Ansökningar om arbetstillstånd

• identifierar det arbete som ska utföras

• försäkrar sig om att allt potentiellt farligt arbete är kontrollerat och vederbörligen auktoriserat;

• försäkrar sig om att alla risker i samband med arbetet har identifierats;

• försäkrar sig om att alla nödvändiga säkerhetsrutiner för att kontrollera riskerna genomförs på ett korrekt sätt medan arbetet utförs, och,

• försäkrar sig om att arbetsplatsen lämnas i ett säkert skick när arbetet avslutas eller avbryts.

Ett arbetstillstånd, när det är effektivt utarbetat och genomfört, fungerar som en checklista för att se till att alla faror, kontrollåtgärder, arbetsrutiner och allmänna krav på säkert arbete identifieras, dokumenteras, granskas med och förstås av den personal som kommer att delta i arbetsverksamheten. Ett arbetstillstånd utgör en dokumentation av att de farliga arbetsverksamheterna, kontrollerna och godkännandet av arbetet har godkänts och slutförts.

Ett arbetstillstånd bör användas för all arbetsverksamhet med hög risk där befintliga kontroller inte har minskat riskerna till acceptabla nivåer. Ytterligare riskkontroller kommer att utvecklas och implementeras genom processen (förfarandet) för arbetstillstånd för att säkerställa att riskerna reduceras till acceptabla nivåer. Ofta används arbetstillstånd för arbete som inte är rutinmässigt. En ”icke-rutinmässig” uppgift är en uppgift som inte beskrivs i fastställda förfaranden och som innebär farligt arbete som måste kontrolleras för att minska riskerna till acceptabla nivåer.

En arbetstillstånd bör användas för att:

• Beskriv det arbete som ska utföras;

• Identifiera de risker som är förknippade med arbetet;

• Specificera de nödvändiga säkerhetsåtgärder (riskkontrollåtgärder) som måste genomföras för att hantera risken;

• Gör lämpliga tillstånd och ansvarsområden för att fortsätta arbetet inom en angiven tid och inom angivna begränsningar;

• Informera all berörd personal om att arbetet utförs;

• Säkerställ att anläggningen och utrustningen återställs i ett säkert skick när arbetet har slutförts eller avbrutits.

Typer av arbetstillstånd inkluderar:

Hot Work Permit

Hot work is any work that could create a source of ignition that could result in a fire or explosion. Exempel på heta arbeten är bland annat:

• Svetsning och brännskärning;
• Farkskapande verktyg, t.ex. slipmaskiner och flishuggare, och elverktyg, t.ex. elektriska borrmaskiner;
• Användning av sprängämnen;
• Användning av elektrisk eller elektronisk utrustning som inte är rumsäker.

Kallarbetstillstånd

Högrisk kallt arbete omfattar, men är inte begränsat till:

• Arbete på utrustning eller anläggningskomponenter som står under tryck eller som är strömförande i någon form (t.ex. mekanisk energi);
• Arbete på utrustning eller anläggningskomponenter som befinner sig vid extrema temperaturer (kalla eller varma);
• Arbete på utrustning eller anläggningskomponenter som innehåller farliga material;
• Arbete på fartyg (t.ex. tankar, tryckkärl);
• Isolering av rörledningar, ventiler och tillhörande kärl;
• Allmänt byggnadsarbete;
• Arbete på strömlösa elektriska kretsar eller på strömförande kretsar på 120 volt eller mindre (verkstadsbänkar kräver inget tillstånd);
• Arbete som utförs i omedelbar närhet av luftburna kraftledningar;
• Orbete som inte är rutinmässigt underhåll.

