Hur du skapar ett projektförfrågningsformulär (och varför ditt företag behöver ett)

Oavsett om du har avslutat ett projekt hundra gånger tidigare eller om du står inför en ny utmaning, kan du genom att ha ett formellt projektförfrågningsformulär förhindra att hela verksamheten blir en lek med trasiga telefoner och bortkastade resurser.

Oavsett hur bra disciplin ditt team har, om allt de har att gå på när du begär ett projekt är ett vagt meddelande och deras minne av kraven, kommer du förr eller senare att få ett problem. Antingen kommer ett projekt att startas som inte är värt din tid eller så kommer dina instruktioner att gå förlorade när de trillar ner till dem som agerar.

’Under en manöver gav en brigadgeneral som befälhavare för en viss brigad stationerad i Aldershot order till den överste som befann sig närmast honom:

”Fienden rycker fram från vänster flank. Skicka förstärkningar.”

När den nådde slutet av den högra flanken kom meddelandet:

”Fienden avancerar med ham-shanks. Skicka tre och fyra pence!”” – Garson O’Tool, som återger ett verkligt exempel på en trasig telefon från 1914

Även om det övergripande målet inte förvrängs innan det når fram till fronten har det team som tar emot projektförfrågan liten eller ingen chans att se helheten, vilket distanserar dem från de fördelar som projektet skulle kunna ge.

Så om du hellre vill arbeta med dina viktigaste projekt utan att slösa tid och resurser, läs vidare. Det är dags att skapa ett affärssystem för att organisera dina projekt i officiella, standardiserade förfrågningar som visar exakt vad projektet är, vem som kommer att arbeta med det, när det ska vara klart och vilka resurser som tilldelas det. Det är dags att skapa ett formellt projektförfrågningsformulär.

Vad är ett projektförfrågningsformulär?

Projektförfrågningsformulär lägger ut de viktigaste detaljerna om ett projekt, så att alla inblandade kan se vad det är, varför det är värt att slutföra, hur lång tid det ska ta, vilka resurser som avsätts för det, och så vidare. Om du behöver be (eller har blivit ombedd) om något mer än att låna en penna, har du allt att vinna på att göra en officiell förfrågningsblankett för att se till att inget går förlorat eller glöms bort.

Det är också ett utmärkt sätt att förhindra att blandade budskap sipprar ner genom företaget.

Tänk på förfrågningsformuläret som en projektansökan, men i stället för att presentera ett projekt för chefen, vd:n eller intressenterna är det de som begär att projektet ska genomföras. Förslagen frågar ”kan vi göra det här?” medan förfrågningsformulären säger ”vi måste göra det här”.

Detta gör det möjligt för cheferna att definiera exakt vad ett projekt ska vara, hur det ska uppnås och visa det förutspådda värdet för alla som arbetar med det, vilket motiverar dem att få arbetet utfört. Alla vet vad det handlar om, så att projektet kan finansieras och slutföras på ett tillförlitligt (och säkert) sätt.

Med andra ord bör varje projektförfrågningsformulär innehålla tillräckligt med information för att förmedla hela projektet till de grupper som kommer att arbeta med det, och även för att det ska kunna påbörjas utan att det uppstår någon förvirring. Det är oundvikligt att ni kommer att behöva dela med er av information och uppdateringar allteftersom saker och ting fortskrider, men i början bör detta innehålla allt som alla behöver för att komma framåt.

Hämta ditt kostnadsfria förfrågningsformulär

Innan vi går in på de tunga detaljerna, om du letar efter ett kostnadsfritt formulär som du kan anpassa och använda för att standardisera dina förfrågningar, behöver du inte leta längre. Mallen för projektförfrågningsformuläret nedan gör det möjligt för dig att skicka in projektförfrågningar, tilldela lämpliga teammedlemmar, spåra dina framsteg och mycket mer genom att dra nytta av den bästa programvaran för processdokumentation på marknaden.

Varför är de viktiga?

Projektförfrågningsformulär hjälper både de personer som begär projektet och de som kommer att arbeta med det genom att skapa klarhet på båda sidor.

Teamet som arbetar med projektet kommer att kunna börja så snart det är godkänt i stället för att slösa tid med extra möten, chattar i Slack och allmän förvirring. Det är ett av de bästa sätten att tydligt och kortfattat beskriva ett projekt och hur det ska startas.

Denna tydlighet, tillsammans med den allmänna informationen i förfrågningsformuläret (t.ex. förväntat slutdatum, omfattning och budget), bidrar också till att projektets framskridande kan planeras i förväg och att mindre tidsfrister kan sättas upp, vilket innebär att det är mycket troligare att det håller sig på rätt spår.

