Lektion 4: Introduktion till objekt
/sv/access2013/introduktion till databaser/content/
Introduktion
Databaser i Access består av fyra objekt: tabeller, frågor, formulär och rapporter. Tillsammans gör de här objekten det möjligt för dig att skriva in, lagra, analysera och sammanställa data som du vill.
I den här lektionen kommer du att lära dig mer om vart och ett av de fyra objekten och förstå hur de interagerar med varandra för att skapa en fullt fungerande relationsdatabas.
Tabeller
I det här läget bör du redan ha förstått att en databas är en samling data som är organiserad i många anslutna listor. I Access lagras all data i tabeller, vilket gör att tabellerna utgör kärnan i alla databaser.
Du kanske redan vet att tabeller är organiserade i vertikala kolumner och horisontella rader.
Rader och kolumner i en Access-tabell I Access kallas rader och kolumner för poster och fält. Ett fält är mer än bara en kolumn; det är ett sätt att organisera information efter vilken typ av data det är. Varje del av informationen i ett fält är av samma typ. Till exempel skulle varje post i ett fält som heter Förnamn vara ett namn, och varje post i ett fält som heter Gatuadress skulle vara en adress.
Fält och fältnamn På samma sätt är en post mer än bara en rad; det är en enhet av information. Varje cell i en viss rad är en del av den radens post.
En post Se hur varje post sträcker sig över flera fält. Även om informationen i varje post är organiserad i fält hör den ihop med den övriga informationen i posten. Ser du numret till vänster om varje rad? Det är ID-numret som identifierar varje post. ID-numret för en post hänvisar till varje information som finns på den raden.
Rekords ID-nummer Tabeller är bra för att lagra närbesläktad information. Låt oss säga att du äger ett bageri och har en databas som innehåller en tabell med kundernas namn och information, till exempel deras telefonnummer, hemadresser och e-postadresser. Eftersom dessa delar av informationen alla är detaljer om dina kunder skulle du inkludera dem alla i samma tabell. Varje kund skulle representeras av en unik post, och varje typ av information om dessa kunder skulle lagras i ett eget fält. Om du bestämde dig för att lägga till mer information – till exempel en kunds födelsedag – skulle du helt enkelt skapa ett nytt fält i samma tabell.
Former, frågor och rapporter
Tyvärr lagrar tabellerna all din data, men de andra tre objekten – formulär, frågor och rapporter – erbjuder dig sätt att arbeta med den. Vart och ett av dessa objekt interagerar med de poster som lagras i databasens tabeller.
Former
Former används för att skriva in, ändra och visa poster. Du har förmodligen varit tvungen att fylla i formulär vid många tillfällen, till exempel när du besöker en läkarmottagning, ansöker om ett jobb eller anmäler dig till skolan. Anledningen till att formulär används så ofta är att de är ett enkelt sätt att vägleda människor till att skriva in data på rätt sätt. När du skriver in information i ett formulär i Access hamnar uppgifterna precis där databasdesignern vill att de ska hamna: i en eller flera relaterade tabeller.
Ett formulär Formulär underlättar inmatning av data. Att arbeta med omfattande tabeller kan vara förvirrande, och när du har anslutna tabeller kan du behöva arbeta med flera tabeller samtidigt för att skriva in en uppsättning data. Med formulär är det dock möjligt att skriva in data i flera tabeller samtidigt, allt på ett och samma ställe. Databasutvecklare kan till och med ställa in begränsningar för enskilda formulärkomponenter för att se till att alla nödvändiga data matas in i rätt format. På det hela taget hjälper formulär till att hålla data konsekventa och organiserade, vilket är viktigt för en korrekt och kraftfull databas.
Queries
Queries är ett sätt att söka efter och sammanställa data från en eller flera tabeller. Att köra en fråga är som att ställa en detaljerad fråga till din databas. När du bygger en fråga i Access definierar du specifika sökvillkor för att hitta exakt de data du vill ha.
