Alla beslut om en elevs 504-behörighet, placering och tillhandahållande av nödvändiga anpassningar och/eller relaterade hjälpmedel eller tjänster kommer att fattas av 504-teamet och måste baseras på information från en mängd olika källor, där information från alla källor noggrant beaktas och dokumenteras.
Ledamöter i 504-gruppen kan vara byggnadens 504-samordnare eller en godkänd utsedd person, en skolsköterska när det är lämpligt och annan lämplig skolpersonal som har kunskap om eleven och/eller utvärderingsinformationen. Eleven och dennes förälder/vårdnadshavare bjuds vanligtvis in att delta i 504-gruppens möte och har möjlighet att granska alla relevanta utbildningsdokument. Skolan och föräldern/vårdnadshavaren kan bjuda in andra personer med kunskap om barnet och/eller processen till 504-mötet.
Ett skriftligt meddelande kommer att ges till föräldern/vårdnadshavaren före mötet, med information om tid, plats och syfte för mötet.
Byggnadens 504-samordnare eller godkänd utsedd person kommer att leda mötet. Mötesprotokoll kan föras och i så fall kommer en kopia av protokollet att göras tillgänglig för föräldern/vårdnadshavaren och placeras i elevens utbildningsdokumentationsmapp inom rimlig tid efter mötet.
Teambeslut ska fattas i samförstånd. Det är inte lämpligt att fatta beslut om stödberättigande eller programplanering baserat på en majoritets ”röst”. I avsaknad av konsensus kommer 504-samordnaren eller en godkänd utsedd person vid mötet att fatta det slutgiltiga beslutet om ett barns behörighet och, om det behövs, de anpassningar och relaterade hjälpmedel och/eller tjänster som barnet behöver för att få tillgång till skolans program.
Skoldistriktet kommer att informera föräldrarna/vårdnadshavarna om distriktets beslut. Föräldern/vårdnadshavaren har rätt att söka en lösning på eventuella meningsskiljaktigheter genom det lokala klagomålsförfarandet eller genom att inleda ett opartiskt förhör.