För de personer som lämnar in formuläret för projektförfrågan bidrar det formella dokumentet till att se till att de projekt som begärs har en realistisk räckvidd och att de faktiskt är värda att satsa på. Det standardiserade formatet ser till att alla vinklar beaktas och att kostnaden vägs mot de förutspådda vinsterna svart på vitt, vilket gör värdet av projektet och dess leveranser kristallklart.

Om teamet som kommer att ansvara för projektet får se detta, får de också en chans att uttrycka eventuella farhågor om projektet innan någon tid eller några resurser spenderas på det. Om något inte stämmer eller verkar vara slöseri med tid kan frågan diskuteras av alla inblandade och ett välgrundat beslut fattas om huruvida man ska fortsätta med projektet, ändra förfrågningsformuläret eller skrota det och fokusera på något annat i stället.

Hur man skapar ett förfrågningsformulär för ett projekt

Det är inte svårt att skapa ett användbart förfrågningsformulär för ett projekt. Att skriva ett formulär som kommer att användas konsekvent och som ger all den information som ditt team behöver, tillsammans med motivationen att hålla tidsplanen och producera högkvalitativa resultat, är en helt annan sak.

Tacksamt nog finns det ett par enkla principer som du kan följa för att se till att du både skapar ett effektivt förfrågningsformulär utan att göra saker och ting onödigt omständliga och tråkiga. Huvudsakligen behöver du:

• Besluta dig för ett konsekvent format
• Välj ett projekt att begära
• Du måste täcka de grundläggande detaljerna i din begäran
• Håller saker och ting enkla
• Gör dina tidsfrister och dedikerade resurser rimliga
• Har ett fastställt inlämnings- eller påminnelsesystem

Låtsas oss dyka ner i vart och ett av dessa i lite mer detalj.

Besluta om ett enhetligt format

Som när du lär dig att skriva en procedur måste du först bestämma dig för ett fast format som ditt projektansökningsformulär ska följa. Detta innebär att projekten kan jämföras och ställas mot varandra om du någonsin är osäker på vilket projekt du ska begära av ett team; det enhetliga formatet gör det enkelt att se investeringen och det beräknade värdet av alla projekten.

Att ha ett digitalt format (eller åtminstone en digital kopia) för formuläret är också ett måste, eftersom detta kommer att ge en resurs som både lätt kan refereras till senare i projektutvecklingen och som mycket lättare kan delas mellan teammedlemmarna. För att inte tala om att om begäran behöver revideras är en enda delad digital kopia (som mallen från tidigare i det här inlägget) mycket lättare att hålla uppdaterad än att behöva skriva ut och ersätta alla fysiska exemplar.

Det finns inga fasta regler för vad ditt format behöver vara, men så länge det låter dig inkludera alla relevanta detaljer, enkelt kan delas och uppdateras och det är osannolikt att det raderas eller tappas bort, så borde du vara redo att gå igång.

Välj ett projekt

Du kan inte skriva ett projektförfrågningsformulär förrän du faktiskt har valt ett projekt. Här lönar det sig att ha någon form av förhandsanalys om värdet av potentiella projekt innan du börjar, eftersom det kommer att vara din största indikator på vad som är värt att arbeta med först.

Om du är osäker bör du ha ett möte med den som kommer att vara involverad i projektet och diskutera den tid och de resurser som det kommer att ta i anspråk i förhållande till de fördelar som du kommer att få, samt annan information, till exempel om eventuella tidskänsliga element. Om du har ett projekt som är viktigt, angeläget, som kommer att ge stora fördelar för ditt företag och som inte kommer att ta för mycket tid att genomföra, är det det projektet du bör begära först.

Deklarera de grundläggande detaljerna

Nu är det dags att registrera de grundläggande detaljerna för ditt projekt i förfrågningsformuläret. Även om dessa kommer att förändras något beroende på projektets art och storlek, tillsammans med de involverade teamen och ditt företags storlek, är de grundläggande frågorna du måste besvara följande:

• Vad är projektet?
• Varför är det viktigt?
• Vilka förutspådda fördelar kommer det att medföra?
• Området där det kommer att genomföras?
• Vem kommer att arbeta med det?
• Hur kommer det att genomföras?
• När kommer det att vara slutfört senast?
• Vad krävs för att slutföra det?

Nyckeln här är att se till att du förmedlar tillräckligt mycket för att alla ska kunna fortsätta med projektet, samtidigt som du övertygar dem om fördelarna som det kommer att ge. Om ditt team förstår hur viktiga deras uppgifter är (t.ex. i förhållande till resten av företaget eller till och med det egna teamet) är det troligare att de får projektet slutfört i tid och med hög kvalitet.

Det betyder dock inte att du har tillåtelse att svamla i flera sidor…

Håll det enkelt

Dödens kyss för alla dokumenterade processer, metoder eller önskemål är att göra dem så detaljerade att den person som läser dem ignorerar dem helt. Människor vill inte få höra alla detaljer om vad de måste göra – de vill bara få arbetet gjort och få det ur vägen.

