17 tips för att omedelbart förbättra samarbetet mellan olika team

”PERSONER är din viktigaste produkt. Använd dem för att ständigt förbättra din organisation”, säger Chuck Intrieri, managementkonsult på Supply Chain. Det är precis vad samarbetet mellan olika team gör. Det leder till ständiga förbättringar inom organisationen, minskar kostnaderna och möjliggör smidighet och kreativ problemlösning. Viktigast av allt – det håller alla i linje med företagets övergripande mål.

Men samarbete över teamgränserna sker inte av en slump – det kräver tid och ansträngning. Tyvärr är det lättare att hitta exempel på tvärfunktionella team som inte fungerar. Forskning har visat att av 95 team i 25 ledande företag är 75 % av de tvärfunktionella teamen dysfunktionella.

”Tvärfunktionella team misslyckas ofta på grund av att organisationen saknar ett systematiskt tillvägagångssätt. Teamen skadas av otydlig styrning, av bristande ansvarsskyldighet, av mål som saknar specificitet och av organisationers misslyckande med att prioritera framgången för tvärfunktionella projekt.”
– Benham Tabrizi, Stanford University

Förr i tiden var det enda tillfället då IT-avdelningen och de som arbetar med affärsverksamhet kanske hade kontakt med varandra vid den årliga kontorsfesten. Men det är en annan historia i dag, eftersom fler företag uppmuntrar – eller till och med kräver – samarbete mellan olika funktioner.

”Tidigare sköttes dessa funktioner som silos. Men verksamheten har blivit mer komplex, och organisationer fortsätter att investera i teknik för att kunna fatta strategiska beslut. För några år sedan var det inte nödvändigt att samarbeta – nu är det nödvändigt.”
– Tim Hird, verkställande direktör för Robert Half Management Resources

För ett framgångsrikt samarbete krävs förtroende. Det är svårt nog att etablera detta förtroende när någon arbetar i samma rum som du. Denna utmaning blir uppåtgående svårare när du har team som samarbetar från olika avdelningar.

På Scoro har vi team som arbetar från hela världen. För det mesta är det en bra sak. När team samarbetar kan vi tillämpa ett globalt perspektiv på vårt arbete. Avståndet skapar dock vissa hinder. Dessa hinder hjälper dina team att växa, men bara om du tar itu med dem på lämpligt sätt.

För att börja se fördelarna med samarbete mellan team kan du använda de här 17 tipsen för att komma igång och hålla dig igång.

Standardisera dina processer

Etablera en enhetlig, central plats för att dokumentera möten och viktiga filer. Se till att detta är en onlinekälla i realtid, så att du inte behöver oroa dig för att hantera flera versioner av information.

Standardisera processer tar tid och kräver ett kontinuerligt arbete för att upprätthållas. Det kan vara lätt för personalen att falla tillbaka till gamla sätt att göra saker.

Automatiserad kommunikation för regelbundna uppdateringar är ett utmärkt sätt att etablera standardrutiner. I Scoro har vi till exempel automatiserat processen för att distribuera mötesanteckningar till teamet. Efter varje möte skickas dokumentet med produktmötesanteckningar automatiskt via e-post till alla berörda parter med anvisningar om hur man skickar framtida idéer till teamet. Detta sparar produktteamet otaliga timmar varje månad och ser till att alla alltid är på samma sida.

Automatisering av professionella tjänster (PSA) stannar inte vid kommunikation. Den använder en automatiserad process för att förbättra organisationens övergripande arbetsflöde. BPA består av att integrera applikationer, omstrukturera arbetsresurser och använda mjukvaruapplikationer i hela organisationen.

Till exempel kopplar Zapier ihop dina onlineverktyg så att de kan dela data. Detta hjälper till att bygga processer snabbare och få mer gjort – ingen kod krävs.

Läs vidare: Hur du kan utrota fördomar i din beslutsprocess

Utmana traditioner

Det är alltid svårt att korrekturläsa sitt arbete, så en ny uppsättning ögon kan vara en stor möjlighet att hitta fel och sätt att förbättra det. Samarbete mellan olika team skapar en miljö där ”sättet vi alltid har gjort det på” kan ifrågasättas och betraktas ur ett nytt perspektiv.

Samarbete gjort på rätt sätt innebär inte bara att man arbetar nära varandra och lär sig av varandra – utan också att man jagar nya idéer och ideal. Bra team vet hur man samarbetar inte bara sinsemellan utan även med andra team.