Arbetstillstånd för tillträde till slutna utrymmen

Med tillträde till slutna utrymmen avses arbete i slutna utrymmen eller delvis slutna utrymmen med begränsat tillträde eller begränsad utgång och/eller som är eller kan bli farligt för personalen på grund av:

• Design, konstruktion och/eller placering av det slutna utrymmet;
• Atmosfärens innehåll (gassammansättning);
• Materialen eller ämnena i det slutna utrymmet;

Exempel på slutna utrymmen är bland annat:

Tillstånd för elektriskt arbete

Elektriskt arbete är allt arbete där arbetstagaren eller arbetstagarens verktyg avsiktligt kommer att komma i kontakt med elektriska strömkretsar som är mer än 120 volt. Testning och/eller användning av testutrustning betraktas inte som elektriskt arbete, såvida inte testningen kräver att arbetstagaren och/eller arbetstagarens verktyg avsiktligt kommer i kontakt med elektriska strömkretsar.

Arbetstillstånd för grävning, schaktning och markstörning

Grävning, schaktning eller markstörning är alla arbeten där schaktning, schaktning, tunnlar, borrning, pålning och skrapning (borttagning av jord) utförs. Ett undantag är rutinmässig planering av vägbanor där det inte finns någon risk för skador på nedgrävda rör, elkablar eller annan utrustning eller strukturer under markytan.

Vehicle Entry Work Permit

Vehicle Entry Permits används när fordon (inklusive tung utrustning som kranar, frontlastare och grävskopor) ska köra in i områden där det finns:

• möjlighet för utsläpp av flyktiga gaser;
• möjlighet för allvarliga, större eller kritiska olyckor på grund av att fordonet kommer in i området (t.ex.t.ex. risken för att fordonet träffar och skadar utrustning).

Kompetent person

Att vara tillräckligt kvalificerad, lämpligt utbildad och ha tillräcklig erfarenhet för att på ett säkert sätt kunna utföra arbetet enligt beskrivningen, utan eller med endast en minimal grad av övervakning.

Handledare eller utsedd representant

Person som ges ansvaret för att planera, organisera, coacha och vägleda arbetskraft och resurser för att uppnå målen och uppgifterna för att slutföra arbetet.

Utfärdare av tillstånd (utfärdande myndighet)

En utfärdare av tillstånd måste vara en person som är utbildad, kompetent och behörig att utfärda ett arbetstillstånd efter att ha säkerställt att alla faror, som är förknippade med det arbete som ska utföras, har identifierats och att alla nödvändiga säkerhetsåtgärder har vidtagits för att säkerställa att arbetet kan slutföras på ett säkert sätt.

Mottagare av tillstånd (tillståndsanvändare)

Tillståndsanvändaren är den hantverkare, arbetsledare eller entreprenör som är ansvarig för att arbetet utförs enligt beskrivningen i arbetstillståndet. Tillståndsmottagaren måste se till att det arbete som utförs har beskrivits på ett adekvat sätt så att alla tillhörande faror och risker kan identifieras.

Authoriserad gasmätare

En auktoriserad gasmätare är en person som är utbildad, kompetent och auktoriserad att använda gasmätningsinstrument för att mäta gaskoncentrationer i ett område där människor och utrustning kommer att arbeta och avgöra om de atmosfäriska förhållandena är säkra för att utföra arbetet. Den auktoriserade gasmätaren måste vara utbildad och kompetent för att använda andningsapparater samt gasmätningsinstrument.

Intrinskt säker

Elektronisk och elektrisk utrustning som har certifierats av en erkänd bransch- och/eller statlig standardiseringsorganisation (t.ex. ISO, CSA, ANSI) för att den inte genererar elektrisk gnistkraft som skulle kunna antända flyktiga gaser i atmosfären. Den mesta egensäkra elektroniska och elektriska utrustningen har konstruerats på ett sätt som förhindrar att gaser tränger in i delar av utrustningen där elektriska gnistor skulle kunna genereras.