Som sådan, om du inte håller din förfrågningsblankett enkel genom att bara inkludera en översikt över projektet på hög nivå, kommer blanketten att bli så lång att alla som använder den oundvikligen kommer att skära ner på det mesta. Skriv i stället in allt som de behöver veta för att börja göra framsteg, men berätta inte för dem vad de redan vet.

Håll det enkelt, håll det lättläst och framför allt håll det användbart.

Gör tidsfrister och resurser rimliga

Tidsgränserna ligger på en otroligt hårfin linje mellan att driva teamet till utbrändhet och att ge dem så mycket slapphet att de blir slöa att de blir slöa, så det är viktigt att fastställa tidsfrister som sätter precis tillräckligt mycket press på teamet för att uppmuntra teamet att arbeta bra. Samma sak gäller för de resurser som du tilldelar projektet – du måste vara rimlig i stället för snål eller slösaktig.

Ännu en gång finns det ingen fast formel för att få den här balansen att stämma, men när det gäller tidsfrister bör du försöka sikta på en siffra som ger dina team lite spelrum, men inte så mycket att de blir självbelåtna. Uppmuntra dem vid behov att dela upp projektet i mindre uppgifter med snabbare tidsfrister, eftersom detta kommer att öka arbetets brådska och hjälpa projektet att gå framåt i jämn takt.

För resurserna är allt antingen något du behöver eller investering kontra belöning. Om det är nödvändigt ska du inte välja ett substitut. Om du till exempel behöver anlita en frilansare för att sköta ett arbete som du inte har talang för, se till att du anlitar en bra frilansare i stället för att snåla på priset för sakens skull (man får vad man betalar för).

Om det finns valfria resurser som kan förbättra projektets hastighet eller slutkvaliteten, väga dem mot den investering de skulle kräva. Om ett visst verktyg till exempel skulle göra en uppgift snabbare och enklare, väga den fördelen mot kostnaden för verktyget, tillsammans med eventuella fortlöpande fördelar av att ha tillgång till det. Om avvägningen är värd det, skaffa tillgång och inkludera inloggningsuppgifterna i projektförfrågningsformuläret.

Inrätta ett inlämnings- eller påminnelsesystem

Som alla andra dokumenterade processer är det ingen idé att skapa ett förfrågningsformulär om alla bara kommer att ignorera det. Du måste alltså se till att det är synligt och att projektet (eller snarare tidsfristerna) inte glöms bort. Hur du gör detta beror till stor del på din projekthanteringsapp, men åtminstone bör du och alla andra inblandade ställa in varningar för att påminna er före den sista tidsfristen.

Låt oss säga att du, precis som vi här på Process Street, använder någon form av kalendersystem för att hantera dina uppgifter (för oss är det Trello). I det här fallet vill du använda informationen i projektförfrågningsformuläret för att dela upp projektet i tidsfrister i din kalender, som kulminerar i slutdatumet på formuläret.

Även om du använder Google Calendar i stället för en fin betalapp bör du kunna ställa in händelser och påminnelser för dina olika tidsfrister. Kalenderns naturliga layout gör att du enkelt kan kontrollera vilka uppgifter som behöver göras och när de måste göras senast.

Automatiskt generera ditt perfekta projektförfrågningsformulär

Som alla dokument med ett standardformat kan du automatiskt skapa dina projektförfrågningsformulär genom att använda Zapier. Eftersom det enda som ändras mellan varje formulär är informationen (och inte det övergripande formatet) kan du ange projektinformationen i en mall, ett frågeformulär eller något annat som kan lagra relevanta uppgifter och sedan låta Zapier skicka allt till din standardformulärmall.

Tänk på det som att ha en fakturagenerator – Zapier kan upptäcka information som vad projektet är och när det ska betalas från det du använder för att lagra den, och sedan skapa ett formaterat dokument själv. Du kan till och med låta den skicka en länk till slutprodukten till dig via e-post så att du slipper gå iväg och leta upp den själv.

Det enklaste sättet att konfigurera den här processautomatiseringen är att anteckna informationen om ditt projekt med hjälp av mallen för projektförfrågningsformuläret som levererades tidigare i inlägget. Du kan sedan använda ett gratiskonto på Zapier för att upptäcka den information som skrivs in i Process Street och skicka den till en app för skapande av formulär som du väljer.

För att lära dig mer kan du kolla in vår kostnadsfria e-bok om automatisering av affärsprocesser.

Ibland kan de minsta förändringarna göra en enorm skillnad i ditt företag. Att ha ett formellt projektförfrågningsformulär är kanske inte den mest glamorösa aspekten av ditt företag, men det är ett av de viktigaste sätten för ditt företag att förbli konsekvent och undvika att slösa resurser när du fortsätter att växa.