Acadian och Interact samarbetar för att odla en samarbetskultur, främja den sociala upplevelsen och överbrygga klyftan mellan utspridda anställda genom deras intranät, ”Acadian Central”.
”Interact har gjort det möjligt för oss att snabbt få ut information till alla våra anställda över hela landet. Det har också hjälpt mig personligen att lära känna våra anställda så mycket bättre. Jag kan se deras ansikten, lära mig om deras intressen och fritidsintressen, se deras prestationer på jobbet och överlag känna mig så mycket mer ansluten till vår personal. Vårt företag må vara 4 000 anställda, men det känns som om vi är en enda stor familj, till stor del tack vare det här intranätet.”
Richard Zuschlag, styrelseordförande & VD, Acadian Companies
Acadian Companies har sitt huvudkontor i Lafayette, Louisiana, och erbjuder ett mångsidigt utbud av tjänster som är utformade för att ge stöd och utbildning inom hälsa, säkerhet och transport. Organisationen grundades som en liten ambulanstjänst 1971 och består av sex divisioner med mer än 4 300 anställda spridda över hela USA.
Acadians gamla intranät utvecklades av interna programmerare. I takt med att företaget växte och kraven på IT-avdelningen ökade bestämde Acadian att deras interna intranät inte längre var lämpligt.
Den personalstyrka som är varierande både demografiskt och geografiskt gjorde sin feedback tydlig. Intranätet saknade sociala samarbetsfunktioner och anpassningsbart innehåll, vilket ledde till klagomål från många anställda som kände sig utelämnade från företagsevenemang eller inte var medvetna om vad som hände inom företaget. Vid sidan av denna centrala varumärkesaspekt för företaget har varje division också olika mål och målsättningar. Detta föranledde behovet av ökad tillgänglighet och sökfunktionalitet.
Acadian anlitade Interact för att hjälpa till att skapa en solid intranätlösning för att hålla varje anställd ansluten och informerad, tillsammans med att lägga till en mycket efterfrågad social aspekt.
Acadian Centrals födelse
För att påbörja sin resa genomförde Acadian en omfattande undersökning med de anställda för att avgöra vilka funktioner som var viktigast och hur de ville dela information. Forskningen visade följande:
- Medarbetarna ville ha en blandning av affärsmässigt och socialt innehåll.
- Förmågan att få tillgång till intranätet på olika plattformar, inklusive mobil, var viktig.
- På grund av Acadians sex olika divisioner var möjligheten att anpassa innehållet en nyckelfaktor för att hålla intranätet relevant för varje användare.
- Att hålla informationen fräsch och lätt att hitta var en annan nyckelfaktor.
För att få medarbetarna entusiastiska över det nya Acadian Central utformade de en maskot som kallades ”A.C.”, Acadian Central-experten.” En A.C.-karaktär skapades för varje avdelning som en representation för varje typ av anställd. Han såg till att klä sig som han skulle med många klädbyten och matchande namn.
A.C. syntes över hela intranätet och lade ut användbar information och ”hur man gör” för att hålla de anställda helt insatta i vad den nya webbplatsen kunde göra. Han påminner dem om att fylla i sina profiler, följa andra anställda och hålla sig uppdaterade om viktiga memos från vd:n, vice vd:n och andra företagsledare.
En mobilvänlig design
Anställdas feedback angav tillgänglighet som ett stort problem med det gamla intranätet. För att bekämpa dessa svårigheter använde Acadian Interacts mobilanpassade design.
För Acadians mobila behov var Interacts förmåga att hysa länkar och dokument en guldgruva. För att förbättra den funktionen utvecklade Acadian lättöverskådliga ”knappar” högst upp på hemsidan som länkar till alla de viktigaste programvarorna och verktygen.
Denna verktygslista har gjort användningen av intranätet mer intuitiv. Det har varit överväldigande positiv feedback från de anställda som inte längre behöver leta efter de länkar de behöver. Med frekventa förfrågningar om att lägga till och flytta dessa knappar har Acadian också införlivat dem i sina undersidor (HR & Förmånssidan och Länksidan).
