De bästa mjukvarulösningarna för automatisering av leverantörsreskontra

Oavsett om du vill börja din resa mot en automatisering av leverantörsreskontra, eller om du letar efter ny teknik för att förbättra dina befintliga automatiseringsinsatser, kan det vara en förvirrande marknad med ett brett utbud av lösningar, automatiseringsprogram och verktyg. Den här guiden skapades för att hjälpa dig att komma igång med att undersöka, utvärdera och välja den bästa mjukvarulösningen för automatisering av leverantörsreskontra för din organisations behov. Det är viktigt att notera att den här guiden bygger på vikten av att hålla i åtanke de funktioner i leverantörsreskontraprogrammen som bäst skulle tjäna ditt företag.

Steg 1: Definiera din omfattning

Det kan vara alldeles för enkelt att tänka på omfattningen av ditt projekt som det resultat du hoppas uppnå. Du kanske tänker: ”Jag letar efter en lösning som kan påskynda och automatisera vår leverantörsreskontraprocess och göra mitt liv i AP lite enklare”. Även om detta är ett rimligt mål och uppnåeligt med flera moderna lösningar för automatisering av AP-fakturor, måste du lägga lite mer tid och eftertanke på detta första steg eftersom det kommer att hjälpa dig att definiera framgången för ditt kommande projekt.

För att sätta in scenen får du här en snabb översikt över de viktigaste stegen i fakturabehandlingen så att du kan avgöra vilka områden du vill förbättra:

1. Fakturamottagning och datafångst
2. Arbetsflöde och godkännande av fakturor
3. Leverantörsbetalning

Fakturabehandling är inte samma sak som e-fakturering, inte heller leverantörsportaler eller komplexa upphandlingssystem. Dessa typer av lösningar kan hjälpa dig att arbeta effektivare på vissa sätt, men stöder inte kärnan i leverantörsreskontraprocessen. Om leverantörsreskontra är din högsta prioritet bör du fokusera dina ansträngningar på en lösning som kan hantera dessa tre steg:

1. Fakturamottagning: papper, pdf, xml… alla data i ett format

Hur tar du emot leverantörsfakturor idag? Papper på posten, pdf via e-post och/eller e-fakturor? En bra lösning för skanning och datainsamling gör jobbet och konsoliderar alla fakturor oavsett format till standardiserade data som kan föras in i ditt digitala AP-arbetsflöde. Denna tjänst kan läggas ut på entreprenad, köpas som en del av en lösning för automatisering av AP-fakturor eller som ett fristående system. I det senare fallet är det avgörande att det finns en solid anslutning mellan din insamlingslösning och alla andra system på plats.

1. Arbetsflöde för fakturor: påskynda bearbetningen genom att ta bort manuella uppgifter

Den faktiska bearbetningen av en faktura omfattar olika uppgifter, beroende på typ av faktura. Kostnadsfakturor, eller icke-PO-fakturor, måste kodas, distribueras och godkännas. Fakturor som hänvisar till en inköpsorder (PO) måste kopplas till en PO, data matchas på linjenivå och eventuella identifierade avvikelser distribueras för granskning och godkännande. Med en modern lösning för automatisering av AP-fakturor kan var och en av dessa uppgifter automatiseras i stor utsträckning. Om du överväger att enbart förlita dig på de befintliga arbetsflödesfunktionerna som finns i ditt ERP-/finanssystem, se till att undersöka om det är lämpligt för att leverera en effektiv lösning för beröringsfri fakturahantering. Ta hänsyn till IT-överskottet och den löpande supporten för att konfigurera och underhålla inhemska arbetsflöden i din affärsidé, ROI-analys och framgångsmätning.

1. Leverantörsbetalning: säkra och snabba betalningar för bättre leverantörsrelationer

När fakturan har behandlats och godkänts i AP-arbetsflödet bokförs den i ERP-systemet för slutbokning och betalning. Den bästa programvarulösningen för automatisering av leverantörsreskontra hjälper dig att påskynda fakturabehandlingen för att möjliggöra snabbare betalning till din leverantör. Om du väljer vägen med en extern AP-lösning kommer bearbetningen att ske utanför ditt ERP, så det är avgörande att den lösning du väljer har en sömlös och solid integration till ERP för att säkerställa att informationen flödar sömlöst och säkert mellan de två systemen.

