Vad är en absence tracker?
En absence tracker är ett verktyg som hjälper dig att hålla koll på dina anställdas frånvaro.
Dessa verktyg kan komma i olika former och storlekar, bland annat som en Excel-mall eller som ett online-system (moln).
Excel-baserad frånvarokontroll
En Excel-baserad frånvarokontroll är lätt att komma igång med så länge du har Excel installerat. Du kan helt enkelt ladda ner mallen och börja lägga till dina användare och frånvaro.
Nackdelarna med en Excel-mall framträder särskilt när du har fler än ett fåtal anställda att hantera.
Alla frånvaroförfrågningar och förfrågningar måste komma via chefen, det är inte möjligt för de anställda att planera sin frånvaro utan att fråga om datum med sin chef.
Förfrågningar kan komma via telefonsamtal, meddelanden eller e-post, vilket kan göra det svårt att hålla reda på frånvaroförfrågningar.
Att de finns i en enda fil gör det också lättare att förlägga eller radera dem.
Om du skulle råka ut för ett IT-problem, som t.ex. filkorruption eller till och med en förlorad bärbar dator, riskerar du att förlora all din information om frånvaro. Det är viktigt att se till att ditt kalkylblad säkerhetskopieras regelbundet.
Excel-mallar saknar också funktionalitet för att validera inmatningar för att förhindra fel.
Online-system för spårning av frånvaro
Ett värdbaserat (molnbaserat) system kommer att skalas upp mycket bättre för företag med fler än ett fåtal anställda. Dessa system gör det möjligt för dina anställda att boka sina egna semestrar med ett system för godkännande så att deras chef enkelt kan godkänna frånvaron.
Medarbetarna har också möjlighet att se sin egen frånvaro i systemet. Detta minskar antalet frågor som cheferna får om den anställdes frånvaro.
Fel förhindras med kontroller för att säkerställa att anställda inte kan boka mer frånvaro än vad de har rätt till, tillsammans med annan validering hjälper detta till att göra spårning av frånvaro till en bekymmersfri process.
Dessa system gör det också möjligt för ledningen att enkelt se statistik och siffror om frånvarodata. De lättillgängliga rapporterna hjälper också till med planering och uppskattning av kommande arbete.
Av Kieran Baker, Absentias grundare