För att säkerställa att medarbetarna får se den information de behöver finns det liknande sektioner för ”nyheter” på den nya hemsidan.
Sektionen Nyheter & Memos är viktig för att sprida viktig information, inklusive IT-uppgraderingar och säkerhetsfrågor, ändringar i medicinska protokoll och utrustning som används av sjukvårdarna samt obligatoriska fortbildningskurser för personalen. Den informerar om företagets evenemang och festligheter, så att utdelade medarbetare inte känner sig utanför.
”Att ha alla dessa dokument samlade på ett ställe gör det enkelt för mig att hänvisa nya medarbetare till den sidan under orienteringen”, säger Heidi Luquette, orienteringssamordnare. ”Det ger dem en enda kontaktpunkt att gå till, så att det är mindre skrämmande att navigera på intranätet – tillsammans med deras nya jobb.”
För att samtidigt lägga till ett socialt element och betona den nya, mobilvänliga designen anordnade Acadian en tävling ”Where’s A.C.?” för att betona att A.C. nu alltid finns med sin personal. De delade också ut 11″ koroplastutklipp av A.C.-karaktären och utlyste en tävling för att se var våra anställda kunde ta med A.C. De anställda uppmuntrades att ta med honom till jobbet, hem och på semestern. De ombads att ta en bild av A.C. och lägga upp den i galleriet med hans resor på intranätet.
Att introducera A.C. på olika ställen på webbplatsen bidrog till att ge intranätet en personlighet. Det visade de anställda att Acadian Central, till skillnad från det gamla intranätet, inte bara var ett inskränkt hem för data, utan en rolig och social knutpunkt för att komma i kontakt med kollegor.
För att uppmuntra de anställda att fylla i sina profiler fullständigt (bild, biografi, plats, intressen och sakkunskap), genomfördes en tävling. Under fyra veckor valdes 25 vinnare ut varje vecka bland alla anställda med 100 % profilkomplettering, med hjälp av rapporten ”Profile Completeness” i Interact Analytics. Vinnarna, som valdes slumpmässigt, fick en isolerad aluminiummugg från ”Acadian Central”. Under denna tävling ökade profilkompletteringen med nästan 650 % på bara fyra veckor.
Den nya ”Acadian Central”
Acadian lanserades ursprungligen den 19 april 2017 och introducerade sociala funktioner och förbättrad tillgänglighet tillsammans med ett varierat utbud av innehåll för sina användare.
Trots de förbättringar som skett efter att man pensionerat det gamla interna intranätet fick teamet återkoppling om att den nya webbplatsen började bli mer av ett problem än ett hjälpsamt verktyg.
Intranet-teamet satte sig för att få återkoppling genom en företagsomfattande undersökning. De upptäckte att personalen tyckte att intranätet var för rörigt, sött, socialt och komplicerat och att det var svårt att hitta det man behövde. Trots försök att tillgodose de olika divisionerna och deras behov var intranätet i själva verket byggt för en enda målgrupp.
Intranetgruppen började göra ett antal förbättringar i Acadian Central:
- Inrättande av nyckelordsrika titlar, sammanfattningar och taggar för allt innehåll för att förbättra sökbarheten
- Introduktion av Best Bets för att prioritera populära sidor för särskilda söktermer
- En omarbetning av temat, med införandet av det etablerade externa varumärket
- Förhindrande av överflödiga sociala funktioner, t.ex. bröllops- och babyannonser, från hemsidan
- Introducera en bättre metod för att ladda upp anställdas profiler
- Föra bort hundratals dubbla och onödiga sidor
- Ansätta en standardbild för att ersätta den gamla ”trasiga bilden”-grafiken
Resultatet blev ett renare och enklare utseende och känsla, som började generera mer positiv feedback från de anställda.
