Har dina anslagstavlor drunknat i ett hav av information?
I dagens värld med ständig kommunikation och våg av informationsflöden är det korrekt sagt att ”För mycket information dödar information”. Och det är precis samma sak när vi får så många varningar. En del av oss ställer också in särskilda regler för att visa eller dölja notiserna, men det skapar ändå ett virrvarr av information?
Har du redan börjat föreställa dig de traditionella anslagstavlorna på kontoret? Ett scenario där du går in på kontoret och det finns en stor anslagstavla medan du går vidare till din arbetsstation. Det finns en anslagstavla full av sönderrivna papper, föråldrad information, okategoriserat innehåll som hängs upp på samma ställe.
Du stannar ibland upp ett par sekunder för att ta del av företagets uppdateringar, kommande evenemang eller något som kan vara av intresse för dig. Ibland stannar du lite längre när du ser några intressanta avsnitt med namn, foton och informella uppgifter om dina kollegor. Sedan går du vidare till ditt arbete.
Ja, det kan vara ganska förvirrande att förstå den relevanta informationen och med största sannolikhet ignoreras den av de flesta anställda. Eftersom informationen är satt på en annan plats och arbetsplatsen är någon annanstans. De uppdateringar som läggs ut på anslagstavlan är fortfarande bortkopplade från arbetet.
Problemet är inte att det är en kort anslagstavla. Kärnproblemet är att den inte är väl kopplad till din dagliga verksamhet och inte stöder samarbete på arbetsplatsen.
Kontrollera ditt samarbetsresultat
Så, vad är ett bättre sätt att förmedla viktig information på arbetsplatsen?
”Dynamisk digital anslagstavla” är svaret. Borta är de dagar då företagen brukade sätta upp anslagstavlor eller affischer i gemensamma utrymmen, lobbyn och väntrummen. Det är uppenbart att tekniska framsteg och kommunikationsverktyg har blivit en ostoppbar trend. Många tänker inte så mycket på att ha en företags anslagstavla när de tänker på intranät på sin arbetsplats. Kolla in de viktiga övervägandena för att utforma ett intranät.
Intern kommunikation på arbetsplatsen är viktigare än någonsin tidigare utifrån COVID-19-situationen. Strategierna, kommunikationssätten, arbetskulturen och hela företagsvärlden förändras alltför snabbt och blev mycket osäker. Kanske spelar den interna kommunikationen den viktigaste rollen för att hålla alla anställda informerade.
Varför använda digitala anslagstavlor?
De anställda föredrar övervägande dynamiskt innehåll som är lättillgängligt på deras digitala skärmar. Med anslagstavlor kan du kommunicera varningar, nödmeddelanden, tillkännagivanden och många andra delar av din interna kommunikationsstrategi på ett effektivt sätt på arbetsplatsen. De digitala anslagstavlorna är ett av de mest effektiva kommunikationsverktygen på arbetsplatsen för att ge viktig information till de anställda och få deras uppmärksamhet. De kreativa, färgglada och rörliga varningarna och informationen har mycket bättre möjligheter att absorberas av målgruppen – oavsett om det är anställda eller kunder.
Med Office 365 (numera omdöpt till Microsoft 365) får du ett enkelt verktyg för att skicka nyheter, meddelanden och information till en bestämd målgrupp i stället för till enskilda anställda. De olika stilarna av nyhetsbrev är färdiga att använda på några sekunder och välformaterade för alla enheter. Nu behöver du inte skriva komplicerade e-postmeddelanden eller tillkännagivanden varje gång du har viktig information som ska delas med de anställda. Med så många funktioner och facetter har anslagstavlorna allt du behöver för att öka din interna kommunikation.
Toppfördelar med anslagstavlor
- Förbättrat samarbete – Varje anslagstavla på intranätet är en unik samling av information och idéer. De anställda kan upptäcka nytt innehåll och bidra med information också. Samarbetet blir mycket enklare eftersom du kan dela informationen med ditt team eller helt enkelt skicka snabba länkar direkt från tavlan. Det håller informationen fräsch eftersom teamet uppdaterar dokumenten med tiden.
- Gemenskapskänsla – De digitala anslagstavlorna symboliserar en känsla av social sammanhållning på arbetsplatsen genom att tillhandahålla en gemensam ram för de anställda. De kan lära sig mer om sina gemensamma mål, åsikter och sätt att möta utmaningar tillsammans, och i slutändan få ett utmärkt sätt att dyka in i samtalen. Det bidrar också till att förmedla en känsla av att de personer som bidrar till styrelsen är en del av en större gemenskap.
- Ökad produktivitet – Anslagstavlor kan vara ett utmärkt sätt att spara tid och öka produktiviteten. Det här verktyget kan bespara de anställda besväret med att sortera överflödig e-post och tonvis med information. Istället kan meddelanden, memos och uppdrag läggas upp separat på anslagstavlan. Dessutom kan tydlig och konsekvent information drastiskt öka prestationen, produktiviteten, medarbetarnas och kundernas tillfredsställelse.
- Medarbetarinflytande – Anslagstavlor kan fungera som en stor inspirationskälla för att motivera och stärka medarbetarna. Till exempel kan uppskattningar av anställda, berättelser om framgångsrika projekt som avslutats uppmuntra anställda och få dem att känna sig uppskattade. De kan också användas som ett användbart verktyg för inlärning.
- Bättre informationsupptagning – Många organisationer förlitar sig på de kommunikationsmetoder som det är mest troligt att man missar eller ignorerar. Men digitala anslagstavlor erbjuder visuell informationshantering för att hålla de anställda uppdaterade om företagets uppdateringar, information, kollegiala aktiviteter och möjligheter på jobbet. Det visuella hjälper människor att snabbt ta till sig informationen eftersom det är mer sannolikt att publiken kommer ihåg informationen när den levereras i engagerande format som grafik, videor osv. Med anslagstavlor i ett intranät är det lättare för cheferna att snabbt uppdatera och kontrollera innehållet. De kan enkelt skicka aktuellt innehåll, nöduppdateringar eller ny information med några få klick.
Kom igång med Bulletin Board för att stärka din interna kommunikation
Resan med bulletin board börjar med ett modernt intranät på Office 365 som hjälper dig att hålla dig organiserad och produktiv. Framöver tjänar Bulletin Board-funktionen också som en grund för scenarier för innehållsupptäckt, kuratering, samarbete och kunskapshantering på arbetsplatsen.
Arbetsplatsen och verktygen måste utformas för att vara samarbetsvänliga och underlätta arbetet för alla. Om du vill dra nytta av de affärsmässiga fördelarna med anslagstavlor är den bästa tiden NU.
När du planerar att förbättra den interna kommunikationen i organisationen bör du börja identifiera några viktiga faktorer som t.ex:
- Vilken information behöver ditt team?
- Var spenderar ditt team den mesta tiden?
- Hur ofta behöver du dela information med teamet?
Behövs mer hjälp med din interna kommunikationsstrategi eller konsultation om digitala anslagstavlor? Vi på BizPortals 365 vill gärna höra från dig. Vi går igenom dina mål och föreslår lösningar för att förverkliga dina kommunikationsplaner. Boka en kostnadsfri demo nu.