Kravlistor är mycket mer kraftfulla än de enkla sökningar du kan utföra i en tabell. Medan en sökning skulle kunna hjälpa dig att hitta namnet på en kund i ditt företag, kan du köra en sökfråga för att hitta namnet och telefonnumret på alla kunder som har gjort ett köp under den senaste veckan. En väl utformad fråga kan ge information som du kanske inte skulle kunna hitta bara genom att titta på data i dina tabeller.
Utforma en fråga Rapporter
Rapporter ger dig möjlighet att presentera dina data i utskrift. Om du någonsin har fått en datorutskrift av ett lektionsschema eller en utskriven faktura för ett köp har du sett en databasrapport. Rapporter är användbara eftersom de ger dig möjlighet att presentera delar av din databas i ett lättläst format. Du kan till och med anpassa en rapports utseende för att göra den visuellt tilltalande. Access ger dig möjlighet att skapa en rapport från vilken tabell eller fråga som helst.
En rapport Sätta ihop allting
Även om du har en bra idé om hur varje objekt kan användas kan det till en början vara svårt att förstå hur de alla fungerar tillsammans. Det hjälper att komma ihåg att de alla arbetar med samma data. Varje data som en fråga, ett formulär eller en rapport använder lagras i en av dina databastabeller.
De fyra Access-objekten Formulär gör det möjligt att både lägga till data till tabeller och visa data som redan finns. Rapporter presenterar data från tabeller och även från frågor, som sedan söker efter och analyserar data i samma tabeller.
Dessa relationer låter komplicerade, men i själva verket fungerar de så bra och naturligt att vi ofta inte ens märker när vi använder anslutna databasobjekt. Har du någonsin använt en elektronisk kortkatalog för att söka efter en bok på biblioteket? Chansen är stor att du har angett din sökning i något som ser ut så här:
En elektronisk kortkatalog När du utförde din sökning angav du dina söktermer i ett formulär som sedan skapade och körde en sökfråga baserad på din förfrågan. När frågan var klar med att söka i databasens tabeller efter poster som matchade din sökning visades en rapport som hämtade information från frågan och de relaterade tabellerna – i det här fallet en lista över böcker som matchade dina söktermer. Du skulle kunna representera kopplingarna mellan objekten så här:
En sökning efter en bok. De uppgifter som skickas in i formuläret används i en databasfråga, som hämtar sina uppgifter från relevanta tabeller. Resultaten av sökningen presenteras i en rapport.
Säg att du istället för att använda dessa verktyg måste söka i en gigantisk tabell som innehåller alla böcker i bibliotekssystemet. De relevanta posterna skulle troligen vara utspridda i många tabeller: en tabell med boktitlar och beskrivningar, en tabell med information om vilka böcker som är inoch utcheckade och en tabell med varje filial i biblioteket, för att nämna några.
Du skulle behöva söka i minst tre tabeller bara för att hitta en bok, ta reda på var den finns och se om den är incheckad! Det är lätt att föreställa sig hur svårt det kan bli att hitta rätt bok. Om du inte var försiktig skulle du till och med kunna förstöra något genom att av misstag radera eller redigera en post. Det är lätt att se hur databasobjekten gör denna sökning mycket mer hanterbar.
I vår lektion Introduktion till databaser diskuterade vi begreppet relationsdatabas, vilket är en databas som kan förstå hur olika uppsättningar av data relaterar till varandra. Situationer som exemplet ovan är just därför människor tycker att relationsdatabaser är så användbara. Utan en relationsdatabas blir det som borde vara en enkel uppgift – att söka efter en bok och se om den är incheckad och var – otroligt komplicerat och tidskrävande. Om man vet hur man använder de fyra Access-objekten kan man göra även komplicerade uppgifter ganska användarvänliga.
/sv/access2013/getting-started-with-access/content/