Hur kan jag använda den här guiden?
Det här är en kortfattad guide till Enterprise Reporting. Den är avsedd att hjälpa personer som snabbt måste sätta sig in i begrepp inom företagsrapportering. Målgrupper är bland annat projektledare, affärsanalytiker och systemarkitekter. Oavsett om du hanterar affärs- och funktionskrav, utvärderar verktyg eller driver en formell leverantörsvalsprocess finns det tre sätt att använda den här guiden:
- Ordlista – Grundläggande definitioner för de viktigaste idéerna inom rapportering, med länkar till vidare läsning.
- Checklista – Element i rapportens utformning och affärs- och funktionskrav som du måste ta hänsyn till.
- Handledning – Att förutse och ta itu med de svåra organisatoriska frågorna när det gäller att leverera företagsrapportering.
Den här texten är inriktad på effektiv leverans av information till chefer. Den här handledningen kommer inte att hjälpa dig med specifikt innehåll, dvs. vad din organisation bör rapportera om (ekonomi, verksamhet osv.). Den granskar inte heller rapporterings- och BI-leverantörer och konsultföretag.
Jag definierar företagsrapportering (eller ledningsrapportering) som det regelbundna tillhandahållandet av information till beslutsfattare inom en organisation för att stödja dem i deras arbete. Rapporterna kan ha formen av grafer, text och tabeller och sprids vanligtvis via ett intranät i form av regelbundet uppdaterade webbsidor (eller ”företagsportal”). Alternativt kan de skickas via e-post direkt till användarna eller helt enkelt skrivas ut och delas ut på gammalt hederligt sätt.
- Metrikhantering – I många organisationer hanteras affärsresultatet med hjälp av resultatinriktade mätvärden. För externa grupper är detta servicenivåavtal (SLA). För den interna ledningen är de nyckelindikatorer (Key Performance Indicators, KPI). Vanligtvis finns det överenskomna mål som ska följas upp under en viss tidsperiod. De kan användas som en del av andra ledningsstrategier som Six Sigma eller Total Quality Management (TQM).
- Instrumentpaneler – En populär idé är att presentera en rad olika indikatorer på en och samma sida, som en instrumentpanel i en bil. Vanligtvis säljer leverantörerna ”konserverade rapporter” (fördefinierade rapporter med statiska element och fast struktur). Denna metod bör dock göra det möjligt för användarna att anpassa sin instrumentpanel och sätta upp mål för olika mätvärden. Det är vanligt att man definierar trafikljus för prestanda (rött, orange, grönt) för att fästa ledningens uppmärksamhet på särskilda områden.
- Balanserade styrkort – En metod som utvecklades av Kaplan och Norton och som syftar till att presentera en integrerad bild av framgången i en organisation. Förutom finansiella resultat omfattar de även kund-, affärsprocess-, lärande- och tillväxtperspektiv. (Du bör läsa om detta om du är osäker på vilka typer av saker du ska rapportera om.)
Out of Scope
- Ad hoc-analyser – Genomförs vanligtvis en gång för att ta itu med ett specifikt initiativ, och tas sedan aldrig upp på nytt. Ofta handlar det om att bygga upp en modell i ett kalkylblad för att möjliggöra utforskning av ”vad händer om”-scenarier. Alternativt kan de ta formen av en skriftlig briefing eller en engångsrapport för ledningen.
- Interaktiv sökning – Detta är ett exempel på OLAP och avser specifik teknik som gör det möjligt för en analytiker (eller en kunnig chef) att direkt manipulera presentationen av data. Analytikern kan välja dimensioner (t.ex. tid, plats, avdelning, anställd osv.) och ”drill-down” (expandera) och ”roll-up” (kollapsa) data.
- Data Mining (och avancerad statistik) – Här används tekniker som neurala nätverk och maskininlärning för att upptäcka nya, intressanta och användbara mönster i data. Detta lämpar sig bäst för analyser som klassificering, segmentering, klusterindelning och förutsägelser.