Giltighet av tillstånd

Giltighet av tillstånd är den tidsperiod, som anges i arbetstillståndet, för vilken tillståndet är giltigt. Ett arbetstillstånd kan inte vara giltigt längre än 12 timmar eller längre än det normala arbetspasset, beroende på vilken tid som är kortast. Om arbetet måste fortsätta längre än 12 timmar eller längre än det normala arbetspasset måste arbetstillståndet avslutas och ett nytt arbetstillstånd måste utarbetas. Ett arbetstillstånd är endast giltigt för det arbete som beskrivs i arbetstillståndet. Ingen kan utfärda ett arbetstillstånd till sig själv.

Arbetstillstånd krävs inte för normala, rutinmässiga arbetsuppgifter, men ett arbetstillstånd krävs för allt arbete som utförs av en underleverantör.

Suspenderat arbete

Suspenderat arbete är arbete som anges i ett arbetstillstånd men som inte kan slutföras inom den tidsgräns som anges i arbetstillståndet eller arbete som stoppas på grund av ändrade förhållanden som skapar faror med oacceptabla risknivåer. Arbetet måste stoppas och arbetsplatsen måste lämnas i ett säkert och tryggt skick tills lämpliga säkerhetsrutiner har genomförts och arbetet kan återupptas på ett säkert sätt. Ett nytt arbetstillstånd måste skrivas och utfärdas innan arbetet påbörjas igen.

Isolering

En process för att förhindra oavsiktlig frigörelse av energi (t.ex. elektricitet, kraftfull frigörelse av gaser eller vätskor) eller material. Elektrisk isolering åstadkoms vanligen genom frånkoppling, öppnande av kretsar och användning av låsmekanismer för att förhindra oavsiktlig återinkoppling eller kretsstängning. Mekaniska isoleringar uppnås vanligen genom:

• stänga ventiler och/eller sätta in ”blankar”, ”spadar” eller ”blindar” i flänsanslutningar för rör;
• använda stift eller kedjor med hänglås för att låsa fast rörliga, mekaniska delar, t.ex. ventilhandtag, kranbommar eller transportörer;
• avskilja (stänga av strömbrytare och/eller ta bort trådanslutningar) och låsa elektriska motorer.

Nollenergi

Ett system eller en utrustning befinner sig i ett nollenergitillstånd när alla energikällor (t.ex, elektrisk, mekanisk, komprimerad gas, fjäderspänning) är isolerade från den eller effektivt blockerade och alla källor till lagrad energi är uttömda.

Responsibility

Management

Säkerställer att ett system för arbetstillstånd har utarbetats och tillämpas på lämpligt sätt för allt arbete som inte är rutinmässigt och/eller farligt;

Säkerställer att all personal, inklusive anställda och entreprenörer, är fullt medvetna om och har kunskap om företagets system för arbetstillstånd och tillämpningen av arbetstillstånd för icke-rutinmässigt och/eller farligt arbete;

Säkerställer att all personal som ansvarar för att utfärda, ta emot och genomföra arbetstillstånd har fått lämplig utbildning och medvetenhet för att tillämpa arbetstillstånd i tillämpliga arbetssituationer;

Handledare eller utsedd representant

Säkerställer att säkra arbetsförhållanden planeras och förbereds före och upprätthålls under hela arbetet;

Säkerställer att, med undantag för nödsituationer, ansökningar om arbetstillstånd lämnas in till utfärdare av arbetstillstånd minst 24 timmar innan arbetstillståndet krävs;

Säkerställer att arbetstillstånd utfärdas för allt arbete där arbetstillstånd krävs och att inget arbete påbörjas förrän alla krav i arbetstillståndet har uppfyllts;

Säkerställer att en process för identifiering av faror och riskbedömning, t.ex. en arbetssäkerhetsanalys, vid behov har genomförts för att identifiera faror med hög risk och lämpliga åtgärder för riskkontroll som kommer att genomföras för att minska riskerna till en godtagbar nivå;

Säkerställer att alla nödvändiga åtgärder för riskkontroll har fastställts i arbetstillståndet:

Säkerställer att alla villkor uppfylls för allt arbete där ett arbetstillstånd har utfärdats;

Säkerställer att arbete som styrs av ett arbetstillstånd regelbundet övervakas för att se till att kraven i arbetstillståndet uppfylls.

