Skema C som åtföljer Form 5500 för planåret 2009 för stora planer kommer att skilja sig markant från det schema C som tidigare krävdes. Den 16 november 2007 offentliggjorde Department of Labor (”DOL”) en ny Schedule C som gäller för planåret 2009 och som kräver betydligt mer information om avgifter och ersättningar från tjänsteleverantörer. Den 14 juli 2008 offentliggjorde DOL ytterligare vägledning om kraven i Schedule C i form av 40 vanliga frågor (”FAQ”).
Och även om den nya Schedule C för 2009 års planår i allmänhet inte ska lämnas in förrän 2010, bör plansponsorer och tjänsteleverantörer bekanta sig med de nya rapporteringskraven för att vara väl förberedda på att uppfylla kraven vid det föreskrivna datumet.
Den nya Schedule C
Den nya Schedule C:s krav på information syftar till att öka öppenheten när det gäller de avgifter och kostnader som betalas av pensionsplaner för anställda, och till att se till att planansvariga får den information som de behöver för att kunna bedöma rimligheten i de ersättningar som betalas för tjänster som utförs åt planen.
Skema C måste bifogas det formulär 5500 som lämnas in för en stor pensions- eller välfärdsförmånsplan, eller en enhet med direkt inlämning (t.ex. gemensam och kollektiv trust), för att rapportera personer som utfört tjänster till planen och som direkt eller indirekt mottagit 5 000 US-dollar eller mer i rapporteringspliktig ersättning i samband med tjänsterna som tillhandahållits till planen, eller i samband med deras ställning i planen. Direkt ersättning omfattar betalningar som görs direkt av planen för tjänster som utförts till planen eller på grund av en persons ställning i planen. Exempel på direkt ersättning är direkta utbetalningar från planen från ett konto i planen, debiteringar till konton för förverkande av planen och direkta debiteringar till individuella konton för deltagare i planen. Betalningar som görs av en planansvarig och som inte ersätts av planen omfattas inte av rapporteringskraven i schema C. Ersättning som en tjänsteleverantör erhåller i samband med tjänster som tillhandahålls planen eller i samband med sin ställning i planen och som inte erhålls direkt från planen eller planens sponsor ska rapporteras som indirekt ersättning. Exempel på indirekt ersättning som ska rapporteras är avgifter för underleverantörer, avgifter för aktieägarservice, avgifter för kontoförvaltning, 12b-1-distributionsavgifter, förmedlingsavgifter, intäkter från flytande tillgångar, mäklarprovisioner och mjuka dollar. Vilken informationsnivå som krävs för en viss tjänsteleverantör beror på om tjänsteleverantören endast fick ”godtagbar indirekt ersättning” eller fick annan ersättning än ”godtagbar indirekt ersättning”.
Godtagbar indirekt ersättning
Godtagbar indirekt ersättning omfattar avgifter eller kostnadsersättningar som debiteras investeringsfonder och som återspeglas i investeringens värde eller i avkastningen på investeringen (t.ex. hittelöneavgifter, mjuka dollarintäkter, flytande intäkter och/eller mäklarprovisioner). För att sådan indirekt ersättning ska vara godtagbar indirekt ersättning måste planens sponsor ha fått skriftlig information om följande information:
- Den indirekta ersättningens existens
- De tjänster som tillhandahållits för den indirekta ersättningen eller syftet med betalningen av den indirekta ersättningen
- Det belopp (eller den uppskattade summan) som ersättningen uppgår till eller en beskrivning av den formel som används för att beräkna eller fastställa ersättningen
- Den eller de parters identitet som betalar ut och tar emot ersättningen
Om en tjänsteleverantör endast har mottagit berättigad indirekt ersättning, måste planens sponsor endast identifiera den person som tillhandahöll den nödvändiga informationen om den indirekta ersättningen.
Indirekt ersättning och direkt ersättning
För de personer som fått direkt ersättning eller indirekt ersättning som inte kvalificerar sig som berättigad indirekt ersättning måste mer detaljerad information lämnas. Sådana tjänsteleverantörer måste offentliggöra tjänsteleverantörens namn, adress och EIN, den tjänstekod som beskriver de tjänster som tillhandahållits planen, tjänsteleverantörens relation till planen, beloppet för direkt ersättning som betalats av planen och beloppet för indirekt ersättning som mottagits (eller alternativt den formel som använts för att fastställa beloppet för indirekt ersättning).
FAQs Ytterligare vägledning
DOL har mottagit ett stort antal frågor om de nya rapporteringskraven för Schedule C, och FAQs har publicerats för att besvara många av dessa frågor. Ämnen som behandlas i de vanliga frågorna är bland annat följande:
- Krav på begränsad rapportering av berättigad indirekt ersättning
- Rapportering av ersättning som tillhandahålls genom ett paketarrangemang eller ett ”allians”-arrangemang
- Rapportering av flytande inkomster
- Rapporteringskrav för en tjänsteleverantör som. fick både berättigad indirekt ersättning och indirekt ersättning som inte utgör berättigad indirekt ersättning
- Användning av en formel eller en uppskattning för att rapportera indirekt ersättning
- Metoder för att uppfylla upplysningskravet för berättigad indirekt ersättning (t.ex.g., elektroniskt utlämnande)
- rapportering av icke-monetär ersättning (t.ex, gåvor, underhållning) som tas emot av tjänsteleverantörer
Tjänsteleverantörens underlåtenhet eller vägran att tillhandahålla information
I del II av schema C krävs att en plansponsor ska avslöja identifierande information för varje tjänsteleverantör som underlåtit eller vägrat att tillhandahålla den information som krävs för att fylla i schemat C. Med hänsyn till de svårigheter som många tjänsteleverantörer möter för att förse sina kunder inom förmånsförsäkringar för anställda med den information som krävs för att uppfylla de nya rapporteringskraven i schemat C, ger DOL en viss övergångslättnad. För planåret 2009 behöver planadministratörer inte ange en tjänsteleverantör i del II om planadministratören får ett uttalande från tjänsteleverantören om att tjänsteleverantören i god tro har försökt göra nödvändiga ändringar i registerhållning och informationssystem i god tid, men att tjänsteleverantören trots dessa ansträngningar inte har kunnat slutföra ändringarna i tid för att tillhandahålla informationen för planåret 2009.
Den fullständiga texten till de vanliga frågorna och svaren finns här.
Vänligen kontakta oss för mer information om hur du uppfyller dessa nya krav.