyödyt
Projektipäällikkönä sinun on syytä olla tietoinen siitä tosiasioista: Sidosryhmät voivat tehdä kaikesta joko vaikeaa tai helppoa. Ja kaikella on taipumus muuttua projektissa, koska projektit ovat luonteeltaan dynaamisia. Yksilö tai ryhmä voi olla aluksi kiinnostunut projektistasi, mutta saattaa ajan mittaan menettää kiinnostuksensa. Tai ehkä jokin ryhmä ei halua sinun toteuttavan aloittamaasi hanketta.
Miten voimme hallita kaikkia näitä tekijöitä? Vastaus on helppo: keksiä sidosryhmien avulla. Kun hallitset projektia, sidosryhmien vaatimustutkimusten luokittelu, tunnistaminen ja arviointi voi pelastaa sinut. Rekisterin luominen on helppoa, se on vain kirjoittamista tietokoneen näytölle. Täydellinen rekisteri auttaa hallitsemaan rajallista aikaamme menestyksekkäästi, kun käsittelemme useita asioita hankkeissa.
Yhteenveto
Sidosryhmien hallinnalla on keskeinen rooli hankkeen onnistumisessa. Projektin sidosryhmien, joilla on paljon valtaa ja intressejä, huono hallinta voi vaikuttaa osaltaan projektin epäonnistumiseen. Siksi projektiryhmien on suoritettava oikea-aikainen ja huolellinen sidosryhmäanalyysi, -luokittelu ja -priorisointi ottaen huomioon sidosryhmien kyvyt vaikuttaa projektiin.
Hyvä käytäntö on luoda rekisteri mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Internetissä on saatavilla erilaisia esimerkkejä ja malleja. Voit ladata niitä, muokata niitä oman projektisi vaatimusten mukaisiksi, lisätä tarvittaessa sarakkeita ja käyttää niitä omassa projektissasi sidosryhmätietojen indeksointiin. Tässä artikkelissa ehdotettu malli, joka näyttää, miltä sidosryhmärekisteri voisi näyttää, on myös hyödyllinen sinulle.
Tässä artikkelissa käsittelemme sidosryhmien hallinnan merkitystä ja annamme esimerkin sidosryhmärekisterin mallista. Huomaa, että tämä on tärkeä aihe, joka tulisi tuntea PMP-sertifiointitutkinnon näkökulmasta. Voit lisätä tai jakaa mitä tahansa haluamaasi käyttämällä alla olevaa kommenttikenttää.
See Also
Salience Model
External References
pmi.org
Wanda on johtaja Blue Horizons Professional Training Services -yrityksessä, joka keskittyy PMI-SP-, Stakeholder Management- ja muiden projektiin liittyvien työpajojen, koulutuksen, mentoroinnin ja konsultointipalveluiden järjestämiseen. Hänellä on projektijohtamisen tohtorin tutkinto Harwardin yliopistosta.
Tags: PMBOK Guide pmbok sidosryhmärekisteri projektinhallinta sidosryhmärekisteri sidosryhmärekisteri sidosryhmärekisteri sidosryhmärekisteri sidosryhmärekisteri projektinhallinnassa sidosryhmärekisteri mikä on sidosryhmärekisteri