Projektets omfattning bör baseras på din organisations behov och utmaningar. Det viktiga att komma ihåg här är att sätta upp tydligt definierade mål och att hålla sig inom projektets omfattning. En av de största fallgroparna i ett programvaruinitiativ för AP-automatisering är att lägga till underprojekt inom relaterade områden till omfattningen, till exempel dynamisk rabattering, leverantörsportaler, e-fakturering osv. Dessa kan betraktas som separata tilläggsinitiativ, men för att de ska bli framgångsrika måste du först få ordning på ditt AP-hus.

Exempel på specifika och mätbara projektmål är:

• Förkorta ledtiden för fakturahantering med X%
• Att uppnå Y% helt automatiserad – beröringsfri – hantering av PO-baserade fakturor
• Förkorta de hårda kostnader som orsakas av försenade leverantörsbetalningar med Z

Steg 2: Kartlägg den nuvarande AP-processen för att identifiera dina behov

Kreditivkontoprocessen består vanligtvis av två olika arbetsflöden, beroende på fakturatyp: Behandling av kostnadsfakturor som inte är relaterade till en inköpsorder och behandling av fakturor för direkta utgifter som kommer att matchas med en inköpsorder och en varumottagningsnota i ERP- och/eller inköpssystemet.

Nyckeln här är att titta på din nuvarande process och fokusera på var dina smärtpunkter finns så att du ser till att lösningen du väljer behandlar dessa viktiga områden, snarare än mindre problematiska avsnitt som skulle vara ”trevliga att ha”. Börja det här steget med att identifiera andelen PO- respektive icke-PO-fakturor i din organisation. Kartlägg sedan hur ni hanterar dessa arbetsflöden i dag – hur många personer är inblandade, vilka steg är manuella respektive automatiserade och vilka är de viktigaste smärtpunkterna eller flaskhalsarna i varje processflöde? Hur arkiverar ni för närvarande era fakturor efter att de har behandlats? Här är en lista över de vanligaste utmaningarna i varje arbetsflöde för att hjälpa dig att komma igång.

Utmaningar i arbetsflödet för fakturor för direkta utgifter (PO):

• Matchning av fakturarader med motsvarande data på inköpsorder och varumottagningsanteckningar när alla data inte är digitala och/eller synkroniserade i ett system.
• Hantering av avvikande fakturadata är en mycket tidskrävande uppgift som kräver utredning med leverantörer och köpare.
• Om en automatisk matchningsprocess finns på plats finns det ofta fortfarande en utmaning när data inte matchar perfekt, vilket föranleder en manuell granskning.
• Alla matchningsmotorer är inte lika, och detta kan ha en betydande inverkan på nivån av beröringsfri fakturahantering jämfört med högre än förväntade nivåer av ingrepp.

Utmaningar i arbetsflödet för fakturor för indirekta utgifter (icke-PO):

• Om det inte finns någon central inkorg för leverantörsfakturor skickas dessa till olika mottagare i olika format och riskerar att fastna i personliga inkorgar eller på skrivbord på spridda platser innan de någonsin förs in i AP-processen.
• Manuell hantering och många personer som är involverade i AP-processen ökar risken för mänskliga fel vid kodning, godkännande och betalning av en faktura.
• Gammaldags och klumpiga system fördröjer AP-processen och ökar risken för sena – eller ännu värre – uteblivna betalningar till leverantörer.
• Om det inte finns en lösning på plats är det nästan omöjligt att få insikt i en fakturas status, fakturor som är nära förfallodagen, faktiska utgifter och fakturor som måste periodiseras.

När du väl har din lista över de huvudsakliga smärtpunkter som du vill ta bort genom att implementera eller ersätta en AP-automatiseringslösning, har du en ganska god förståelse för vilka viktiga funktioner i leverantörsreskontraprogramvaran som du bör leta efter när du undersöker olika leverantörer och lösningar.