Håll dig uppdaterad i realtid

Håll dig inte över schemaläggning av möten eller skicka ständigt e-post. Använd teknik som programvara för företagsledning för att hantera teamet, dela feedback och övervaka resultat.

Scoro gör det möjligt att skapa en instrumentpanel för teamet i realtid som alla kan komma åt. Du kan lägga till grafer, diagram, visuella mätvärden och nyckeltal (KPI:er) till din instrumentpanel. KPI:erna ger en snabb överblick över om teamet når sina mål, vilket leder till ett mer välgrundat beslutsfattande.

Läs mer: 30 Best Team Management Software For Maximising Your Team Productivity

Allt om ditt företag, ett klick bort

Utbyta teammedlemmar

Om ditt säljteam har ett möte kan du ta med en utvecklare, copywriter eller marknadsförare. Att olika team från olika platser möts bidrar till att underlätta bättre förståelse mellan kontor och avdelningar.

De kan bidra med ett nytt perspektiv som du inte ens hade tänkt på. I värsta fall går de tillbaka till sitt team med en bättre förståelse för vad säljavdelningen gör hela dagen, och kommer att dela med sig av denna kunskap till sitt team.

Läs vidare: Läs vidare: 52 motiverande ledarskapscitat för varje vecka 2018

Använd sociala medier på det autentiska sättet

Många företag verkar ha tappat bort den ursprungliga idén bakom sociala medier. Det är ett utmärkt verktyg för att bygga upp ditt varumärke och marknadsföra din produkt, men ingen vill vara på en plattform som är fylld av enbart marknadsförare som skickar spårade länkar till varandra.

Syftet med sociala medier är att skapa kontakt. Uppmuntra ditt team att vara aktivt i dina kanaler – skapa en privat grupp på Facebook eller ett Instagram-konto för teamet. Detta kommer att bidra till att förena ditt företag över kontorsgränserna och kan vara en av de enda möjligheter de har att utforska sina liv utanför kontoret.

Du kanske måste ta initiativet för att få igång dessa interna kanaler, men de kan vara en bra moralhöjare om idén slår igenom. Det kommer också att bidra till att driva engagemanget på företagets offentliga sociala kanaler – dina anställda är en av de största tillgångarna du har för att öka detta mått.

INFOGRAFISK: Varför ditt lagarbete inte fungerar

Måla effekten

Människor vill veta att deras ansträngningar gör skillnad – om du visar dem deras resultat blir de mer intresserade av att fortsätta arbetet. Det skapar momentum och säkerställer teamens hållbarhet.

I en större skala hjälper mätning av varje teams inverkan i ett system dig att verkligen förstå ROI för hela verksamheten och förbättrar transparensen i organisationen.

Mätning av KPI:er och mätvärden hjälper till att förstå den möjliga avkastningen:

● Operationell ROI hjälper till att bedöma hur samarbete eliminerar eller undviker kostnader som är förknippade med driften av din verksamhet. Du kan minska resekostnaderna, minska infrastrukturbehoven, sänka bandbredds- eller energikostnaderna, spara på kontorsutrymmen och så vidare.

● Produktivitets-ROI avser effektivare processer, snabbare beslutsfattande och kortare cykeltider.

● Strategisk ROI kan vara den svåraste att mäta, men kanske den mest omvälvande. Denna typ av ROI uppstår när samarbete gör det möjligt för ditt företag att ta ett stort steg framåt på områden som ökad kundnöjdhet och lojalitet, snabbare innovation, införande av nya affärsmodeller eller inträde på nya marknader.

Identifiera befintliga problem

Vid en första anblick ser tvärfunktionellt teamarbete ut att vara en enkel process att genomföra.

Det räcker med att samla ihop en grupp människor från olika delar av organisationen som har något att bidra med i ämnet, och då kommer bra saker att hända. Även om det låter briljant i teorin, liksom många bra teorier om gruppbeteende, dyker det upp hinder när det testas på fältet.

Förståelse för några av de utmaningar som tvärfunktionella team står inför är det första steget för att få dem att fungera. Gör en lista över de problem som uppstår. Det kan till exempel hända att teamets förväntningar och företagets mål inte uppfylls på grund av bristande kommunikation. Eller så förlitar sig olika avdelningar på olika tekniker för informationshantering, vilket hindrar tvärfunktionella team från att göra framsteg och gör samarbetet onödigt svårt.

