Att välja när räkenskapsåret ska börja är en av de första sakerna du måste göra när du startar ett nytt företag. Det kan låta som det enklaste att göra, men detta lilla steg har definitivt en stor inverkan.
För att få ett bra resultat måste du välja ett räkenskapsår, som bland annat kommer att diktera din affärsstrategi och din tidsram för inlämning av inkomstdeklarationer. Det kommer att avgöra hur du spårar ditt företags ekonomiska status och hur du rapporterar den till dina aktieägare. En strategiskt planerad räkenskapsperiod kan också förbättra din verksamhet, hjälpa dig att sänka kostnaderna och göra ditt företag attraktivt för potentiella investerare.
Hur bestämmer du när du ska börja ditt räkenskapsår?
Först ska vi gå igenom vad ett räkenskapsår är och ta en titt på de faktorer som påverkar det.
Vad är ett räkenskapsår?
Ett räkenskapsår är en period på 12 månader under vilken du spårar ditt företags ekonomiska situation. Dess start markerar den tidpunkt då du börjar företagets årliga bokföring. I slutet av denna tolvmånadersperiod har du ett års ekonomiska data som du kan använda för att fastställa dina skatter och ditt företags ekonomiska hälsa.
Till skillnad från ett vanligt år behöver ett räkenskapsår inte börja den 1 januari och sluta den 31 december. Du kan välja att starta det när som helst, så länge det sträcker sig över 12 på varandra följande månader.
Som företagare får du anta det räkenskapsår som är mest meningsfullt för ditt företag. Detta kan antingen vara
- Kalenderåret eller
- Ditt eget räkenskapsår, dvs. en period på 12 månader i följd som inte slutar den 31 december
Att följa kalenderåret är det enklaste alternativet, men som du kommer att lära dig fungerar det inte för alla företag och alla branscher. När du väljer räkenskapsår måste du ta hänsyn till flera faktorer, bland annat verksamhetens art, skatteändamål och säsongsvariationer i företagets verksamhet.
Även om du kan starta det när som helst är det vanligt att företagare startar sitt räkenskapsår i början av vissa kvartal. Räkenskapsåren uttrycks dock vanligen i termer av ett årsslut, så du kommer ofta att höra folk tala om ”räkenskapsåret som slutar den 31 mars” eller ”räkenskapsåret som slutar den 30 september”.”
När vi nu har gått igenom definitionen av ett räkenskapsår ska vi titta på de faktorer som du måste ta hänsyn till när du bestämmer när du ska börja ditt företags räkenskapsår.
Räkenskapsår och skatter
Om du är ensam ägare till ditt företag kräver inkomstskattelagen att du följer det vanliga skatteåret. Detsamma gäller om du är aktieägare i ett S-bolag eller om ditt företag är registrerat som ett enmansbolag med begränsat ansvar (LLC). Om företaget är ett partnerskap måste dess beskattningsår vara detsamma som partners beskattningsår.
Samma som för enmansföretag, partnerskap, S-bolag och LLC måste skatteåret för personliga tjänsteföretag också följa kalenderåret.
Reguljära C-företag kan följa kalenderåret eller inte, beroende på vilket som är mest fördelaktigt.
Som IRS föredrar att små företag följer kalenderåret, kommer de att ge tillstånd för dig att följa ett valfritt räkenskapsår om det finns en tvingande anledning till det. Du kan till exempel välja att följa en redovisningsperiod som baseras på den naturliga försäljningscykeln för företag i din bransch.
Fiskalår och försäljningscykler
Nästan alla branscher har sina egna unika försäljningsmönster. Detaljhandelsföretag tenderar till exempel att ha mest att göra under Thanksgiving, jul och nyårshelgerna. Däremot har de flesta tjänstebaserade företag toppar och dalar under hela året, beroende på vilken typ av tjänst de tillhandahåller.
Om ditt företag inte upplever betydande förändringar i försäljningsvolym under året bör det fungera bra att följa det vanliga kalenderåret. Men om din verksamhet genomgår uttalade säsongsvariationer kan du välja ett räkenskapsår som följer den naturliga försäljningscykeln i din bransch.
Är din verksamhet av den typ som beskattas enligt kalenderåret? Om svaret är nej kan du välja att basera ditt räkenskapsår på slutet av den mest hektiska tiden för din verksamhet. Till exempel är det naturliga slutet på räkenskapsåret för detaljhandlare i januari, efter julhelgens rusning och försäljningsperioden före inventeringen. Det är därför detaljhandlare brukar börja sitt räkenskapsår i februari.