Steg 3: Identifiera systemberoenden

Enterprise Resource Planning (ERP)-systemet eller ekonomisystemet är det viktigaste beroendet när du överväger en ny AP-automatiseringslösning. Det är avgörande att din nya AP-lösning har en kraftfull, stabil och sömlös anslutning till ERP-systemet för att säkerställa en smidig synkronisering av dina masterdata – från huvudbokskonton och betalningsvillkor till inköpsorder och skattekoder.

När en fullständig synkronisering har ställts in kan faktura-, inköps- och bokföringsdata utbytas sömlöst mellan affärssystemen för att underlätta matchning av fakturadata med inköpsorder, varuinköp och kontrakt på detaljnivå på radnivå. För din AP-avdelning innebär detta noggrann och effektiv fakturahantering med högsta möjliga grad av automatisering.

De viktigaste åtgärdspunkterna i det här steget är att identifiera vilket eller vilka ERP-system som din organisation använder, samt eventuella andra system som är involverade i leverantörsbokföringen eller leverantörsbokföringen och inköpsorderbehandlingen. Ta sedan internt reda på om det finns några planer på att uppgradera eller ändra dessa system, vilket kan påverka tidslinjen för ditt automatiseringsprojekt. Med detta i åtanke bör du se till att du fullständigt granskar de leverantörer som du undersöker. Kan de tillhandahålla en stabil och stark anslutning till ditt ERP-system och integrera med dina olika system?

Steg 4: Fånga upp IT-kraven

Många företag som vill automatisera sin leverantörsreskontraprocess stöter på en utmaning när det gäller att integrera ett system med deras befintliga IT-infrastruktur, inklusive det ERP som används. Om du väljer att installera en lokal lösning – som ligger på dina egna servrar och kräver många anpassningar – blir implementeringen av ett nytt system snabbt ett komplext, tidskrävande och kostsamt IT-projekt.

Goda nyheter: det finns ett annat sätt. Idag finns det många AP-automatiseringslösningar som är tillgängliga som en standardmolntjänst. En standardiserad applikation innebär att du har tillgång till full funktionalitet som kan konfigureras efter dina affärsbehov och processer i ett smidigt och snabbt implementeringsprojekt. Affärsadministratörer, snarare än IT-resurser, ansvarar för löpande konfigurationsuppdateringar eftersom de vet hur din organisation gör affärer med leverantörer och hur dessa leverantörer fakturerar dig. En annan fördel med en molnlösning är att produktuppgraderingar görs tillgängliga automatiskt med jämna mellanrum, så det finns inget behov av att engagera IT-teamet eller ta in externa konsulter för uppgraderingsprojekt.

Som åtgärdbara kontrollpunkter för det här steget, se till att involvera IT-teamet för att säkerställa att de kan stödja projektet med de resurser som behövs. De kan också hjälpa dig att fatta beslutet mellan en lokal lösning eller en mer skalbar molnlösning. Och slutligen, se till att fråga IT-teamet om eventuella specifika krav som rör systemsäkerhet, hosting och underhåll.

Steg 5: Undersök, granska och jämför lösningar

Nu när du har en ganska god förståelse för vilken typ av lösning du behöver och vilka utmaningar du vill lösa är det dags att börja leta efter den lösning som bäst motsvarar dina identifierade behov. Det finns en anledning till att det här steget ligger i slutet av listan: om du börjar söka efter lösningar innan du har en klar bild av dina behov kan du förföras av något som ser fantastiskt ut på en tjusig webbplats eller en glansig marknadsföringsbroschyr, men som i verkligheten inte gör det jobb du behöver.

Såsom när du planerar att köpa en ny bil eller boka din nästa semesterresa, se till att du gör grundliga efterforskningar med hjälp av olika informationskanaler:

• Start med Google för att identifiera potentiella kandidatlösningar, bläddra och bokmärka deras webbplats.
• Hoppa in på LinkedIn för att delta i diskussioner i relevanta grupper, fråga gruppmedlemmarna om deras erfarenheter när de valde och implementerade en ny lösning för AP-automatisering.
• Bjud dina kollegor eller vänner i liknande positioner och/eller företag på feedback och rekommendationer om den lösning de använder.

När du väl har hittat din snäva lista med leverantörer, be dem om fallstudier och referenser, samt live-demonstrationer. Korshänvisa sedan din topplista i ett enda jämförelseblad och utvärdera hur väl varje lösning motsvarar de krav du lyfte fram i steg 1-4.