HSE Supervisor

Ansvarar för att utveckla och genomföra utbildningsprogram för arbetstillstånd för all personal som har ansvar för att hantera, övervaka, utfärda, ta emot och genomföra arbetstillståndssystem;

Ansvarar för att genomföra regelbundna inspektioner av arbeten där arbetstillstånd gäller för att övervaka effektiviteten hos arbetstillståndssystemet och dess genomförande;

1. Är ansvarig för att regelbundet rapportera, till företagets ledning och övervakningspersonal, om effektiviteten i systemet för arbetstillstånd och dess genomförande och för att vid behov ge rekommendationer till förbättringar.

Givare av tillstånd (utfärdande myndighet)

Säkerställer att arbetstillstånden är korrekt skrivna och specificerar alla nödvändiga villkor för riskkontroll som är tillämpliga på den typ av arbete som ska utföras;

Säkerställer att all tillämplig, kompletterande information (t.ex. P&ID, checklistor för tillträde till begränsade utrymmen, checklistor och ritningar för isolering, resultat och villkor för arbetssäkerhetsanalys) bifogas alla kopior av arbetstillståndet;

Säkerställer att arbetstillstånden skrivs i rätt tid och att arbetet i möjligaste mån inte fördröjs i onödan på grund av arbetstillståndsförfarandet;

Säkerställer att tillståndsmottagaren är en person som är kompetent att uppfylla de villkor som anges i arbetstillståndet;

Säkerställer att kopior av arbetstillstånd distribueras i enlighet med affärsenhetens krav;

Säkerställer att kopior av arbetstillstånd visas på ett framträdande sätt på en central plats (t.ex.g. på en anslagstavla i ett kontrollrum eller kontor där tillstånden utfärdas) så att de lätt kan granskas av ledningen, arbetsledare, HS&E och annan personal i förekommande fall;

Säkerställer att originalet av arbetstillståndet sparas i arkivet under en period på minst två år;

Säkerställer att arbetstillstånden stängs i slutet av varje 12-timmars arbetspass.

Rapporterar till ledningen, cheferna och HS&E om eventuella brister i systemet för arbetstillstånd som upptäcks.

Permit Receiver (Permit User)

Säkerställer att han/hon har kunskap om och till fullo förstår de faror och risker som är förknippade med det arbete som utförs;

Säkerställer att han/hon har kunskap om och förstår de riskkontrollåtgärder som ska genomföras före och under det arbete som ska utföras;

Säkerställer att all annan personal som utför arbetet eller som kommer att påverkas av arbetet har kunskap om och till fullo förstår de faror, risker och riskkontrollåtgärder som är tillämpliga på det arbete som utförs;

Säkerställer att all personal som utför arbetet följer alla de riskkontrollåtgärder som har specificerats i arbetstillståndet;

Säkerställer att om det sker betydande förändringar av riskerna eller av arbetets omfattning så stoppas arbetet, att personalen, utrustningen och miljön inte kommer att lida skada och att arbetsledaren eller dennes utsedda representant samt tillståndsgivaren är fullt medvetna om förändringen av riskerna eller arbetets omfattning;

Säkerställer att arbetstillståndet vid behov upphävs och att ett nytt arbetstillstånd, med ändrade riskkontrollåtgärder, utfärdas innan arbetet återupptas;

Säkerställer att arbetsplatsen lämnas i ett säkert och funktionsdugligt skick om arbetet avslutas, att alla onödiga verktyg, utrustning och material avlägsnas från platsen och att arbetstillståndet avslutas;

Ser till att om arbetet inte är slutfört i slutet av arbetspasset, att arbetsplatsen lämnas i ett säkert, tryggt och städat skick och att ett nytt arbetstillstånd förbereds och utfärdas innan arbetet återupptas på arbetsplatsen.

