Hur du bekräftar ett e-postmeddelande professionellt

Det är sant att om du bekräftar e-postmeddelanden på rätt sätt kommer du att lyckas bättre med att göra affärer på 2000-talet. Ett oräkneligt antal e-postmeddelanden i affärsvärlden skickas för att ta emot information, ställa ett krav, framföra ett klagomål eller genomföra en plan. För att bekräfta dessa typer av e-postmeddelanden på ett professionellt sätt måste du bekräfta dem utifrån avsändarens krav.

Det finns särskilda sätt att bekräfta de e-postmeddelanden som du tar emot på ett professionellt sätt. Observera dessa tio tips för att bekräfta att du tar emot ett e-postmeddelande som företagare eller privatperson.

1 – Uppskatta avsändaren

Att uppskatta är en associerad del av erkännandet. Som mottagare kan du vinna din avsändare genom att helt enkelt skicka ett ”tack”-svar för att bekräfta att du tagit emot e-postmeddelandet. Din kund har till exempel skickat ett klagomålsmail. Det första steget för att vinna en sådan kund är inte en reaktion utan uppskattning. Du kan skicka ett e-postmeddelande så här:

Exempel I – Bekräfta ett e-postmeddelande professionellt

”Tack, vi tog emot ditt e-postmeddelande.”

E-postmeddelanden som uppskattar en avsändare kommer definitivt att skapa ett intryck av att mottagaren inte är någon snobb.

2 – Var rak

Var rak när du vill bekräfta ett e-postmeddelande professionellt. Gör dina uttalanden tydliga och var specifik. Bekräfta att du har tagit emot e-postmeddelandet som privatperson eller som representant för ett företag.

3 – Arbeta med fokuspunkten

Fokuspunkten i e-postmeddelandet som du har tagit emot bör bearbetas på ett adekvat sätt för att visa att du faktiskt bekräftar att du har tagit emot e-postmeddelandet. Du kan återskapa fokuspunkterna för att passa den ytterligare information som du vill bifoga som svar till din avsändare.

4 – Skicka ett tidsbundet meddelande

Ett företag kan avslöja sin nivå av effektivitet och ändamålsenlighet genom sitt svar på kundernas e-postmeddelanden.

I ett fall där en kund skickar ett e-postmeddelande med klagomål kan du bekräfta e-postmeddelandet genom att skicka en tidsgräns för när de frågor som tagits upp kommer att behandlas. Du hittar ett exempel senare i det här inlägget.

Om du får ett e-postmeddelande som du inte snabbt kan ta hand om, bekräfta e-postmeddelandet och tala om för avsändaren när frågan kommer att behandlas.

5 – Artig presentation

Sägnerna ”det finns två sidor av ett mynt” bekräftar det faktum att villkor för saker och ting kan vara antingen positiva eller negativa.

Ditt svar på ett e-postmeddelande bör baseras på den information som e-postmeddelandet presenterar. Informationen kan vara antingen positiv eller negativ. Att bekräfta mottagandet av ett e-postmeddelande bör inte återspegla känslor av ilska och frustration. Presentera din bekräftelse på e-postmeddelandet artigt för att visa att du respekterar avsändarens åsikter.

6 – Ge nödvändiga förslag

Det finns tillfällen då en mottagare bekräftar ett e-postmeddelande eftersom frågorna inte är sådana att de kan lösas genom ett e-postmeddelande. I sådana fall ska du ge nödvändiga förslag på hur du kan lösa de frågor som avsändaren tar upp. Det kan krävas att avsändaren kommer till företaget eller träffar någon. Sådana förslag bör anges tydligt.

Exempel II – Bekräfta ett e-postmeddelande professionellt

Kära John,

Vi beklagar att du har haft problem med den penningöverföring vi skickar till ditt bankkonto. Det kan hända att du måste besöka din bank för att lösa problemet. Be din kontoansvarige att skriva till oss via vår kundsupportmejl, och han eller hon bör ange ditt affiliate-id så att vi kan verifiera din identitet.

Om detta inte löser problemet ber vi dig meddela oss så att vi kan vidta ytterligare åtgärder. Tack.

Hälsningar,

7 – Svara på frågorna

Det finns e-postmeddelanden som är fulla av frågor. Du kan bekräfta att du fått sådana e-postmeddelanden genom att ge svar på dessa frågor utan att undanta några. Om du inte kan besvara frågorna snabbt, ge bara en tidsgräns för när svaren kommer att skickas.

Ibland finns det frågor som kräver brådskande svar. För frågor av detta slag bör svaren ges utan dröjsmål.

8 – Involvera avsändaren

Det finns vissa e-postmeddelanden som kräver att du involverar avsändaren. Detta beror på att avsändaren har bidragit till dig på ett positivt sätt och du vill bekräfta mottagandet av deras positiva bidrag. Att involvera dem genom att ge dem möjligheter att ställa frågor i efterföljande e-postmeddelanden eller göra vissa önskemål är ett sätt att involvera avsändaren.

Du kan också involvera avsändaren genom att informera dem om att de kan skicka sina kommentarer om de aktiviteter som de har bidragit till genom det e-postmeddelande som du har tagit emot.

Exempel III – Bekräfta ett e-postmeddelande på ett professionellt sätt

Hej James,

Tack för ett snabbt svar. Det gläder mig att du fann webbapplikationen mycket användbar. Du kommer definitivt att upptäcka fler funktioner under de kommande dagarna.

Känn dig fri att kontakta mig när som helst om du vill ha en funktionsförfrågan, ett förslag eller ett klagomål. Jag hjälper gärna till på något sätt.

Med vänliga hälsningar,

9 – Lyft fram avsändarens unika egenskaper

Du kan få ett e-postmeddelande som visar avsändarens förmågor, t.ex. ett e-postmeddelande som handlar om en jobbansökan med avsändarens cv bifogat. Din bekräftelse på ett sådant e-postmeddelande bör ange avsändarens yrkesmässiga prestationer för att påpeka att avsändarens CV har kontrollerats och att företaget respekterar avsändarens prestationer.

Exempel III – Bekräfta ett e-postmeddelande professionellt

Kära Ruth,

Vi är glada över att du är intresserad av att arbeta med vårt företag. Det gläder oss att du har avslutat din MBA i så ung ålder.

Ditt CV har vidarebefordrats till vår personalavdelning. Du kan kontakta oss om du inte får något meddelande från dem inom de kommande fem arbetsdagarna.

Vi önskar dig lycka till med din ansökan.

Hälsningar,

10 – Detaljerad information

Detaljerad information måste anges i bekräftelseinformationen för att undvika förvirring. Du bör bekräfta avsändarens e-post genom att ge viss detaljerad information, t.ex. datum då de nödvändiga förfarandena kommer att utföras.

En bekräftelse för en anställningsintervju bör t.ex. ge detaljerad information om datum för intervjun, tid och plats.

När ett företag har skickat e-postmeddelanden till sina kunder för att be om kundernas grad av tillfredsställelse med deras varor och tjänster kan en kund skicka ett bekräftelsemeddelande för att uppskatta företagets tjänster. Kunden bör ge adekvat information såsom specifika produkter som gör att företagets tjänster förtjänar uppskattningsmejlet.

Slutsats

Slutsatsen är att komma ihåg att vikten av att professionellt bekräfta mejl inte kan överbetonas. Genom att göra detta hela tiden kan du sticka ut från mängden av konkurrenter och få dina kunder att komma tillbaka.