Steg #6: Bygg din affärsidé

Om du har genomfört de tidigare stegen i den här köparguiden har du redan gjort merparten av den forskning och datainsamling som behövs för att bygga en affärsidé. Nu är det dags att sammanfatta dina resultat och se till att du presenterar relevant information för rätt intressenter och beslutsfattare.

Hur du säljer till dina IT-intressenter

Dina IT-intressenter kommer att behöva veta vilken påverkan den nya lösningen kommer att ha på deras organisation, både när det gäller implementering, inklusive integration med befintlig IT-infrastruktur, och löpande underhåll. Så för att få IT:s godkännande behöver de veta:

• Vilka resurser kommer att krävas av IT-teamet under implementeringen?
• Kommer lösningen att kräva löpande stöd från IT i form av underhåll och regelbundna uppgraderingar?
• Hur kommer lösningen att stödja framtida förändringar i verksamheten eller IT-infrastrukturen?

Som vi diskuterade i steg 4 kommer du, om du väljer en molnbaserad lösning, att kunna kryssa för många av IT-teamets kryssrutor eftersom detta kommer att erbjuda dig en enkel integration, inget internt underhåll och automatiska produktuppgraderingar. Faktum är att du sannolikt kommer att hjälpa din IT-ansvarige att frigöra tid för kärnverksamhetsprojekt genom att ersätta gamla, lokala lösningar med en molntjänst.

Hur du säljer till dina finansintressenter

För dina finansintressenter kommer det mest att handla om att räkna på det och se till att du kan presentera en snabb och trovärdig avkastning på investeringen. Men finanscheferna vill också vara säkra på att detta kommer att vara ett projekt med låg risk, så det är mycket viktigt att bygga upp ett förtroende och presentera en lösning med beprövad erfarenhet. Här bör du se till att ha fallstudier eller referenssamtal med företag som redan använder lösningen till hands för att bevisa trovärdigheten hos leverantören och din affärsidé.

På samma sätt kommer en modern programvara för automatisering av leverantörsreskontra att bidra till att ge bättre insyn i utgifterna och mer exakta rapporter om kassaflöden och periodiseringar. Och de rätta funktionerna i leverantörsreskontraprogramvaran är helt säkert något som kommer att få varje ekonomichef att le.

Gör matematiken – ROI

När det gäller ROI-beräkningar finns det några datapunkter som du måste samla in:

1. Lösningskostnad: Det är avgörande att du har en fullständig och detaljerad bild så att du kan beräkna den totala ägandekostnaden. Fråga din leverantör:

• Kommer du att betala en licenskostnad eller ett månadsabonnemang? Vad baseras denna kostnad på – antal fakturor, användare eller något annat?
• Vad blir kostnaden för produktuppgraderingar under de närmaste åren?
• Vad är implementeringskostnaden och hur mycket stöd kommer att krävas av din interna IT-personal under implementeringen?
• Vilken kostnad kan du förvänta dig för löpande support och underhåll?

1. Hårda besparingar, t.ex.:

• Reduktion av antalet anställda och/eller skalning av befintlig organisation för att hantera större ansvarsområden.
• Underförda förseningsavgifter, förlorade eller dubbla betalningar och besparingar från rabatter för tidig betalning.
• Minskad kostnad för hantering av pappersfakturor (skanning, postgång, arkivering).
• Borttagande av interna resurser från underhåll av gamla system.

1. Mjuka besparingar, t.ex.:

• Tidsbesparingar i hela organisationen (dvs. budgethållare som gör kontorsarbete och AP-personal som tar hand om eskalerande leverantörsärenden).
• Friare resurser inom AP för mer värdeskapande uppgifter.
• Bättre insikter i AP-processen vilket ger ett snabbare och mer exakt stöd för finansiella prognoser, kassaflöden och periodiseringsrapportering.
• Förbättrade leverantörsrelationer.
• Bättre organisatorisk flexibilitet vid verksamhetsförändringar, t.ex. sammanslagningar, förvärv och internationella expansioner.

Behöv att din leverantör hjälper dig att samla in och jämföra alla dessa siffror och lägga allt i ett kalkylblad som du kan presentera för dina interna intressenter.