Tvärfunktionella team har för stor potential för att låta dem spåra ur på grund av dessa undvikbara problem. Chefer som kan hitta vägen runt dessa hinder kommer att belönas med team som uppfyller sitt syfte och uppnår mätbara effekter.

Sätt upp mål

För att hantera ett projekt av något slag krävs ett starkt ledarskap och att man vet exakt vart teamet är på väg. Ett tydligt fokus är särskilt viktigt när det gäller att skapa förutsättningar för ett framgångsrikt samarbete på arbetsplatsen. Starta ett projekt genom att ange de gemensamma utmaningar som företaget står inför och samla in synpunkter från alla inblandade team.

När alla har kommit överens om vilka problem som behöver en lösning är nästa steg att fastställa samarbetsmål och målsättningar för att nå dit.

Målen bör knyta direkt till problemen och de storskaliga målen för företaget. Sätt upp ett rimligt antal mål per problem – att begränsa antalet av dessa mål gör projektet mer hanterbart och mindre överväldigande.

Läs vidare: KPI:er som leder till smartare affärsbeslut

Konsolidera tekniken

Teammedlemmarna använder ofta en mängd olika verktyg för att få sitt arbete gjort, vilket kan vara tidskrävande och hindra verkligt samarbete. Säljare kan till exempel använda CRM för att spåra aktiviteter, medan utvecklingsteamet använder ett helt annat ärendehanteringsprogram. Även om det är vettigt att varje avdelning använder den bästa automatiseringen för sin kärnfunktion kan detta hindra tvärfunktionellt teamarbete.

Självklart använder vi Scoro för att hantera vårt arbete. Alla våra team och avdelningar finns i systemet så att allt kan hanteras och ses från en central plats. Alla data visas i realtid, vilket gör vår kommunikation mellan teamen till en barnlek.

Om du konsoliderar verktygen och ser till att alla använder samma verktyg kommer du inte bara att förbättra kommunikationen utan också förenkla logistiken och fördelningen av resurser.

Etablera en samarbetskultur

Samarbetskultur handlar om att skapa en miljö där samarbete värderas och belönas. Vissa chefer ser samarbete som ett ”nice to have” som stör kärnprocesser och produktivitet. Men smarta chefer vet att detta är en kortsiktig inställning.

Genom lagarbete och samarbete kan de anställda dra nytta av organisationens kollektiva kunskapsbas och dra nytta av en mycket större pool av expertis än vad som annars skulle vara tillgängligt för dem. Detta gör det möjligt för organisationen att undvika överlappande arbete och återuppfinningar samtidigt som problemlösning och innovation påskyndas.

Läs vidare:

Överplanera inte möten

När man arbetar med stora, utspridda team kan det ta lång tid innan allas scheman är anpassade för ett möte. Möten tar också bort den tid som ditt team har att arbeta med sitt vanliga arbete, vilket är frustrerande för dem. Av dessa skäl är det viktigt att begränsa antalet möten i alla tvärfunktionella samarbetsinsatser och använda tiden klokt.

När ni behöver träffas bör det finnas en strikt dagordning och en väldefinierad metod för att dokumentera uppföljningsuppgifter.

Dave Gilboa, medgrundare av $1.2 miljarder dollar företaget Warby Parker delade med sig av en teknik för att få ut det mesta av möten och filtrera bort ineffektivitet:

”I slutet av varje vecka försöker jag titta i min kalender och gå igenom alla möten som jag hade den veckan och betygsätta dem med noll, ett eller två. Noll betyder att det var ett riktigt dåligt utnyttjande av tiden och om jag fick göra om det skulle jag inte ha deltagit i det mötet överhuvudtaget. Två är en bra användning av tiden – jag vill tillbringa mer av min tid på den typen av möten. Och ett ligger någonstans däremellan. Sedan kontaktar jag min assistent och ser till att hon förstår vilka av dessa möten som jag vill ha mer av och vilka som kan filtreras bort så att mitt schema förhoppningsvis med tiden blir mer och mer produktivt.”

Läs vidare: 3 forskningsstödda taktiker för att ha effektivare möten

Etablera ledare

Varje team behöver en ledare som säkerställer ansvarstagande och ger feedback till var och en av teammedlemmarna. Ledaren kan också fungera som en länk mellan teamen och ledningen.

