4.1 Övervakning och kontroll av risker
Kontinuerlig övervakning och kontroll av projektrisker säkerställer att riskhanteringsstrategin och handlingsplanen för riskhantering genomförs och fortskrider effektivt. Vanligtvis ingår risköversyner i den ordinarie dagordningen för projektledningsmöten och används vid de flesta projektfaser och milstolpar. Risköversyner underlättar bättre förändringshantering och ständiga förbättringar.
Processen för kontroll och övervakning av risker innefattar följande verktyg och tekniker: omprövning av risker, riskrevisioner, mätning av teknisk prestanda, reservanalys, statusmöten. Den viktigaste insatsen i processen för riskkontroll och riskövervakning är bevakningslistan med de prioriterade risker som har identifierats för riskrespons- och behandlingsåtgärder. Risklistan används som ett kriterium för att granska uppgifter om arbetsprestationer, inklusive status för leveranser, uppkomna kostnader och projektets tidsplanering.
Processen för kontroll och övervakning av risker ger en försäkran om att lämpliga kontroller och förfaranden för hantering av risker är klart förstådda och strikt följda. Processen gör det möjligt att fastställa om:
- De antagna behandlingsåtgärderna resulterade i det som faktiskt var planerat.
- Alla uppgifter om riskhanteringsförfaranden var lämpliga.
- Förbättrad kunskap har uppnåtts och använts för att identifiera vilka lärdomar som kan dras för riskmätningar och riskhantering för framtida projekt.
Processen för riskkontroll och övervakning resulterar i att generera revideringar av riskregistret och komplettera med nya åtgärdspunkter för riskhanteringsprocessen.
4.2 Rapportering och kommunikation av risker
Kommunikation med projektets intressenter med hjälp av projektriskrapporter kan vara en kritisk drivkraft som gör att man kan genomföra adekvat riskhantering och uppnå projektresultat i enlighet med förväntningarna. Riskkommunikation och riskrapportering hjälper projektledaren, projektägaren och kunden att förstå befintliga risker, möjligheter och avvägningar. Syftet med riskkommunikation och -rapportering är att se till att alla parter är fullt informerade om befintliga risker för att undvika obehagliga överraskningar och otillåtna åtgärder. Projektledaren tillsammans med projektteamet och riskägaren skapar rapporter och kommunicerar med intressenterna för att upprätthålla konsekvensen i riskhanteringsåtgärder och underliggande antaganden.
En riskrapport är en sammanfattning av projektets risker och möjligheter, den senaste statusen för behandlingsåtgärder och en indikation på trender i förekomsten av risker. Följande punkter tjänar som grund för att generera projektets riskstatusrapporter:
- Riskregistret och den stödjande handlingsplanen för riskhantering
- Granskningar av data om arbetsprestationer
- Framsteg i projektets tidsplan
- Status för producerade projektleveranser
Riskrapporter överlämnas vanligen till den högsta ledningen regelbundet eller vid behov. Rapportering av projektrisker är en del av standardrapporteringen för projektledning.