Riktiga data i rapporteringen om anläggningsförvaltning och kapitalplanering är viktiga. Hur cheferna presenterar dessa data är ännu viktigare.
När man producerar en rapport räcker det inte med att bara presentera informationen, utan det är viktigt att engagera publiken och berätta en övertygande historia om vad som har uppnåtts och vad teamet planerar att uppnå i framtiden.
En noggrann rapportering är också ett sätt att definiera nästa steg och de nödvändiga stegen för att nå dit. Detta är särskilt viktigt när nästa steg innebär att skaffa finansiella, programmatiska och personella resurser.
Som fastighetsförvaltare använder du en mängd olika verktyg och system varje dag, inklusive fysisk utrustning för att utföra manuella reparationer och datasystem som är viktiga för driften av dina anläggningar och fysiska tillgångar. Att förvalta en anläggning är en process som innebär att man använder rätt verktyg vid rätt tidpunkt för att uppnå optimala resultat.
Det enskilt viktigaste verktyget som är avgörande för din organisations framgång är dock ditt rapporteringssystem. Datainsamling, -hantering och -lagring är en integrerad del av Facility Management-branschen. Här diskuterar vi varför korrekt rapportering är så viktigt.
1. Maximera produktivitet och effektivitet
Maximera den operativa produktionen av dina anläggningar och fysiska tillgångar och samtidigt minimera drifts- och kapitalkostnader är den viktigaste balansakten för anläggningsgruppen. För att uppnå detta är det mycket fördelaktigt med ett facility management-system som innehåller realtidsrapportering och erbjuder datavisualisering.
För att förstå hur effektiva dina underhållsrutiner är är det möjligt att mäta teamets avslutade arbetsorder mot det totala antalet inlämnade arbetsorder. Denna enkla datamängd kommer att belysa om din underhållsverksamhet är effektiv eller om ditt team har stannat upp med för mycket eftersläpning.
Lär dig hur du förbättrar ditt förebyggande underhållsprogram >
Det kan också avslöja hur snabbt dessa reparationer utförs. Detta är ett enkelt sätt att hantera stillestånd och förbättra produktiviteten. Data som samlas in med hjälp av programvara för fastighetsförvaltning är nyckeln till att snabbt identifiera potentiella operativa svagheter och åtgärda dem i god tid innan de blir ett problem.
2. Få dina projekt finansierade
I allmänhet är fastighetsförvaltare beroende av byggnadsadministratörer och ekonomiavdelningar för att fastställa saker som driftbudgetar eller framtida kapitalutgifter. Detta innebär att varje Facility Manager bör bli expert på att extrahera användbara driftsdata och använda dem för att visa på effektivitet.
Att fastställa rätt mätvärden och förklara dina kapitalprojekt med hjälp av rätt termer för finansiell analys är avgörande för att se till att dina projekt blir finansierade och godkända. Utan rätt finansiella modeller kan det vara svårt att korrekt förklara för finansiella intressenter varför vissa projekt måste finansieras.
Lär dig mer om tillgångshantering och kapitalplanering med Intellis >
För att framgångsrikt sälja ditt kapitalförbättringsprojekt är det viktigt att presentera en övertygande affärsidé som backas upp av intelligenta data. Det är avgörande för anläggningsansvariga att inte bara förstå de praktiska aspekterna av driften, utan även det ekonomiska underlaget.
Ett facility management-system med robusta datainsamlingsfunktioner hjälper dig att visa anläggningens avkastning på investeringar, avkastning på tillgångar och avkastning på eget kapital – som alla påverkas av hur du sköter din byggnad.
Med ett anläggningsförvaltningssystem som FOUNDATION.Plans är det lätt att omvandla din vision till operativa mål och att koppla din plan för kapitalprojekt till individuella prestationer, strategisk planering, samtidigt som du lyfter fram resultaten för löpande förbättringar.
3. Framtidssäkra med dataanalys
Byggnader och infrastruktur börjar försämras så fort de tas i bruk. När byggnader åldras genomgår de en försämringsprocess som kan kategoriseras i fem livscykelstadier som korrelerar med förnyelse av tillgångar:
- Prenatal: mindre än 1 år
- Barndom: 1-16 år
- Adolescens: 17-29 år
- Adulthood: 30-49 år
- Olddom: 50-plus år
Det är viktigt för fastighetsförvaltare att veta när större reparations- och underhållsproblem kommer att börja inom var och en av dessa faser. Det är möjligt att avsevärt förbättra effektiviteten i din kapitalplanering genom att samla in data om utrustningens livscykel, reparationsscheman, mot industristandarder och riktmärken.
Alla dessa faktorer kan påverka när du behöver ha pengar sparade för en större renovering eller utbyte. Detta kommer att göra planeringsprocessen mycket smidigare och hjälpa din avdelning att hålla sig till ett schema.
Data är nyckeln för att hjälpa anläggningsansvariga att bestämma det bästa tillvägagångssättet för att motivera arbetsledare och tekniker att hålla sig på rätt spår med ett välfungerande förebyggande underhållsprogram.
En av de bästa egenskaperna hos FOUNDATION är att det är ett molnbaserat datainsamlingssystem som har möjlighet att uppdatera information om fysiska tillgångar i realtid eller till och med på språng.
Läs vår guide till mobil teknik för fastighetsförvaltare >
Mobil teknik för datainsamling ger fastighetsförvaltare möjlighet att arbeta med många olika saker, bland annat att hantera flöden av arbetsprocesser, spåra fysiska tillgångar och övervaka byggnadsanläggningar. Mobil teknik hjälper anläggningsansvariga att kommunicera, samarbeta och hantera arbetsuppgifter mer effektivt.