Förfaranden för arbetstillstånd

Förberedelse av arbetstillstånd

Ett arbetstillstånd kommer att användas för alla potentiellt farliga arbeten eller arbeten som kommer att utföras av en underleverantör till företaget. När arbete som kräver ett arbetstillstånd har identifierats kommer den som utfärdar arbetstillståndet att förbereda arbetstillståndet och använda arbetstillståndets ”checklista” för att identifiera och dokumentera på arbetstillståndet alla farliga förhållanden och säkerhetsrutiner som måste följas av de personer som ska utföra arbetet. De farliga förhållandena och säkerhetsförfarandena kommer att granskas och vid behov ändras under ett möte före arbetet.

Arbetstillståndet kommer att specificera:

• typen av arbete som ska utföras;
• typen av arbetstillstånd (varmt arbete, kallt arbete, tillträde till trånga utrymmen, utgrävning, el- eller fordonstillträde) som utfärdas;
• faror i samband med arbetet;
• säkerhetsrutiner, till exempel: krav på isolering, gasprovning, rutiner för räddningsinsatser, personlig skyddsutrustning, rening, beredskapspersonal, barriärer, och

• tidpunkter då arbetstillståndet kommer att vara giltigt.

Arbetstillståndet ska undertecknas av tillståndsgivaren och tillståndsmottagaren (hantverkare, underleverantör eller förman).

Möte före arbetet

Innan arbetet påbörjas kommer ett möte före arbetet att hållas med alla personer, inklusive underentreprenörens förman och lämpliga hantverkare, för att:

• Gör en genomgång av alla farliga förhållanden som förväntas under arbetet;

• Gör en genomgång av alla säkerhetsrutiner som kommer att följas under arbetets utförande;

• Säkerställer att alla personer som utför arbetet är medvetna om och accepterar sitt ansvar under arbetet;

• Säkerställa att alla andra personer i det allmänna arbetsområdet är medvetna om de potentiella riskerna och de säkerhetsförfaranden som måste följas;

• Säkerställa att alla farliga förhållanden och lämpliga säkerhetsrutiner identifieras och dokumenteras i arbetstillståndet

• Dokumentera resultatet av mötet före arbetet (vilka som deltog i mötet, vad som diskuterades och vilka rutiner som beslutades).

Utfärdande av arbetstillstånd

När alla arbetsuppgifter, faror och säkerhetsrutiner har identifierats och dokumenterats på arbetstillståndet måste den som utfärdar tillståndet se till att lämpliga riskkontroller (t.ex. isolering, rensning, förberedelser för nödåtgärder, personlig skyddsutrustning) har genomförts och att arbetsplatsen är i ett säkert skick innan han eller hon godkänner arbetstillståndet. Tillståndsutfärdaren måste vara övertygad om att alla angivna villkor för arbetstillståndet har uppfyllts innan tillståndet godkänns och utfärdas.

En undertecknad kopia av arbetstillståndet kommer att ges till den person som ansvarar för övervakningen av arbetet (hantverkare, förman eller underleverantör) och en kopia kommer att behållas av tillståndsutfärdaren. En kopia kommer också att ges till arbetsplatsens H&S Supervisor.

Den kopia av tillståndet som ges till den person som ansvarar för övervakningen av arbetet måste förvaras på arbetsplatsen medan arbetet utförs.

Arbete som utförs med arbetstillstånd

Om förhållandena i arbetstillståndet förändras avsevärt, eller om farliga förhållanden med hög risk uppstår under arbetets gång, måste arbetet avbrytas tills de farliga förhållandena har eliminerats (eller riskerna har reducerats till acceptabla nivåer).