Om du äger ett företag som arbetar med heminredning eller trädgårdsskötsel har du förmodligen inte mycket aktivitet under vintermånaderna, med färre kunder som sköter sina gräsmattor eller har tid att ta sig an renoveringsprojekt. I det här fallet är ett räkenskapsår som börjar i mars eller april fördelaktigt eftersom det placerar dina mest lönsamma månader under årets första hälft.
Frontloading ditt räkenskapsår gör att du kan sätta din bästa fot framåt ekonomiskt och är en stor hjälp när du ansöker om lån eller försöker locka till dig investerare.
Av samma anledning kan företag som upplever ett uppsving i försäljningen under sommaren välja ett räkenskapsår som slutar den 30 september. På samma sätt gynnas gym och fitnessklubbar av att börja sin redovisningsperiod under semesterperioden, när hälsorelaterade föresatser för det nya året är högst aktuella.
Försäljningsår och redovisning
Hanterar en revisor dina bokslut? Om du har svarat ja kan du spara lite pengar genom att följa ett räkenskapsår som inte överensstämmer med kalenderåret.
Redovisningsbyråer är också säsongsbaserade företag. Denna typ av verksamhet når vanligtvis sin topp i slutet av det vanliga kalenderåret, när de flesta företag traditionellt stänger sina räkenskaper. Detta innebär att om du väljer att avsluta ditt räkenskapsår vid en annan tidpunkt kan du kanske utnyttja din revisors lågsäsongspriser och spara lite pengar.
Redovisningsbyråer har också vanligtvis en högsäsong i slutet av varje kvartal, så du kanske vill undvika dessa perioder också.
Andra faktorer
Bortsett från de viktigaste som nämns ovan kan företagare också besluta om ett räkenskapsår baserat på dessa faktorer.
- Operativ bekvämlighet: För att bokföring, bankavstämningar och inventering ska gå lite smidigare har många företag ett räkenskapsårs slut som sammanfaller med månadens sista dag.
- Skatteinbetalning: Många företagare planerar sitt räkenskapsår för att försäkra sig om att de kommer att kunna betala sina skulder. Detta görs vanligtvis genom att låta företagets sista dag för skattedeklaration sammanfalla med en period med bra kassaflöde, dvs. efter företagets högsäsong.
- Finansiell rapportering: De flesta företag har ett räkenskapsår som ligger långt ifrån bolagsbildningsdagen. Om ett företag till exempel bildades den 1 februari kan företagets huvudmän anta ett räkenskapsår som slutar den 31 januari. Detta görs så att företaget har finansiella data för ett helt verksamhetsår innan det första räkenskapsåret avslutas.
Byte av räkenskapsår
Du kan ändra ditt nuvarande räkenskapsår av flera olika anledningar. Men om du gör det måste du också ändra ditt skatteår. Och det är här det blir knepigt.
För att ändra ditt skatteår måste du få tillstånd av skattemyndigheten. Detta innebär att du måste lämna in IRS Form 1128 (Application to Adopt, Change, or Retain a Tax Year). Personal services corporations, S corporations och partnerships kan behöva lämna in IRS Form 8716 så att de kan använda ett annat skatteår än kalenderåret.
Om du gör detta för första gången kanske du vill ta hjälp av en skatteadvokat. Frågorna är många och komplicerade och du vill försäkra dig om att du svarar rätt på allt. För att få ett godkännande måste du se till att du följer de riktlinjer som fastställts av IRS och att du har ett legitimt affärsskäl för att begära ändringen.
Istället för att behöva ändra ditt räkenskapsår någonstans på vägen kan du undvika besväret genom att fatta ett välinformerat beslut redan från början. Detta innebär att du måste göra den nödvändiga forskningen och rådgöra med en redovisnings- eller skatteexpert innan du fattar ett beslut.
Frågor att ställa
För att sammanfatta är här några frågor som du bör ställa när du väljer ett räkenskapsår för ditt företag.
- Hur är ditt företag organiserat?
- Enligt IRS riktlinjer, vilken typ av skatteår bör du följa?
- Har ditt företag väldefinierade säsonger med hög och låg försäljning?
- Vad är ditt företags bästa kvartal för intäktsgenerering?
- Vilket räkenskapsår följer andra företag i din bransch?
- Är du bekväm med att ha en redovisningsperiod som inte följer kalenderåret?
Sättet som du lägger upp ditt räkenskapsår på påverkar varje del av ditt företag – från din finansiella strategi till dina skatter, från din bokföring till din affärstillväxt. Men låt dig inte skrämmas. Tänk på frågorna ovan när du tar reda på vilket räkenskapsår som är bäst för ditt företag och du kommer att vara på god väg.