När det gäller Kaliforniens lagar om slutlön är det detaljerna som är svåra. Om en anställd till exempel säger upp sig med två veckors uppsägningstid har du normalt sett fram till den anställdes sista dag att betala ut den sista lönen – men vad händer om du vill be den anställde att inte arbeta under uppsägningstiden? När ska den sista lönechecken betalas?
Hur ska en arbetsgivare hantera en situation där en uppsagd anställd har tagit ut PTO- eller semestertid i förväg (innan den har tjänats in) och redan fått betalt för den trots att den ännu inte har tjänats in? Kan den återbetalas från den sista lönen?
Detta var den typ av frågor som Michelle Flores besvarade under ett nyligen hållet CER-webinar. Läs vidare för att få svaren och mer.
California final pay laws: Hur lång tid får man på sig för att ge den sista lönen
Q. Hur lång tid har du på dig att betala den anställde när han eller hon har sagts upp?
A.I Kalifornien måste en anställd som sägs upp betalas omedelbart – dagen för uppsägningen.
Q. Har lagen ändrats på så sätt att arbetsgivare tidigare hade 72 timmar på sig att betala ut sista lönen, men nu är det omedelbart? Eller är det fortfarande 72 timmar, men det rekommenderas bara att betala omedelbart?
A.Labor Code section 201 anger att om du säger upp en anställd måste du betala honom eller henne omedelbart efter uppsägningen. Det finns ett förbehåll för säsongsanställda inom konserveringsindustrin – arbetsgivare som säger upp säsongsanställda inom konserveringsindustrin har 72 timmar på sig, men detta är ett mycket strikt undantag. Om en anställd säger upp sig har arbetsgivaren däremot 72 timmar på sig att betala ut slutlönen. Men om den sägs upp är den vanligtvis omedelbart förfallen.
Kaliforniska lagar om slutlön: Vad händer om en anställd är skyldig pengar?
Q. När det gäller lån, kan du ta upp slutlön och PTO som ”lånats” (ledighet som tagits ut utöver det ackumulerade eller intjänade saldot)? Får vi ta ut lönen tillbaka?
A.I den här situationen motsvarar det att förskottera dem lön. Ofta kan det i handboken stå att löneförskott kan dras från en sista lönecheck, men jag varnar arbetsgivare för att göra det. Min rekommendation är att hålla dessa förskott på ett minimum och att använda dem till din fördel om någon slutar. Under vissa omständigheter kan en förklaring om att du inte drar av det (och därmed behandlar det som en gåva till den anställde utan förväntningar på återbetalning) ha större fördelar för arbetsgivaren än att försöka få tillbaka pengarna, och definitivt mindre risker.
Q. Skulle du rekommendera att vi, när det gäller förlåtelse av förskotterad semester/TO-tid/lön, ber om en befrielse från fordringar i utbyte?
A.Det beror på. I den situationen skulle det bero på hur väl ni har dokumenterat förskotten, hur mycket pengar det handlar om och dokumentationen i förhållande till avståendet. Problemet är om du har tagit vederbörlig hänsyn till denna befrielse – vilket verkligen beror på de aktuella omständigheterna. Det skulle kunna vara möjligt, men det måste vara betydande belopp, betydande tid och fullständigt dokumenterat. Det skulle också behöva ett separat godkännande (de borde ha skrivit under någonstans att de erkände att de skulle vara skyldiga detta om de sade upp sig innan de betalade tillbaka underskottet).
Kaliforniska lagar om slutlön: Hur man hanterar varierande meddelanden om anställdas avgång
Q. Om en anställd i Kalifornien lämnar en uppsägningstid på två veckor, men du inte vill att den anställde ska arbeta under uppsägningstiden och bestämmer dig för att säga upp honom eller henne i förtid i stället, måste du då ha hans eller hennes sista check samma dag som du säger upp honom eller henne – även om du betalar honom eller henne under uppsägningstiden?
A.Den säkraste vägen är att betala dem den dag du bestämmer dig för att be dem att inte arbeta och betala ut resten av uppsägningstiden. Jag skulle betala dem den dag du säger upp dem, eftersom deras anställning upphör den dagen. Och även om de gav dig ett meddelande om att de hade för avsikt att säga upp sig en annan dag, om du säger nej, säger du i själva verket upp dem före deras förväntade slutdatum. Eftersom deras anställning upphör den dagen ska du betala dem den dagen – oavsett om du betalar dem under uppsägningstiden eller inte.
I själva verket skulle jag rekommendera att du betalar under uppsägningstiden eftersom om du inte gör det kan det inte bara ge upphov till arbetslöshetsanspråk, utan dessa anspråk kan också sträcka sig längre än till uppsägningsdatumet. Varför riskera det – betala den den dag du säger ”tack men nej tack” och betala den genom deras uppsägningstid. Och dokumentera allt tydligt.
Q. Om en anställd har en lång uppsägningstid, t.ex. en månad, men du avskedar honom samma dag som han eller hon säger att han eller hon planerar att sluta (eftersom du vet att han eller hon inte längre kommer att vara produktiv), ska du då betala under hela uppsägningstiden, under en vanlig tvåveckorsperiod, eller ska du bara avskeda honom eller henne utan uppsägningstid?
A.Detta måste bedömas från fall till fall. Utan ytterligare detaljer kan det vara svårt att motivera en omedelbar uppsägning. Utan att personen i fråga uppvisar bristande produktivitet (dvs. om det i själva verket bara är ett intryck av att de inte kommer att ge allt och du bara försöker få bort dem från miljön) rekommenderar jag att du tackar dem för uppsägningen och betalar genom hela uppsägningstiden. Även om detta är en stor utbetalning kan det utan detta finnas ett krav på den lönen. De hävdar till exempel att de trodde att uppsägningstiden var nödvändig. Dessutom skulle de kunna ansöka om arbetslöshet och du skulle förmodligen behöva betala det – och arbetslösheten skulle kunna sträcka sig längre än så.
Det är dessutom så att du sänder budskapet till andra anställda att det kommer att behandlas negativt att säga upp sig, vilket sporrar dem att inte längre göra det. Att undvika enbart denna sista punkt kan vara värt kostnaden. Utan att veta mer detaljer skulle jag betala den.
Ovanstående information är ett utdrag från webbseminariet ”Final Pay Obligations in California: Tips for Minimizing Your Legal Risks When Employees Leave”. För att anmäla dig till ett framtida webbseminarium, besök CER webinars.
Michelle Lee Flores är partner på Fisher & Phillips LLP:s kontor i Los Angeles. Hon fokuserar sin verksamhet på alla aspekter av arbetsrättsliga tvister, inklusive jury- och bänkrättegångar, skiljeförfaranden, medling och förhandlingar före rättegång, trakasserier och diskriminering på grund av kön, ras, religion, ålder och funktionshinder, överträdelser av löne- och arbetstidsreglerna, inklusive grupptalan, och felaktig uppsägning.