Temporärt avlägsnande av isoleringar

Det finns situationer där isoleringar måste avlägsnas tillfälligt (t.ex. vid provning av utrustning under arbetet). När isoleringar tillfälligt måste avlägsnas måste utfärdaren av arbetstillståndet informeras och kontroller måste göras för att säkerställa att avlägsnandet av isoleringarna inte skapar några risker för arbetsplatsen och arbetstagarna innan isoleringarna avlägsnas. När kravet på tillfälligt avlägsnande av isoleringarna har uppfyllts måste isoleringarna ersättas och utfärdaren av tillståndet måste informeras om att isoleringarna har ersatts.

Avbrutet arbete

Det finns situationer där arbete som utförs med ett tillstånd för arbete måste avbrytas. Några exempel på när detta kan inträffa är följande:

• Arbetet kräver mer tid än vad som är tillåtet i arbetstillståndet (arbetet är inte slutfört innan arbetstillståndet löper ut);

• En olycka inträffar medan arbetet avslutas;

• En nödsituation (t.ex.g. brandlarm) inträffar på anläggningen (t.ex. kompressorstation);

• Arbetets omfattning förändras väsentligt jämfört med vad som ursprungligen planerades när arbetstillståndet utarbetades och godkändes.

När dessa och liknande situationer inträffar måste arbetet omedelbart avbrytas, arbetsplatsen måste göras så säker som möjligt och ett nytt arbetstillstånd måste utarbetas och godkännas, enligt alla de steg som krävs när ett arbetstillstånd utfärdas. I samtliga fall måste säkerhetsförfaranden genomföras för att göra arbetsplatsen säker innan arbetet återupptas (undanröja farorna eller minska riskerna till acceptabla nivåer). När säkerhetsrutinerna har genomförts och ett nytt arbetstillstånd har utfärdats kan arbetet påbörjas igen

Övervakning av arbetet

Arbeten som utförs med ett arbetstillstånd måste regelbundet övervakas av projektledaren och/eller platsens HSE-ansvarige för att se till att de angivna säkerhetsrutinerna följs. Projektledaren måste upprätta ett schema för hur ofta arbetet ska övervakas. För arbeten med potentiellt höga risker bör arbetet övervakas oftare, särskilt när kritiska uppgifter utförs. När angivna säkerhetsrutiner inte följs måste arbetet stoppas tills projektledaren och/eller HSE-ledaren fastställer att säkerhetsrutinerna följs.

Om den bristande efterlevnaden är mycket allvarlig måste en skriftlig rapport, som beskriver vad den bristande efterlevnaden var och varför den inträffade, skrivas och lämnas till HSE-chefen. En kopia av rapporten ska också förvaras på arbetsplatsens fältkontor. Om en underleverantör är ansvarig för den allvarliga bristande efterlevnaden ska ytterligare en kopia av rapporten skickas till avdelningen för kontraktsadministration och kopian ska förvaras i underleverantörens akt för framtida referens vid kontraktsutvärdering.

Arbetets slutförande

När arbetet är slutfört ska arbetsplatsen lämnas i ett säkert och fungerande skick med alla lås, taggar och isoleringar borttagna. Allt skräp, överskottsmaterial, verktyg och utrustning som använts för arbetet ska avlägsnas från arbetsplatsen. I den mån det är möjligt skall arbetsplatsen återställas till sitt ursprungliga skick innan arbetet påbörjades, såvida inte arbetet var avsett att förändra arbetsplatsens tillstånd (t.ex. uppförande av konstruktioner, permanenta utgrävningar, permanent landskapsplanering).

Slutar arbetstillståndet

När arbetet har slutförts och lämnats i ett säkert driftskick ska den person som ansvarar för övervakningen av arbetet (hantverkare eller förman för underleverantör) informera projektledaren. Projektledaren ska sedan inspektera arbetet och se till att:

• Arbetet slutfördes enligt specifikationerna;
• Alla lås, taggar och isoleringar har avlägsnats;
• Arbetsplatsen har återställts i ett säkert driftskick;
• Alt skräp, överskottsmaterial, verktyg och utrustning som använts för arbetet har avlägsnats från arbetsplatsen;
• Arbetsplatsen har återställts till sitt ursprungliga skick.