Den kompletta guiden till revisioner av leverantörsreskontra

Revisioner av leverantörsreskontra kan ofta verka skrämmande. Företagen föredrar att hitta belöningar i framtiden och inte uppehålla sig vid det förflutna. Men låt inte din rädsla hålla dig tillbaka. Revision av redovisningen kan avslöja bedrägerier, misstag och andra problem som kan äventyra ditt företag – vilket sparar dig ovärderlig tid och pengar i det långa loppet.

Om den utförs på rätt sätt bekräftar en AP-revision inte bara om du följer reglerna, utan den visar också hur du kan driva ditt företag mer effektivt. Kom ihåg att betala en extern revisor för att tillbringa dagar med att rota i ditt pappersarkiv är nu något som tillhör det förflutna Smarta programvarulösningar sparar alla dina data på ett ställe, vilket gör att du kan utföra en omfattande redovisningsrevision bara genom att trycka på en knapp.

AP-revisioner: Varför de är viktiga

Simpelt uttryckt är en AP-revision en oberoende och systematisk granskning av en organisations leverantörsreskontra. Den kontrollerar om dina transaktioner är korrekt registrerade och om dessa registreringar ger en korrekt bild av din verksamhet. En väl utarbetad revisionsrapport kommer att berätta för dig hur din verksamhet fungerar och var du kan förbättra dig.

För många amerikanska företag är revisioner av leverantörsreskontra inte frivilliga. Sedan genomförandet av Sarbanes-Oxley Act 2002 måste de flesta offentliga företag lämna in sina räkenskaper för extern revision. Revisorerna kontrollerar om företagets bokföring följer de standarder som anges i de allmänt accepterade redovisningsprinciperna (GAAP). Även om efterlevnaden skapar extra arbete för företagen är det mycket mindre sannolikt att storskaliga företagsskandaler inträffar nu än tidigare.

Många ekonomer betraktar AP-revisioner som ett nödvändigt ont. Bokföringsrevisioner kan avslöja fel, bedrägerier eller andra problem som kan ge anställda problem. I praktiken finns det ingen anledning att vara rädd om man inte faktiskt har något att dölja. Behandla revisioner som en säkerhetsinspektion av fordonet – du skulle vilja veta om dina bromsar var på väg att ge upp, eller hur?

AP Auditing 101: A Guide for Beginners

Det finns inget bestämt sätt att utföra en AP-revision. Revisorerna väljer sina metoder utifrån storleken och formen på ett visst företag och den önskade noggrannheten i revisionen. Genomförandet av GAAP-bestämmelserna varierar från stat till stat, och vissa stater tillåter offentliga företag att publicera ytterligare rapporter som inte behöver följa GAAP-standarderna.

Trots dessa skillnader kommer revisorerna i allmänhet att undersöka om registren är fullständiga, giltiga och överensstämmer med reglerna och se om saldot för leverantörsskulderna har redovisats på rätt sätt i årsbokslutet. Tillsammans bekräftar dessa om företagets bokföring faktiskt ger en korrekt bild av verksamheten.

En revision av leverantörsreskontra består vanligtvis av fyra faser: planering, fältarbete, revisionsrapport och uppföljningsgranskning.

Planering av en revision av leverantörsreskontra

Under planeringsfasen informerar revisorerna företaget om att en revision är på väg att äga rum. Nästa steg är vanligtvis ett formellt möte där utvärderingens omfattning och mål diskuteras. Utifrån detta möte upprättar revisorn en plan för själva granskningen.

Förfaranden för revision av leverantörsreskontra

Fältarbetsfasen är när revisorerna dyker in. De tillbringar flera dagar eller veckor med att gå igenom företagets register innan de sammanställer sina uppgifter i en rapport som sammanfattar deras resultat och utvärdering av dessa resultat.

Rapportering av revisionen av leverantörsreskontra

När fältarbetet är avslutat läggs resultaten in i den slutliga revisionsrapporten.

Följande granskning av revisionen av leverantörsreskontra

Bara för att rapporten är klar betyder inte att jobbet är över. Det sista steget är att revisorn gör en uppföljningsgranskning efter ett år för att kontrollera om de önskade resultaten har uppnåtts.

Hur du gör din revision till en barnlek

Även om vi har kommit långt in i den digitala tidsåldern görs många redovisningsrevisioner fortfarande för hand. Om du inte klarar av att se en revisor leta efter en fakturanål i en pappershöstack är du inte ensam. Tack och lov finns det nu ett effektivare sätt att utföra revisioner. Elektronisk fakturering och elektroniska betalningar gör det till en barnlek.

Omställning till en programvara för AP-automatisering garanterar snabbare, billigare och enklare revisioner eftersom dina register blir lättare att hitta. Genom att ge revisorerna skrivskyddad åtkomst till dina register kan deras arbete utföras på så lite som två eller tre timmar, i motsats till de dagar eller veckor som de skulle tillbringa på ditt kontor genom att granska bokföringen på traditionellt sätt.

Är du fortfarande tveksam till att släppa dina pappersregister? Tänk på att enbart papper ger en illusion av kontroll. Dokumentationen kan förläggas, makuleras av misstag eller helt enkelt gå förlorad. Papper är faktiskt motsatsen till effektivitet: Det gör faktura- och betalningsprocessen mindre synlig och därmed svårare att spåra.

Hur man upptäcker bedrägerier vid en revision av leverantörsreskontra

Om du fortfarande inte är övertygad om att en automatiserad leverantörsreskontralösning är rätt för dig, kan du fundera på ett av huvudsyftena med revisioner: att upptäcka bedrägerier. AP-avdelningar är särskilt sårbara för bedrägerier eftersom de behandlar en stor mängd transaktioner. Association of Certified Fraud Examiners uppskattar att en genomsnittlig organisation förlorar 5 % av sina årliga intäkter på grund av bedrägerier.

Den mest vardagliga formen av bedrägeri är att manipulera fakturor. Om en faktura har behandlats med korrigeringsvätska eller om viktig information saknas bör larmklockorna ringa. Detsamma gäller för dubbla eller fotokopierade fakturor. Att införa en automatiserad lösning för elektronisk fakturering är det enklaste sättet att göra dessa typer av bedrägerier till något som hör till det förflutna.

Andra typer av bedrägerier kan vara svårare att upptäcka. Bedragare vet att revisorer inte har tid att kontrollera varje enskild faktura, vilket ger möjligheter till framgångsrik manipulation av information. Det är här som automatiseringen återigen kan ge ytterligare säkerhet. Automatiserade förfaranden skapar en omedelbar verifieringskedja och gör det lättare att söka efter vanliga indikatorer på bedrägeri, t.ex. fakturor som ligger strax under de godkända beloppen, fakturor med avrundade belopp och leverantörer med postboxadresser. Inget system är helt bedrägerisäkert, men digitala lösningar gör det enklare att upptäcka och förebygga bedrägerier.

Med en stark AP-avdelning på plats finns det ingen anledning att vara rädd för revisionsprocedurerna för redovisning längre. Att gå över till det digitala gör revisionen snabbare, enklare och billigare. Viktigast av allt är att det kommer att bli lätt att hålla sig på topp och ge dig mer tid att följa progressiva strategier – som att planera företagets ekonomiska framtid.