I ett effektivt teamsamarbete vet varje inblandad person exakt vad som förväntas av honom. Ledaren ger tidsplanen och vägledning för att få folk på rätt spår. Samtidigt inser bra projektledare att förutsättningarna kan förändras och att konflikter förekommer. Att ha flexibiliteten att ändra planerna när en bättre idé dyker upp leder till effektivare processer i det långa loppet.

Balansera samarbete och fokus

För att få folk att samarbeta anammar många företag den öppna kontorslandskapsplanen. Det finns många fördelar med denna typ av kontor, främst den öppenhet och insyn som skapas mellan medarbetare och avdelningar. Det är lättare att arbeta tillsammans när man har öppna rum där samarbetet kan ske spontant.

En studie från MIT hävdade att forskare kunde förutsäga 35 procent av ett teams prestationer bara genom att mäta antalet och kvaliteten på interaktioner ansikte mot ansikte. En studie av Gensler visade dock att 69 procent av arbetstagarna var missnöjda med ljudnivåerna på sina arbetsplatser.

Slutsatsen: du måste ge dina anställda balans – utrymme för att fokusera och andas, samtidigt som du tillhandahåller öppna utrymmen för samarbete. Se till att utformningen av ditt kontor ger harmoni mellan ensamarbete och att sätta ihop de bästa hjärnorna.

Läs vidare: Du bör sluta 2017

Välj rätt teammedlemmar

Företagen har allt svårare att differentiera sig från konkurrenterna. De som har tagit sig fram har lärt sig att genom att sätta rätt personer på rätt jobb och göra rätt saker skapas en möjlighet som annars inte skulle ha funnits.

Saken med team är att de kan göra eller förstöra ditt projekt. Det finns en anledning till att smarta riskkapitalbolag fortsätter att säga till världen att de investerar i team först och idéer sedan.

Samarbete fungerar bäst när teammedlemmarna har kompletterande färdigheter som krävs för att slutföra projektet. Personligheter är lika viktiga som färdigheter. Team fungerar när rätt personer arbetar tillsammans.

Lika viktigt för att upprätthålla rätt blandning i ett team är att ta bort personer som inte bör ingå i teamet – antingen för att deras arbete inte stämmer överens med teamets insatser eller för att de på något sätt hindrar teamets arbete.

Förstärk kreativiteten

Dina bästa medarbetare är kreativa problemlösare – så hjälp dem att släppa loss och lyssna på dem. Gör kreativitet till en central punkt i din företagskultur genom att uppmuntra de anställda att odla idéer, särskilt i en samarbetsmiljö. Ordna regelbundna brainstorming-sessioner och få alla involverade.

Vi ser företag som Google inrätta en 20-procent-policy där Googles utvecklare uppmuntras att spendera 20 procent av sin arbetstid på sidoprojekt. Det var ett försök att ge de anställda tid och utrymme att tänka innovativt. Policyn fungerar faktiskt bra, och några av Googles bästa produkter (t.ex. Google News) har sitt ursprung i programmet.

Håller du alltid dörren öppen för bra idéer, oavsett vilken del av företaget idén kommer från.

Belöna samarbete

Människor reagerar på positiv förstärkning – så belöna de beteenden som du vill se mer av. Det finns något att lära av varje projekt – även ett misslyckat projekt. Lär dig av misstag och vinster, och använd dessa lärdomar för att bygga starkare team och en högre projektframgångsfrekvens.

Alla de andra strategierna kan undergrävas om anställda i hela organisationen inte erkänns för sina teaminsatser. Det är inte ovanligt att hitta incitament som enbart baseras på en avdelnings mål.

För att förbättra det tvärfunktionella samarbetet är det viktigt att sätta upp mål som förbättrar hela systemet, inte bara en del av det.

Testa ut olika tekniker

Att prova nya saker. Alla team och organisationer är olika – det som fungerar för andra kanske inte fungerar för dig. Var inte rädd för att prova en ny strategi. De flesta förändringar kommer åtminstone att ha en positiv kortsiktig effekt på dina team, särskilt om idén kom inifrån.

Samarbete över teamgränserna kräver tid och ansträngning, men det är fullt av belöningar. Team som prioriterar att fokusera på samarbete hjälper till att bana väg för en smidigare integration av nya system och processer.

Allt om ditt företag, ett klick bort

.