En prisbelönad strategi för offlinearbetare
Den nya designen gav visserligen positiva resultat, men det var bristen på optimering för varje anställd som utgjorde den största utmaningen. För att möta detta behov fokuserade Acadian-teamet på att göra skräddarsydda hemsidor för varje avdelning, minska onödigt innehåll och onödiga länkar samtidigt som de pushade skräddarsytt innehåll och nyheter som var relevanta för användarna.
Organisationens varierande och utbredda arbetsstyrka består av sjukvårdare och medicinsk personal, kontorsbaserad företagspersonal, säkerhets- och trygghetspersonal. I den sista gruppen ingår ett antal fjärrstyrda, off-shore säkerhetsanställda som ofta är isolerade och geografiskt utspridda.
För att skapa en skräddarsydd hemsida för den här gruppen krävdes en djup förståelse för deras unika behov och utmaningar. För att tillgodose dessa var hemsidan starkt märkesanpassad för divisionen, genom att lägga till välbekant grafik och information som personalen var van vid att få via andra kanaler. Hemsidans nyhetsflöden var också starkt riktade för att säkerställa att innehållet var relevant för avdelningen.
Slutligt lade teamet till Employee Spotlights. Detta visade inte bara upp enskilda medarbetares fantastiska arbete, utan hjälpte dem också att lära känna varandra och bryta ner känslan av isolering och avstängning.
Acadians uppskattning av värdet och behovet av skräddarsydda upplevelser av intranätet är vad som gav dem en plats i Interact Awards, kategorin Best Offline Strategy.
”Acadian är ett bra exempel på hur man effektivt kan kommunicera med en svåråtkomlig målgrupp. Deras distansarbetare kämpar ofta med både tid och mottagning, så genom att leverera en avskalad hemsida och upplevelse baserad på vad dessa anställda säger att de behöver, säkerställs att deras intranät är lättare att förstå och ta till sig.”
– Simon Dance, Interact Excellence Award Judge
Engagerande resultat
Acadian Central har varit avgörande för verksamheten på Acadian Companies. De har nu ett sätt att få information till tusentals anställda inom några minuter.
Sedan den fullständiga lanseringen den 19 april 2017 har det inte funnits en dag (inklusive helger och helgdagar) med färre än 800 unika besökare. Varje dag kan Acadian anta att minst 2 000 unika besökare ser innehållet på deras intranät.
De ändringar som gjorts på Acadians hemsida för säkerhetsavdelningen, som betjänar inspektörer, utbildare, räddningspersonal, säkerhetsansvariga och paramedicinare på distans, har haft en betydande och mätbar effekt. Fler säkerhetsanställda tittar inte bara på innehållet utan ägnar faktiskt tid åt att läsa igenom de artiklar och dokument som lagts till.
Före personaliseringsinitiativet för denna särskilt avlägset belägna del av arbetsstyrkan hade organisationen också svårt att ens få personalen att logga in på intranätet. Med hjälp av Interacts rapport om inloggningshistorik har teamet sedan dess spårat en ökning av antalet inloggningar, där mer än hälften av alla anställda på säkerhetsavdelningen – varav många arbetar utan tillförlitlig internetuppkoppling – nu loggar in minst en gång i månaden.
Användarna visar särskilt intresse för att läsa mer om sina medarbetare, och widgeten Employee Spotlights och SMS Standout fortsätter att locka till sig majoriteten av interaktioner från personalen, inklusive kommentarer och likes. Acadian Central spelar en viktig roll när det gäller att koppla samman dessa offlinearbetare med varandra och med organisationen i stort.
”Sedan vi gjorde dessa ändringar i mitten av 2018 har vi sett en 550-procentig ökning av antalet visningar av divisionens hemsida, och användarna spenderar nu en och en halv minut mer på sidan varje session än vad de gjorde innan ändringarna.”
– Beth Chiasson,Intranet & Digital Marketing Strategist
.