Intern kontroll av leverantörsreskontra

Intern kontroll av leverantörsreskontra

Kontroller av leverantörsreskontra är utformade för att hjälpa till att minska förlustriskerna i leverantörsreskontrafunktionen. Kontroller av leverantörsreskontra delas upp i tre kategorier: betalningsskyldighet, inmatning av uppgifter om leverantörsreskontra i systemet och betalning av leverantörer.

Kontroller av betalningsskyldighet

Fakturabekräftelse

Med denna kontroll signalerar den person som har befogenhet att godkänna betalningen att han eller hon godkänner leverantörsfakturan. Denna kontroll är relativt svag om godkännaren endast ser leverantörsfakturan, eftersom det inte finns något sätt att avgöra om varorna eller tjänsterna har mottagits eller om de priser som tagits ut stämmer överens med vad som ursprungligen anges i kontraktet. Godkännaren kan också vilja veta vilket konto i huvudboken (GL) som ska debiteras.

Det är bättre att AP-personalen sammanställer leverantörsfakturan, godkänner inköpsordern och mottagningsdokumentationen i ett paket och sedan stämplar fakturan med ett signaturblock. Den bör också innehålla det kontonummer som ska debiteras, och sedan låta godkännaren granska den. Detta tillvägagångssätt ger godkännaren en fullständig uppsättning information att arbeta med för bättre kontroller.

Godkännande av inköpsorder

Inköpsavdelningen utfärdar en inköpsorder för alla inköp som företaget gör. Denna praxis godkänner i princip alla utgifter innan de har gjorts, vilket kan förhindra att vissa utgifter någonsin förverkligas. Eftersom kontrollen kräver en ordentlig mängd arbete av inköpspersonalen kommer de troligen att be personalen att begära artiklar med ett formellt inköpsrekvisitionsformulär.

Använd metoden med trevägsmatchning

Någon i personalen för leverantörsreskontra matchar leverantörsfakturan med inköpsordern och kvittot på mottagandet innan betalningen godkänns. Detta tillvägagångssätt upphäver behovet av fakturagodkännande eftersom godkännandet baseras på inköpsordern. Det är bättre än att godkänna enbart baserat på inköpsordern eftersom det verifierar mottagandet av varor eller tjänster. Men denna process kan vara smärtsamt långsam och om pappersarbete saknas kan den lätt haverera. om du inte har ett elektroniskt system på plats som matchar leverantörsfakturan med mottagandet av varor mot inköpsordern.

Sökning efter dubbla betalningar

Med ett datoriserat system finns det en automatisk sökning efter dubbla fakturanummer, för att förhindra dubbla betalningar. Men om du fortfarande arbetar med ett manuellt system är det en mer besvärlig och tidskrävande uppgift. Det kräver att en leverantörshandläggare söker i leverantörsregistret och registret över obetalda fakturor för att se om en faktura som mottagits från en leverantör redan har betalats. I många situationer gör volymen av inkommande fakturor detta svårt, vilket gör att de överger identifiering av dubbla fakturor, vilket innebär att det blir en ökad risk att betala för saker två gånger.

”Genom att använda ett e-upphandlingssystem som integreras med leverantörsreskontra gör det mycket lättare att genomföra kontroller av betalningsskyldighet.”

Kontroller av datainmatning

Det finns många sätt att se till att alla leverantörsfakturor kommer in i systemet, även om varje kontroll har varierande framgång.

Registrera före godkännande

Denna kontroll lägger större vikt vid att betala leverantörerna än vad den lägger vid att erhålla tillstånd att betala. I den här metoden läggs alla fakturor in i systemet tillsammans, så den används bäst när inköpsorder används för att godkänna inköp.

Record After Approval

Detta tvingar AP-personal att verifiera godkännandet av alla fakturor innan de läggs in i systemet.

Använd riktlinjer för fakturanummering

Om ett av de största problemen i din organisation är dubbla betalningar är det viktigt att se till att du använder ett system för att se till att fakturanummer registreras korrekt. Elektroniska system kontrollerar om det finns dubbla fakturanummer för att förhindra dubbla betalningar, men om det finns inkonsekvenser i hur dessa nummer registreras, t.ex. om du använder 0000623 en gång och 623 en annan gång, kommer systemet inte att flagga för att det rör sig om ett duplikat. Detta problem uppstår också när det finns bindestreck i fakturanumret, eftersom 123-456 kan registreras med bindestreck eller som 123456 i systemet.

Matchning till budget i bokslut

Om leverantörsfakturor felaktigt debiteras fel avdelning är det möjligt att avdelningschefen som tittar på bokslutet upptäcker skillnaden mellan det debiterade beloppet och budgeten och uppmärksammar bokföringsavdelningen på detta.

Betalningskontroller

De flesta av de kontroller som listas här gäller betalningar med check, eftersom det fortfarande är det vanligaste betalningssättet. När det gäller elektroniska betalningar är dessa kontroller inte lika användbara, men du kan fortfarande spåra betalningarna i ditt redovisningssystem.

Split Check Printing and Signing Duties

Med denna kontroll förbereder en person checkarna och en annan person signerar dem. Denna andra uppsättning ögon ger en dubbelkontroll för att se till att pengarna finns där för betalning, samtidigt som ett tillräckligt kassaflöde upprätthålls.

Lagra checkar på en låst plats

Alla oanvända checkar måste förvaras på en låst plats. Annars kan de stjälas och fyllas i på ett bedrägligt sätt och sedan lösas in. Eventuella signaturstämplar som används för att underteckna checkarna bör också förvaras på en låst plats.

Spåra sekvensen av checknummer

För att säkerställa att det inte finns några saknade checkar som inte redovisas väljer många företag att föra en loggbok som innehåller det intervall av checknummer som används under en checkkörning. Detta är till hjälp för att avgöra om några checkar i lagret har försvunnit. Förvara loggen separat från de oanvända checkarna för att förhindra att någon stjäl loggen samtidigt som de stjäl checkarna.

Krav på manuell signering av checkar

Som företag kan du kräva att alla checkar ska signeras. Även om det verkar vara en bra idé är det en svag kontroll eftersom få checkundertecknare inte fördjupar sig i varför checken utfärdas och sällan tar sig tid att söka efter de utbetalda beloppen. Om ditt företag i stället väljer att använda en signaturstämpel eller -platta blir det absolut nödvändigt att ha ett starkt inköpsordersystem. Detta gör det möjligt för inköpspersonalen att bli de facto fakturagodkännare eftersom de utfärdar inköpsorder tidigt i processen från inköp till betalning.

Kräv ytterligare checkundertecknare under vissa omständigheter

Om ett checkbelopp överstiger ett visst förutbestämt tröskelvärde, kräv att en andra person ska underteckna checken. Den här kontrollen ger i teorin flera medlemmar av teamet på högre nivå möjlighet att stoppa en betalning. Att införa ytterligare ett steg i processen stärker i själva verket inte kontrollen.

Starka interna kontroller i hela betalningsprocessen är det första steget mot att förhindra kostsamma fel som påverkar ditt resultat. Att effektivisera avdelningen för leverantörsreskontra är ett sätt att fånga upp rabatter vid tidig betalning, vilket gör det möjligt att spara pengar som kan återinvesteras i företaget eller fylla på vinsten.